Gestión Documental

La gestión documental con Archiva Tech

Archiva Tech

Archiva Tech es un programa dinámico y sencillo, destinado específicamente a gestionar los archivos y documentos, tanto empresariales como particulares.

Cuando nos encontremos en la búsqueda activa de un programa de gestión documental que nos permita subsanar el caos de archivos en papel o informáticos, dispersos y mal organizados, no podemos descartar a Archiva Tech.

Archiva Tech es un programa dinámico y sencillo, destinado específicamente a gestionar los archivos y documentos, tanto empresariales como particulares. Como ocurre con buena parte de estos programas, el primer paso para empezar a utilizar Archiva Tech será darnos de alta con un nombre de usuario y contraseña. Estos datos nos otorgan un nivel de seguridad que nos dará acceso a los documentos almacenados en la base de datos.

Una de las grandes virtudes de Archiva Tech es su facilidad de uso. Una barra de botones de herramientas ubicada en la parte superior, muy sencilla, y con una clara simbolización de cada una de sus funciones constituye el mando central del programa.

En el margen izquierdo de la pantalla principal de Archiva Tech tendremos la disposición vertical de la lista de carpetas correspondientes a los archivos, adecuadamente clasificadas por temas principales, y sub-temas derivados de los anteriores. Además, el sistema de organización de archivos de Archiva Tech, cuenta con una descripción general referente al contenido de los mismos, desarrollada en un rectángulo ubicado en la zona inferior de este margen. Esta descripción permite una rápida localización de las temáticas que contienen los archivos, básicamente mediante las mismas palabras claves del desarrollo de la misma.

En lo referente a la privacidad y protección de la información almacenada en los archivos, es importante saber que Archiva Tech no permite que ningún documento de archivo, ni su información, se almacenen en el disco duro del ordenador. Por el contrario, la garantía de seguridad está garantizada, puesto que el programa registra toda la información en su propia base de datos, por lo que sólo podrán acceder aquellos habilitados para ello.

Operativamente, sólo hace falta un simple clic sobre el archivo correspondiente para que en el margen derecho de la pantalla aparezca el contenido del mismo en su correspondiente carpeta; doble clic sobre la misma y se abrirá dicho archivo. La operatividad de Archiva Tech es bastante similar a la de un Windows clásico con algunas variaciones estéticas.

Pero Archiva Tech es especialmente confiable por el alto nivel de seguridad que ofrece a los documentos que archiva. Hay que destacar que el programa cuenta con una función de permisos, en la parte inferior de cada uno de los expedientes abiertos. Dicho botón nos abrirá una ventana donde deberemos indicar al programa el nivel de seguridad que tiene un determinado documento. Además, podremos distinguir el nivel de protección que necesitemos diferenciando entre permiso de escritura y de lectura.

 

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