Gestión Documental

Dos tipos de escritos comerciales

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Escritos comerciales – el personal administrativo de empresas y comercios, no sabe cómo diseñar, redactar o distinguir los distintos documentos comerciales que forman parte importante de su actividad de comunicación.

Con mucha frecuencia, el personal administrativo de empresas y comercios, no sabe cómo diseñar, redactar o distinguir los distintos documentos comerciales que forman parte importante de su actividad de comunicación. En las siguientes líneas intentaremos arrojar algo de luz sobre las características de los escritos comerciales más usados.

Dentro de la variedad de escritos comerciales que se suelen utilizar con cierta frecuencia en organizaciones, comercios o empresas, se pueden destacar los siguientes:

*Urgentes: entre ellos se encuentran los telegramas o télex, los correos electrónicos corporativos, y en algunas empresas, los cables. Es evidente que no hay nada más urgente que coger un teléfono y comunicarnos con la persona indicada, pero en este caso nos referimos a comunicaciones formales. Estos documentos se utilizan para enviar órdenes de pago, avales, firmas electrónicas o letras, entre otros.

La redacción de estos documentos debe ser inequívocamente concisa y clara. Nunca deben caer en ambigüedades. Para el telegrama o cable conviene redactar un texto normal y otro sintético. En la oficina de correos deberá completar un formulario con letra muy legible.

*Breves: dentro de esta categoría se incluyen: volantes, tarjetas, memorándums y saludos especiales. En todos los casos, se trata de textos muy breves, y que tocan un único tema. Algunas empresas prefieren reemplazarlo por una simple carta comercial.

El volante o comunicado interno se utiliza para temas de importancia menor, y aunque en ciertos casos se remite al exterior, es un soporte básicamente interno. Consiste en un membrete impreso, un sector en blanco destinado al texto, y un pie, también impreso. Actualmente, y para destinatarios externos, el volante se reemplaza por el memorándum. Este consiste en una comunicación comercial breve (cuartilla de 22 x 14 cm) con el membrete de la empresa y firmado. Sirven para hacer presentaciones, pedir determinados datos o notificar el envío de algún giro o letra.

El saludo se emplea para diseñar notificaciones especiales, tales como la toma de posesión de un cargo, el traslado de una oficina, o alguna recomendación. Tiene la particularidad de que el texto se escribe detrás del nombre del remitente, que integra el encabezamiento junto al verbo saluda. Debe comenzar necesariamente con la preposición a, a la que le seguirá el nombre y apellido del destinatario y el resto del mensaje. Se cierra con la fecha y no lleva firma.

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