Las bases de datos tienen en la actualidad un gran protagonismo en los sistemas de Gestión Documental. La aparición de la informática en las empresas involucra ampliamente a la gestión documental y en algunos casos las bases de datos están reemplazando a los documentos como un soporte de información en las organizaciones.
Una de los inconvenientes que se presentan en la gestión documental es el de identificar los documentos que se encuentran en las base de datos. Algunos especialistas consideran que las bases de datos son útiles para la realización de cálculos o determinadas operaciones, pero otros dicen las bases de datos son el resultado de las actividades que realiza la empresa, por tal motivo se consideran como documentos de gestión.
Con respecto a los programas utilizados para la gestión de la documentación se pueden mencionar los escáneres o también llamados dispositivos de digitalización en donde los documentos originales son preparados para ser digitalizados, luego guardados y posteriormente almacenados. Los servidores son los que contienen la información digitalizada, los cuales permitirán que los usuarios finales se conecten al mismo para poder acceder a la misma, en donde se podrá modificar o en todo caso solamente revisar.
En referencia al software utilizado, se trata de programas que sirven de apoyo para la gestión de la documentación manejada por la empresa. En el mercado se pueden encontrar diversas soluciones informáticas para la gestión documental, la administración de archivos, entre otras operaciones. Por su parte las redes informáticas permiten que los usuarios puedan acceder a la información que se encuentra almacenada en los servidores como también la utilización de Internet como un medio de acceso
Los usuarios pueden acceder a la base de datos por medio de una cuenta en donde podrán realizar la consulta que necesiten considerando los niveles de seguridad asignados para cada una de las cuentas.
Los administradores codificarán e indexarán los documentos en la base de datos almacenada en el servidor logrando de esta manera la identificación física del documento original, asignando además las claves de acceso que correspondan.
Es importante tener en cuenta determinadas pautas en la crearon de un sistema de gestión documental como son:
- Determinar en donde van a ser guardados los documentos y cual es su coste.
- De que manera los usuarios podrán encontrar los documentos
- Como será su organización en el sistema de gestión
- Como se evitará la perdida de la documentación.
- Cual va a ser el criterio para la conservación de la documentación.
- Entre otros aspectos.
