Gestión Documental

Crear una empresa de gestión documental en Argentina: Un excelente negocio

Sin lugar a dudas, el panorama actual de la Argentina, en el que permanentemente surgen nuevas PyMEs dedicadas sobre todo a la fabricación de productos, ofrece el escenario ideal para la puesta en marcha de nuevos emprendimientos relacionados a los servicios, que surgen como opción, entre otras cosas, para la tercerización de la gestión documental de las nuevas empresas.

Es por ello que cada vez son más las personas que se vuelcan a ofrecer servicios de consultoría y gestión documental para empresas, dando lugar así a un nuevo mercado laboral que se expande, sobre todo en las regiones del interior del país.

Tengamos en cuenta que las facetas de la gestión documental de las PyMEs requieren de un tratamiento especial, que muchas veces no puede ser encarado por los propios miembros o socios propietarios de la compañía, por lo que es allí donde se presenta como la mejor opción la tercerización de este servicio.

En este sentido, tanto en las zonas urbanas como en las más alejadas de todo el territorio argentino, existen cada vez más pequeños emprendimientos que se dedican exclusivamente a brindar este servicio a las empresas, porque lo cierto es que no necesariamente se debe ser un experto en el tema para encarar un negocio de esta magnitud.

Por ese motivo, aquí les presentamos algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta para poner en marcha y concretar el proyecto de una empresa de servicios documentales para PyMEs en la Argentina, con el fin de que los interesados puedan acceder a la información básica necesaria para iniciar el ansiado negocio.

¿Cómo comenzar?

En principio, uno de los aspectos más importantes será realizar una evaluación de nuestro entorno, es decir estudiar y analizar las necesidades del sector PyME en la región en la cual operará nuestra empresa.

Tengamos en cuenta que no es lo mismo montar un emprendimiento de servicios de gestión documental en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que en alguna localidad del interior del país. En definitiva, cada zona tiene sus propias características, y por ende las PyMEs que funcionan en cada lugar responden en cierto modo a los parámetros propios de cada región.

Por otra parte, será sumamente importante que decidamos cuál será el segmento del área de gestión documental al que nos dedicaremos, ya que si bien en definitiva nos encargaremos básicamente de escanear papeles para la empresa que nos contrate, lo cierto es que un proyecto completo de gestión documental implica mucho más que ello.

Cabe destacar que dentro de la gestión documental se suelen hallar cinco módulos bien definidos, entre los cuales deberemos elegir o bien optar por ofrecer todos esos servicios, siempre dependiendo de la envergadura que deseemos darle a nuestro negocio, como así también del presupuesto con el que contamos para ponerlo en marcha con todo lo necesario.

Estas cinco parcelas son:

  • Escaneado de documentos
  • Reconocimiento de texto (OCR)
  • Almacenamiento a través de software de gestión documental
  • Sistema de copias de seguridad
  • Destrucción certificada de la documentación

En este sentido, por lo general la mayoría de los argentinos que se han decidido a montar una empresa de gestión documental han optado por dedicarse al segmento de escaneado de documentos, es decir pasar el papel a formato digital, para lo cual sólo se requiere de un buen escáner, una computadora potente, y un dispositivo de grabación de discos ópticos, aunque esto último está siendo rápidamente reemplazado por el Cloud Computing, también conocido como almacenamiento en la Nube.

Si nos dedicamos de manera específica a la digitalización de documentos, que en definitiva corresponde a la primera fase de la gestión documental, nuestro trabajo consistirá precisamente en escanear los documentos en papel que nos acerque la empresa, y luego resguardar la copia de dichos archivos digitales en el medio en que lo solicite el cliente, quien luego llevará ese material a una empresa que se encargue de ingresar la información en un software para tales efectos.

Dedicación en segmentos específicos

No sólo podemos optar por ofrecer el servicio de digitalización de documentos, sino que también existen otras posibilidades en el sector de la gestión documental. Entre ellas, una de las más utilizadas por la PyMEs en Argentina suelen ser las consultorías dedicadas a brindar información y realizar reportes acerca de las mejores alternativas existentes para el almacenamiento de documentos digitales. Claro que para iniciar un negocio en esta área debemos ser expertos en la materia.

Por otra parte, podemos también dedicarnos a brindar servicios destinados a la seguridad de los documentos digitales, como así también a la custodia de la documentación en papel, lo que por supuesto implica ofrecer servicios complementarios, tales como la clasificación de los documentos o transporte de los mismos.

Asimismo, algunos emprendedores argentinos están optando por iniciar empresas que se dedican exclusivamente a la destrucción de la documentación en papel y soportes físicos, una vez que todos ellos han sido digitalizados. Este tipo de compañías expiden certificados una vez que el material ha sido eliminado, con el fin de garantizar que no existen copias de dichos documentos que pudieran caer en manos de extraños.

Por su parte, quienes se dedican al desarrollo de software en general, en los últimos años han vislumbrado como una interesante alternativa dicha plataforma, es decir iniciar un negocio de desarrollo de software a pedido, siendo la opción más popular la licencia llave en mano, es decir que el programador sólo se encarga de diseñar la plataforma informática que luego utilizará la empresa para la administración de su documentación.

Un proyecto completo

Ante el panorama actual, quizás una de las mejores alternativas es iniciar un negocio en el cual se ofrezcan los cinco segmentos que mencionamos anteriormente, siempre y cuando estemos dispuestos a llevar a cabo todo el trabajo. Tengamos en cuenta que esta puede ser una empresa muy rentable, sobre todo en el escenario argentino actual, en el cual cada vez son más las pequeñas empresas y emprendimientos que se desarrollan en el interior del país.

Claro que si optamos por seguir este camino, no sólo necesitaremos contar con un escáner y una computadora, sino también aprender a utilizar alguna base de datos. En este sentido, lo ideal es optar por una plataforma estándar, como por ejemplo MySQL, Oracle, SQL Server o similar.

Esto completará todo el proceso de digitalización, y de esta forma podremos ofrecerle a nuestro cliente un servicio total y dedicado, y así obtener excelentes ganancias. Tengamos en cuenta que la demanda del sector de tercerización de gestión documental en el mercado argentino actual crece de forma constante y exponencial.

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1 Comment

1 Comment

  1. Ricardo Bermúdez

    Martes 24 marzo 2015 at 17:33

    Trabajo en una empresa de gestión documental en España. Quería felicitarle por su artículo. Explica muy bien la gestión documental y hay muchas empresas que todavía no se aprovechan de todas las ventajas que tiene. De hecho, sabemos, que hay empleados que pierden el 50% de su tiempo buscando papeles.

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