Gestión Documental

Las PyMEs mexicanas y su temor a la desmaterialización de documentos

De papel a formato digital

Las PyMEs mexicanas se resisten a incorporar sistemas de gestión documental electrónica, en base a los temores que les provoca el cambio.

En la actualidad, la escasa incorporación de sistemas de gestión documental en formato digital dentro de las PyMEs mexicanas es sin dudas un indicio ineludible de que en la mayoría de los casos la mentalidad empresaria del país considera que este factor carece de importancia y valor agregado, lo que al mismo tiempo supone que los empresarios desconoce los verdaderos beneficios que puede llegar a tener la implementación de este tipo de sistemas.

Pero lo cierto es que en este punto existe una brecha realmente notoria entre las PyMEs y las grandes compañías, ya que las organizaciones mexicanas más grandes han comprendido el valor de la gestión documental, como es el caso de Kodak México, y desde hace años han dejado el papel para siempre, volviéndose totalmente digitales.

Mientras que en el resto del mundo ya son millones las empresas que han decidido dar el paso de digitalizar sus procesos de documentación, en México sólo el 10% de las compañías lo han implementado. Al respecto muchos especialistas aseguran que esto se debe fundamentalmente a un tema de idiosincrasia cultural y organizativa a nivel empresarial, pero al mismo tiempo también tiene implicancias jurídicas.

Por otra parte, la gravedad de esta situación queda evidenciada a través de las cifras arrojadas por un reciente reporte de la Cámara Nacional de las Industrias de la Celulosa y del Papel, en el cual se especifica que en lo que va del 2012, sólo el 23% del consumo de papel en las empresas mexicanas ha sido utilizado para escritura e impresión de documentos internos. Asimismo las estadísticas demuestran que en el país ha habido un aumento del 2.5% de consumo de papel en las PyMEs en el período que abarca los últimos diez años.

La preocupación en torno a esta problemática no sólo reside en el hecho de colaborar con el medio ambiente a través de la reducción de papel en las empresas, sino que también guarda relación directa con los costos que las PyMEs deben enfrentar para poder mantener a raja tabla este tipo de sistema documental obsoleto.

Tengamos en cuenta que de acuerdo a los datos emitidos recientemente por la consultora InfoTrend, la gestión documental genera un gasto promedio de un 6% sobre los ingresos anuales de las empresas.

En cuanto a las ventajas del proceso que implica la desmaterialización de los archivos, no sólo es evidente la reducción de costos que se logra con ello, sino que además es posible mejorar el nivel de servicio que se brinda a los clientes, elevar la productividad dentro y fuera de la empresa, disminuir tiempos en procesos, controlar la seguridad y la transparencia de información, y por supuesto colaborar con el cuidado del medio ambiente.

Sin embargo, la mayoría de las PyMEs y microemprendimientos mexicanos continúan considerando innecesaria la transición y posterior utilización de un sistema de gestión documental digital, perdiendo de esta forma la oportunidad de optimizar y mejorar sus negocios.

Pero ¿cuál es el motivo de que esto suceda? Las opiniones al respecto son muchas, pero en general los empresarios y emprendedores mexicanos aún son reticentes a los cambios debido a una serie de causas, que muchos podríamos considerar poco convincentes.

Una de las justificaciones que suelen esgrimir los empresarios asegura que debido a que su compañía es pequeña no necesita de un sistema de gestión de documentos. Lo cierto es que los propietarios de pequeños negocios operan con limitaciones de recursos, y por lo tanto muchas veces no pueden contratar personal exclusivo para que se encargue del manejo de los documentos en papel, por lo que el trabajo termina en manos de los empleados que originalmente han sido contratados para realizar otras labores dentro de la empresa.

Esto genera inconvenientes que pueden perjudicar la información, y al mismo tiempo el malestar no sólo de los trabajadores sino también de quienes están a cargo de la empresa. Es por ello que tener un buen sistema de gestión documental digital asegura que los empleados tengan todos los documentos disponibles a un sólo clic, ahorrándonos dinero y tiempo.

Otra de las causas que exponen los propietarios de PyMEs mexicanas reside en asegurar que la gestión documental digital es un proceso demasiado complejo para una pequeña empresa. Pero lo cierto es que en la actualidad existen soluciones disponibles acordes a las necesidades de cada tipo de empresa, siendo en general muy sencillas de implementar. Es sólo cuestión de investigar las herramientas disponibles.

Por último, muchos emprendedores mexicanos sostienen que la gestión documental digital es una herramienta demasiado costosa para las PyMEs. No obstante, debido a que las pequeñas empresas no necesitan funciones avanzadas y complejas en sus sistemas como sí lo requieren las grandes compañías, pueden recurrir a una plataforma de bajo costo e incluso gratuita a través de software Open Sourse.

Asimismo, una vez implementada la gestión documental electrónica inmediatamente se evidencia una reducción en los gastos de la empresa, que guarda relación directa con la disminución del consumo de papel y otros suministros de oficina.

Como vemos, la reticencia de las PyMEs y emprendimientos mexicanos a ingresar al mundo de la digitalización guarda una estrecha relación con factores culturales y organizacionales, lo que requiere un cambio inmediato de mentalidad. Pero al mismo tiempo, también es sumamente importante un cambio en el aspecto legal.

Es por ello, que en sintonía con los nuevos paradigmas mundiales, el marco legal de la gestión documental electrónica avanza en el país. Ya en el año 2001 se aprobó la Norma Oficial Mexicana (NOM-151), la cual especifica la integridad e inalteración del contenido de los mensajes de datos. Se suma a ello lo establecido por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPP) que actualmente rige en México.

Es posible que la norma pueda llegar a convertirse en un motivo que tiente a las PyMEs mexicanas a poner en marcha esta importante transición, pero lo cierto es que se requiere de un proceso de cambio que incluya a todo el país, ya que aún hoy para realizar determinados trámites se continúa solicitando documentos en papel, lo que hace que las empresas no puedan destruir este soporte una vez que haya sido convertido al formato digital.

Evidentemente, en cuestión de gestión documental electrónica, México aún se encuentra en los primeros pasos de la transición, por lo que es necesario que no sólo se impliquen en el proceso los propietarios de las empresas, sino también todo el entorno nacional, incluida la puesta en marcha de una política de estado acorde, que permita lograr que el cambio se logre correctamente y en todos los ámbitos.

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