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Cómo organizar el evento perfecto para tu empresa

como organizar un evento

Un evento suele ser una gran oportunidad para que una empresa se promocione, consiga nuevos clientes, y por tanto, nuevas ventas. Pero no todo es color de rosa, ni es tan sencillo como parece.

Organizar un evento implica estar pendiente de muchísimos detalles. Además, el nivel de presión es muy alto ya que todo debe estar perfecto. Los eventos implican para la empresa un gasto importante, por lo que todo debe salir bien para que el retorno de la inversión sea lo más alto posible.

Para conseguir que los resultados sean los esperados, lo más importante es que planifiques y organices todo. Nada debe quedar al azar.

Solo tienes que ir siguiendo estos pasos.

La planificación es la base de todo

En un evento puedes conseguir múltiples metas, pero lo más recomendable es que solo te fijes un gran objetivo. Ya lo dice el refrán: “quien mucho abarca, poco aprieta”.

En la empresa os debéis reunir y establecer el objetivo dominante del evento, ya que toda la estrategia que planteéis deberá enfocarse en conseguir la meta que os habéis propuesto.

El siguiente paso es que estiméis un presupuesto. Tenéis que prever todos los gastos que vais a tener, para ver cuánto dinero os queda para invertir en otro tipo de promociones. Un buen consejo en este caso es que establezcáis prioridades.

Con estos 2 puntos claros, ahora toca decidir el lugar y la hora. No pienses en lo que es más cómodo para ti, sino en cuáles son los mejores horarios para tus clientes. Cuando informes del lugar, no olvides indicar cualquier tipo de información que pueda ser útil. Por ejemplo, indicaciones de cómo llegar o si hay parking.

Antes de la llegada de internet con mandar una carta a tus clientes ya era suficiente, pero ahora no es así. Si tu empresa tiene un blog y presencia en redes sociales, también  debes informar de que estás organizando un evento.

Empieza a mandar información unos cuantos días antes, así darás opción a que todo el mundo se pueda organizar.

La preparación del día del evento

Cuando llegue el gran día, debes tener previsto todo lo que vas a necesitar usar. Los panfletos, las tarjetas de visitas o cualquier otro tipo de material promocional que vayas a repartir, debería estar preparado con antelación.

Si vais a preparar una charla, no te olvides de preparar una nota de prensa que puedas ofrecer a los medios de comunicación para que el evento tenga más difusión.

Otro punto imprescindible es que prepares un roll up con la imagen corporativa de tu empresa. Es muy importante que te acuerdes de este punto por lo que te acabamos de comentar.

Si acuden los medios de comunicación, los periódicos van a hacer fotos y las televisiones grabarán en vídeo la estancia. Al colocar varios roll up, tienes muchas opciones de que tu logotipo salga en los medios, lo que no deja de ser publicidad gratis.

Otra función muy interesante en estos momentos es que montes un pequeño photocall en el evento. Prepara algún cartel gracioso con un lema, para que la gente se saque una foto con él y aparezca el roll up de fondo. No hay que olvidar que muchas de esas fotos se compartirán en redes sociales.

Si no tienes ninguno, no dejes de consultar los roll up displays publicitarios en Todorollup.

Allí vas a encontrar todas las variantes que existen para este tipo de displays. Tanto por tinta como por material y tamaño.

Antes de encargar tu roll up debes tener claro si vas a usarlo en el exterior ya que es un factor muy importante de cara a su conservación.

Otra ventaja de este tipo de soportes es que pueden ser reutilizados cuantas veces quieras, solo tienes que cambiar la gráfica. Así, si tu empresa cambia de imagen corporativa no hará falta cambiarlo entero.

En estos momentos te puede parecer que tienes mucha información y que va a ser muy difícil gestionarlo todo. No te agobies, tan solo tienes que organizarte. Haz un listado de todo lo que tienes que hacer y ordénalo por urgencia y prioridad.

Con eso listo, ya solo te toca ir poco a poco realizando cada acción.

Un evento siempre es una gran ocasión para interactuar con nuevos clientes y para hacer más conocida vuestra marca. No desaproveches semejante oportunidad.

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