Estrategia Empresarial

La administración del tiempo en la empresa

Tiempo

El tiempo es el bien más preciado del que disponemos los seres humanos y como no, las empresas. Querríamos que nuestros días fueran de cincuenta horas y nuestras horas de cien minutos,aunque irremediablemente, el tiempo es un bien imposible de alargar, comprar o estirar.

El tiempo es el bien más preciado del que disponemos los seres humanos y como no, las empresas. Querríamos que nuestros días fueran de cincuenta horas y nuestras horas de cien minutos,aunque irremediablemente, el tiempo es un bien imposible de alargar, comprar o estirar.

Debido a una mala gestión del mismo, nos convertimos en trabajadores que corriendo de un lado a otro, no llegamos a tiempo a cumplir todas nuestras tareas, aun cumplimentando nuestro horario con horas extras. Somos unos Ferrari con los frenos y dirección de un ciclomotor. La solución no es concluir sin la previa planificación y a toda velocidad las tareas, para ser más rápidos, sino implementar una adecuada gestión de nuestro tiempo. tiempo

Las principales ejes de una inadecuada gestión del tiempo, son los siguientes:

1.- Abuso de los instrumentos de comunicación: mail, redes sociales, telefonía, what´s up, vídeo-conferencias.

2.- Falta de clasificación de tareas entre: Urgente, importante, secundario e intrascendente.

3.- Reunionitis.

4.-Falta de fijación de plazos y acatamiento de los mismos, en las tareas importantes y secundarias.

5.- No prever la estimación temporal de las tareas a desempeñar.

6.- No planificar las tareas diarias a desarrollar al comienzo de la jornada o final de la anterior, dejando una horquilla de tiempo para las urgencias, según la priorización establecida.

7.- Interrupciones excesivas.

8.-No implementar un adecuado filtro de llamadas.

9.- No planificar días y horas determinadas para la atención de determinados asuntos y atenderlas en cualquier momento de la jornada.

10.- Falta de fijación de objetivos diarios, semanales,mensuales y anuales.

11.- Falta de consciencia de la trascendencia de una adecuada gestión del tiempo.

12.- Falta de delegación de funciones.

Lo importante es reconocer que no gestionamos adecuadamente nuestro tiempo, determinar en que puntos podemos mejorar nuestra gestión y aplicar en consecuencia un adecuado plan de gestión del tiempo.

Entre las mejores fórmulas para llevar a cabo una adecuada gestión del tiempo se encuentran:

1,. Priorización diaria, semanal, mensual y anual de tareas, atribuyendo los plazos oportunos para cada una de ellas y actualizarla diariamente.

2.- Re-ingenieria de procesos para determinar cuales son los cuellos de botella de cada departamento y aplicar las oportunas medidas.

3.- Establecer un horario de tareas realizadas diariamente y horas o minutos empleadas en cada una de ellas, creando una tabla al efecto, que nos será de gran utilidad para la asignación de costes por proyectos, más aun si nos dedicamos al sector servicios.

4.- Creación de los correspondientes procedimientos e instrucciones que definan con integridad cada tarea a realizar, de forma que mediante el adiestramiento pueda ser realizada por cualquier trabajador formado en la materia.

5.- Realizar unas adecuadas Descripciones de puestos de trabajo, de forma tal, que cada tarea sea atribuida a un sólo empleado y no se produzca la duplicidad de tareas, así como qué tiempo se dedica a cada tarea, entre otras variables, para poder definir el mapa de productividad y diseñar el perfil óptimo para cada puesto y persona, que le ayude a lograr sus metas y ajustar desviaciones de forma fácil, transparente y realista.

Toyota hace algunas décadas implementó la filosofía Lean o ajustada  a su sistema productivo con la finalidad de aportar el máximo valor a su cadena productiva, minimizando su esfuerzo. La filosofía Lean bajo el término Lean Management se ha extendido a otras ramas de la gestión empresarial. Las claves de esta forma de proceder son:
1.- Identificar los consumos innecesarios y desperdicios: detectar las actividades que consumen recursos y no aportan valor. Detectar los cuellos de botella de los distintos procesos de su mapa empresarial.
2.- Eliminar todos los desperdicios de la empresa en cada proceso en que tengan lugar. Por ejemplo: Un informe que supone cinco horas de trabajo y nunca es leído, no efectuarlo.
3.-  Comprobar resultados y practicar ajustes: para lograr que el valor fluya lo más rápido posible y de manera uniforme.
4.- Comprobar, medir y analizar las mejoras implementadas y desviaciones producidas, con el fin de mejorarlas con el fin de alcanzar la excelencia.

“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta” Séneca año 55 d.C.

 

 

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