Gestión Documental

Serie y sub-serie documental

documentos

Una de estas instancias son las conocidas como agrupaciones documentales. Definimos a una agrupación documental como aquella forma de clasificación de la documentación en una serie de sub-categorías, según el contenido de la misma.

En entregas anteriores habíamos señalado que la clasificación de los documentos que forman parte de la gestión documental tienen varias instancias y criterios.

Una de estas instancias son las conocidas como agrupaciones documentales. Definimos a una agrupación documental como aquella forma de clasificación de la documentación en una serie de sub-categorías, según el contenido de la misma.

Una de las sub-categorías que forman parte de la agrupación documental es la serie documental. Esta se define como el conjunto de unidades documentales, de estructura y contenidos homogéneos, y producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Los documentos que forman parte de la serie documental son el resultado de la información resultante de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos que produce una determinada oficina. Las oficinas están formadas por unidades documentales, es decir, documentos del mismo tipo. Las unidades documentales están conformadas por información seriada.

La información seriada –como el resto de datos que forman parte de un proceso de gestión documental- es susceptible de una evaluación, profundización y análisis en el marco de la serie documental.

Pero a la vez,  las series documentales contienen en su interior sub-series documentales. Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte por los llamados tipos documentales. Estos se configuran y clasifican según el trámite que requiere cada asunto de importancia archivística. En cuanto al ordenamiento de la documentación, es importante aclarar que las sub-series no exigen un ordenamiento específico y diferenciado al de las series; los patrones para dicha organización son los mismos.

Pero; ¿Qué puede contener una serie o sub-serie documental? Entre los muchos documentos de relevancia para la gestión y la toma de decisiones que pueden ocupar los archivos de una serie o sub-serie documental, se encuentran nada menos que los expedientes, siempre tan imprescindibles en infinidad de labores administrativas y profesionales.

 

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1 Comment

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  1. ANYI LORENA

    Martes 17 noviembre 2015 at 17:56

    Hola; muy bien, me ha servido de mucho! ¡GRACIAS!

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