Gestión Documental

La digitalización de documentos con Gedoc 7-24

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La digitalización y administración de documentos correspondientes a nuestra empresa, organización o negocio, debe cubrir las expectativas y necesidades mínimas que el tratamiento de nuestra información y datos exigen.

La digitalización y administración de documentos correspondientes a nuestra empresa, organización o negocio, debe cubrir las expectativas y necesidades mínimas que el tratamiento de nuestra información y datos exigen. Para ello, debemos optar por una aplicación informática que reúna las funciones que serán más compatibles con la idea previa que tenemos respecto a la organización de nuestra documentación.

Una de estas aplicaciones podría ser Gedoc 7-24, un sistema de gestión documental y correspondencia que puede ser la solución a muchos de los problemas que se nos podrían presentar a la hora de administrar nuestros documentos. El primer paso para operar con Gedoc 7-24, y como ocurre con la mayoría de las aplicaciones de este tipo, es ingresar al archivo digital de la empresa, institución y organización con las claves correspondientes.

Cuando ingresemos a la tabla de retención documental de Gedoc, veremos los archivos de documentos que contiene en el extremo superior izquierdo. Por ejemplo, si hablamos del archivo digital de una alcaldía encontraremos las carpetas de contratos, decretos y resoluciones, entre otros. Dentro de cada carpeta veremos que los archivos están digitalizados folio por folio.

La función más destacada que posee este muy recomendable programa de gestión documental es que nos ofrece la posibilidad de emplear una búsqueda avanzada rápida y eficiente. Ubicado justo debajo de las carpetas nombradas anteriormente, se encuentra el recuadro desde el que operaremos con la búsqueda avanzada. Esta versátil herramienta nos permite filtrar la búsqueda de la documentación por tipo de documento, número, funcionario que expide, número de folio, fecha de expedición, y otras características específicas que nos abrirán la puerta exacta del documento que requerimos.

Operativamente, cada documento se ordenará por orden de escaneo dentro de la carpeta correspondiente. Por ejemplo, si damos clic a la carpeta contratos, se desplegarán todos los documentos que forman parte de esta carpeta. Cuando seleccionemos un documento, a la derecha, se cargará la vista previa de los folios que conforman este documento a la izquierda, y dispondremos de una barra de herramientas vertical en el margen izquierdo para editar o trabajar con esa imagen. En la pestaña verde campos de índice veremos el documento completo y sus datos. Esta descripción estará disponible para todos los documentos que conforman nuestro archivo de gestión. Además con Gedoc tenemos una función de información adicional. Con ella podemos añadir notas relacionadas con cada documento, es decir, recordar y resaltar situaciones que son de relevancia destacable para la gestión.

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