En la gestión de existencias se deben tener en cuenta una serie de factores, así como deben clasificarse. Una forma de clasificar estas existencias es por medio de sus funciones, de manera que sabemos para qué funciona o qué fin tiene cada una de las existencias del almacén y así podemos hacer una mejor gestión de los stocks.
La principal clasificación de existencias según función es:
- Las existencias medias es el volumen medio de existencias que se tiene en el almacén en un período de tiempo determinado.
- Las existencias de protección o seguridad son aquellas a mayores de las que se necesitan para el funcionamiento normal de la empresa, y son aquellas necesarias cuando no se conoce la demanda que se va a tener o existen dudas sobre el plazo de entrega de algún pedido, de esta manera siempre se está prevenido ya que en la gestión de stocks se cuenta con algunas existencias a mayores por lo que pueda pasar.
- Las existencias de participación son aquellas de producción periódica o estacional, ya que se tratan de materias primas que se deben conseguir cuando están disponibles o porque existe un gran precio por el que a la empresa le interesa conseguir más existencias de las necesarias.
- Las existencias activas son las existencias normales o cíclicas, son existencias que se consumen a lo largo del tiempo en situaciones normales de funcionamiento.
- Las existencias sobrantes son aquellas que aún estando en buen estado no son necesarios, por lo que no se deben salir del almacén. Al no poder estar en el almacén por más tiempo sólo se puede devolverlos al proveedor o utilizarlos, esto último si no es tan fácil se puede realizar haciendo ofertas interesantes que inciten a su compra, ya que el último remedio puede ser tirar estos artículos, ya que no pueden quedar en el almacén por más tiempo.
Conocer para qué funcionan o las características de cada una de las existencias permite conocer más qué es lo que hay que hacer con ellas y conseguir una mejor función de los stocks. Por supuesto que existen otras clasificaciones de existencias pero estas son las más importantes para establecer prioridades de las existencias en el almacén.
Lo ideal es que si existen existencias sobrantes se consiga quitar del almacén de la manera más beneficiosa posible para la empresa, una buena idea son las ofertas, aunque es ideal contar con existencias de seguridad por si surge algún imprevisto no dejar a los clientes sin existencias ya que esto puede hacer que se pierdan clientes. Estas son alguna de las recomendaciones, aunque cada empresa, conociendo las existencias que tiene y necesita crea su propia gestión de los stocks en función a sus necesidades.
