Gestión Documental

Los sistemas de información ofimáticos

sistemas de información ofimáticos

Una de las grandes virtudes que presentan los sistemas ofimáticos de información, es que permiten trabajar con datos menos estructurados. Nos referimos a documentos, análisis, presentaciones o mensajes.

Para que en el día a día de las organizaciones, las personas que trabajan en ellas puedan utilizar toda la información que necesitan, se hacen necesarios un tipo de sistemas de información, propios del trabajo de oficina. Estos se conocen como sistemas ofimáticos.

Una de las grandes virtudes que presentan los sistemas ofimáticos de información, es que permiten trabajar con datos menos estructurados. Nos referimos a documentos, análisis, presentaciones o mensajes.

Pero, ¿cómo se instala un sistema de información ofimático? Simplemente con un conjunto de aplicaciones compatibles entre sí, y con los dispositivos informáticos de la empresa (software). Estas aplicaciones tienen la función de gestionar los datos con mayor seguridad y fiabilidad.

Si nos centramos en el trabajo individual, son frecuentes las aplicaciones de gestión de documentos, análisis de datos, y exposición de contenidos, entre otros. Para los trabajos colectivos son idóneos los programas de correo electrónico, gestión de tareas y comunicación.

Dentro de los sistemas de información ofimáticos, los contenidos de los documentos no están claramente organizados ni son fácilmente organizables. En este sentido requieren un tratamiento especial a la hora de almacenarlos y conservarlos. Nos referimos a los sistemas de Gestión Documental.

Como su mismo nombre lo indica, estos sistemas tienen la importante función de gestionar los distintos tipos de información documental: la interna informal, la bibliográfica, la administrativa, jurídica y contable, y la propia de la actividad de la empresa u organización.

Entre los sistemas de gestión documental más relevantes podemos destacar:

*CMS: gestionan los contenidos en forma de texto, voz e imagen.

*DMS: administran el ciclo de documentos. Se encargan de su creación y edición, distribución, edición o conservación, según necesidades.

*ECM: gestores de contenidos más globales que los dos anteriores.

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