Gestión Documental

El archivo: funciones y clases

Archivo histórico Vs archivo vivo

Hoy en día, y a pesar de que en buena parte de las administraciones públicas y privadas, el registro y ordenamiento de la información, se hace en soportes tecnológicos e informatizados, las funciones y las diferentes clases de archivos, son instrumentos y concepciones que no se han modificado.

Es por esto que la principal función de los archivos, tanto tradicionales para papel, como informatizados, consiste en la conservación de gran cantidad de documentos. Uno de los objetivos –dentro de los muchos que existen- de que se conserve determinadas clases de documentos, es que la misma legislación de muchos estados lo exige, siempre con la finalidad de ser presentados cuando se requiera. Pero aclaramos que este no es el caso de todos los tipos de documentos.

La finalidad última de cualquier archivo es lograr que los documentos que serán de utilidad, se conserven debidamente,  ordenados y clasificados. La eficacia de un archivo se mide por la rapidez con que se encuentra lo que se busca.

A la hora de clasificar los diferentes tipos de archivos para que el desempeño de las funciones sea mucho más ágil y eficiente, hay que decir que estos se clasifican según el lugar de emplazamiento.

A partir de esta clasificación, los archivos pueden ser:

*Generales o centralizados: Son aquellos documentos que se conservan en un mismo lugar, y a su vez, son consultados por distintos departamentos o secciones.

*Descentralizados o parciales: Se encuentran distribuidos en las distintas secciones o dependencias de la organización o entidad. A su vez, los documentos descentralizados pueden ser:

* Departamentales o por secciones: son generados por el propio departamento y según sus necesidades operativas. Están sujetos a consultas y tramitaciones habituales de dicho departamento.

* Personales: son archivos generados y administrados por un trabajador en su puesto de trabajo, y por ende, de su exclusiva consulta.

Cabe destacar que en la práctica, ambas clasificaciones no son excluyentes, sino que pueden complementarse entre sí.

No renuncie a aportar orden y solvencia en todas las instancias de su organización u empresa. Actualice sus archivos y emplee su información correctamente.

 

 

 

 

 

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