Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización.
En los últimos años la gestión documental se ha convertido en una necesidad pero también en un problema para las organizaciones, debido a su erogación de gastos locales y de almacenes como también de infraestructura que tienen a garantizar el estado de conservación, la búsqueda de la documentación, entre otros gastos.
En realidad la mayor parte de las organizaciones necesitan acceder y poder realizar consultas de manera frecuente en toda la información que se encuentra archivada, por lo tanto la gestión documental se trataría de un verdadero reto que deben afrontar las organizaciones en donde además se incluyen temas relacionados con la auditoria de la información, sobre la gestión electrónica de documentos, entre otros temas.
En cuanto a los beneficios que trae aparejado la aplicación de la gestión documental son:
- Permite establecer un espacio que es compartido entre la empresa y el cliente.
- Incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa.
- Evita que se dupliquen las tareas como también los tiempos que se tarda en la búsqueda de la información interna de la organización.
- También incrementa la calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa.
La gestión documental se trata de un sistema que es computarizado en cual se compone de una serie de programas que permite el rastreo y el almacenamiento de la documentación electrónicamente como también la documentación que tenga soporte en papel.
El software que se utiliza en la gestión documental se trata de programas que están diseñados para realizar la gestión de grandes cantidades de documentación los cuales no tienen una organización clara en cuento a sus contenidos siendo lo contrario a los que sucede con la información que se almacena en las base de datos en donde se facilita sustancialmente el acceso a la información.
Si nos remontamos al año 2002 podemos afirmar que los directivos de las empresas han despertado y se han dado cuenta de la importancia de la gestión de la documentación aplicada a los negocios. Tenemos como referencia se tienen al caso de la compañía ENRON, la desaparición de la empresa Arthur Andersen, entre otras organizaciones en donde la gestión de la documentación ha sido contundente en cuanto a la demostración de las acciones que habían tomado las distintas empresas y las personas que desempeñaban actividades en ellas.
Las estimaciones futuras dicen que las empresas irán consolidando cada vez más la gestión de la información, la documentación respaldatoria y los distintos contenidos que emanan de la organización.
