Gestión Documental

Diseñar una lista de trabajo con Sharepoint Beginners (1)

Sharepoint Beginners

No caben dudas de que uno de los programas más idóneos para cumplir con esta función con solvencia es Sharepoint Beginners. Esta aplicación nos ofrece un sistema estándar para diseñar nuestra propia lista de actividades.

Una de las labores casi obligadas de cualquier trabajador administrativo encargado de la gestión documental de una empresa, será crear una lista de actividades, datos, personal, documentos, entre muchas otras clasificaciones.

No caben dudas de que uno de los programas más idóneos para cumplir con esta función con solvencia es Sharepoint Beginners. Esta aplicación nos ofrece un sistema estándar para diseñar nuestra propia lista de actividades.

La página nos da la bienvenida con un título en azul y en la parte superior encontraremos las funciones: acciones del sitio, examinar y página. Al desplegar la primera pestaña de acciones del sitio, aparecerán las principales acciones que podremos llevar a cabo. Lo más normal es que hagamos clic en más opciones, lo que nos abrirá la puerta para el diseño de la lista. Sharepoint Beginners también dispone de un menú en el lateral izquierdo con la opción listas, sin necesidad de desplegar acciones del sitio. La opción listas nos abrirá un escaparate con distintas plantillas de listas, es decir, con columnas y diseños predefinidos. Cuando elijamos el tipo de lista con la que pretendamos trabajar, vamos al rectángulo que nos aparecerá en el lateral derecho, definimos un nombre para nuestra lista, y hacemos clic en crear. Así nos aparecerá una página autónoma desde la que podremos utilizar todas las funciones disponibles para la lista que hemos seleccionado.

Únicamente con las pestañas lista y elementos podremos aprovechar la totalidad de las herramientas disponibles para trabajar con nuestra lista de trabajo y datos. La opción configuración nos da paso a configuración de la lista, de la que elegiremos la que más responda a nuestras expectativas.

Dentro de configuración de lista tendremos todas las opciones de configuración general y permisos, así como de administración.

Como podremos deducir, desde la categoría de configuración general podemos administrar todas alternativas disponibles en este versátil programa. Entre ellas podemos destacar:

*Modificar los nombres y descripciones de nuestras listas.

*Seleccionar diferentes versiones de las listas con las que estamos trabajando

*Definir los parámetros de configuración avanzada: administración de los tipos de contenido, especificación de aquellos que pueden tener accesos de lectura y elección de distintas configuraciones referidas a nuestra lista.

Sin embargo, bajo el título de configuración general, veremos que Sharepoint cuenta con una serie más amplia de funciones destinadas a lograr la máxima personalización de nuestro documento.

En la misma pantalla de configuración general, tendremos todas las opciones para administrar el diseño de nuestra lista. Bajo el título de Columnas se acogen las distintas funciones de modificación y diseño de los elementos. Podremos definir un título para nuestra columna; por ejemplo: proveedores. El nombre asignado nos aparecerá en la parte superior de la pantalla; desde allí podremos cliqueamos e ir a la opción agregar un nuevo elemento para agregar información sobre la lista proveedores. Guardamos el registro.

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