Gestión Documental

Tipos y gestión de la correspondencia

correspondencia

Podemos identificar decenas de temáticas y categorías de las mismas cuando de gestión documental se trata. El control de correspondencia es una de ellas, y no menor, sino relevante. Relevante porque la correspondencia es un documento esencial desde siempre, ya no sólo como parte de actividades institucionales y empresariales, sino también privadas y particulares.

Podemos identificar decenas de temáticas y categorías de las mismas cuando de gestión documental se trata. El control de correspondencia es una de ellas, y no menor, sino relevante. Relevante porque la correspondencia es un documento esencial desde siempre, ya no sólo como parte de actividades institucionales y empresariales, sino también privadas y particulares.

La correspondencia moderna mantiene su esencia propia, aquella que la ha convertido en un documento con una función específica, pero con la irrupción tecnológica, la producción y distribución de la misma ha conocido múltiples modificaciones.

Si nos centramos en la correspondencia que interviene en las operaciones comunicacionales de una empresa, esta se puede clasificar en:

*Correspondencia entrante, como su misma definición lo dice, es aquella que llega a la empresa y puede ser del tipo más diverso.

*Correspondencia interna, aquella que cubre las necesidades de comunicación entre los distintos departamentos de la compañía o institución.

*Correspondencia saliente: la que se diseña y redacta con miras a clientes reales y potenciales, proveedores, competencia etc.

Como podemos ver, la correspondencia se clasifica bajo los mismos parámetros que la comunicación; ¿Por qué?; sencillamente porque es un género y un recurso comunicacional.

Teniendo en cuenta las características de la correspondencia moderna, cualquier aplicación de buena calidad diseñada para operar con ella, deberá tener como base las categorías digitales de: dependencia, asunto, tipo de documento, remitente, destino, mensajero y funcionario, entre otros. A su vez, una aplicación ágil y sencilla de gestión de correspondencia, debe activar cada una de las ventanas señaladas anteriormente para que el especialista encargado de la misma las rellene con los datos correspondientes sin contratiempos ni complejidades.

Cabe destacar que un programa confiable de gestión de la correspondencia debe poner mucho énfasis en los aspectos fundamentales que comporta este tipo de documento. Entre ellos, y si hablamos por ejemplo de una correspondencia interna, deben estar muy claro datos como el departamento remitente de la correspondencia, el nombre del directivo que lo emite, el destino de la misma, el nombre del receptor recomendado, el asunto que motiva el envío, y la prioridad del documento. Asimismo es muy importante que el programa de gestión de correspondencia tenga la opción de seleccionar entre envío masivo o individual. La correspondencia individual es aquel envío dirigido específicamente a un solo destinatario, mientras que el masivo puede ser una circular que siempre tendrá como destino a un grupo importante de destinatarios.

Otra de las funciones fundamentales con las que debe contar cualquier aplicación de gestión de correspondencia es un archivo donde se registre toda la documentación entrante, ordenada por tema, fecha de recepción, y remitente del documento recibido por la compañía.

Si optamos por alguna aplicación de control de correspondencia que carezca de alguna de estas funciones esenciales, habremos tomado una decisión equivocada.

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