Gestión Documental

El escaneado e indexado de documentos

escaneo documentos

Cuando nos encontremos tapados de documentos en papel que sólo aportan confusión y suman horas a nuestro trabajo administrativo, una solución definitiva será apelar al escaneado e indexado de los mismos.

Cuando nos encontremos tapados de documentos en papel que sólo aportan confusión y suman horas a nuestro trabajo administrativo, una solución definitiva será apelar al escaneado e indexado de los mismos.

Cuando todavía, y a pesar de que hayamos limpiado gran parte de los cajones de nuestra oficina, nos tapa la documentación imprescindible, aquella que no podemos tirar, lo más profesional y beneficioso para nuestra trabajo, será establecer una estrategia de ordenamiento y clasificación de estos documentos. En este sentido, uno de los procedimientos más eficientes puede ser aplicar las llamadas 2 “patas” de la gestión documental. Estas son las  siguientes:

1-Escaneado de documentos: consiste en convertir el cúmulo de papeles necesarios en un sistema de ficheros informáticos. Para ello, será imprescindible la ayuda de un escáner. Es importante destacar que este paso básico de organización de la documentación, suele ser suficiente cuando hablamos de una compañía pequeña.

Cuando el volumen de la información es mayor -seguramente directamente proporcional con el tamaño de la empresa- no podemos limitarnos a la clasificación de los documentos mediante scanner y conformación de archivos subyacentes. En este segundo caso, siempre será conveniente:

2-Indexado de documentos: en este caso, no sólo se escanean los documentos, sino que se los clasifica mediante un programa OCR, de reconocimiento de caracteres. Este programa nos ayudará a clasificarlos a un nivel profesional, ponerles nombre, y sobre todo, añadir un mecanismo de automatización de esta importante tarea.

El indexado de documentos es de gran utilidad cuando se debe organizar grandes volúmenes de archivos de formato similar. Una de las grandes virtudes del indexado de documentos es que reduce considerablemente el trabajo de escaneado y aporta importante información adicional sobre los métodos más convenientes según el tipo de información que necesitamos archivar.

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