Gestión Documental

Diseñar una lista de trabajo con Sharepoint Beginners (2)

Sharepoint Beginners

La mayoría de los usuarios o administrativos encargados de la gestión documental coinciden en que Sharepoint Beginners es un programa muy ágil, versátil y sencillo para crear documentos, y entre ellos, distintos tipos de listas.

La mayoría de los usuarios o administrativos encargados de la gestión documental coinciden en que Sharepoint Beginners es un programa muy ágil, versátil y sencillo para crear documentos, y entre ellos, distintos tipos de listas.

Tal como lo referenciamos en la entrega número uno, una vez hayamos definido los pasos básicos para la creación de la lista que más se ajuste a nuestra necesidad laboral, podremos operar con gran parte de las herramientas disponibles desde el botón vista de hoja de datos, ubicado dentro de la pestaña superior lista.

La función de vista de hoja de datos nos permitirá trabajar en una hoja muy parecida a la de Excel, de una manera rápida y práctica. En dicha hoja aparecerán los datos que habíamos definido previamente para nuestra lista, y a partir de allí, podremos agregar más columnas y más información dentro de las mismas. Del mismo modo en que estamos trabajando en la función de vista hoja de datos, podemos pasar a la vista estándar. Esta nos mostrará el contenido que estamos creando en nuestra lista principal, quién lo ha creado, y la fecha en que lo ha hecho.

En la entrega número uno, habíamos dicho que Sharepoint nos ofrece una función de configuración general. Si regresamos a la misma podremos definir metadatos para nuestra lista. Estos nos permitirán seleccionar una información específica relacionada con la contenida en las listas con las que estamos trabajando.

Dentro del área configuración, cuyo botón de acceso aparece en la pantalla principal lista, además de las múltiples opciones que nos brinda la categoría de configuración general, también tenemos la categoría permisos y administración. Desde esta categoría podremos ejecutar acciones de importancia, tales como eliminar una lista creada, guardar una lista como plantilla, autorizar permisos para una lista, configurar el flujo de trabajo, generar un informe de plan de archivos y configurar palabras claves y metadatos de empresa.

Consideramos importante añadir que con Sharepoint Beginners tenemos la posibilidad de trabajar con otra herramienta asociada que es Sharepoint Designer. Éste es muy útil para crear los denominados “flujos de trabajo”. Esta herramienta nos permitirá trabajar sobre cualquier lista creada con anterioridad, sobre todo, para actualizar elementos y campos dentro de la misma.

Como podemos apreciar en ambos capítulos, Sharepoint Beginners no deja al azar ni carece de ningún elemento necesario para el diseño y administración de las listas que exigen los trabajos de las empresas y administraciones más exigentes.

 

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