Gestión Documental

¿Lo digitalizo o no?

digitalizar documentos

Pocos podrán negar que ante la posibilidad de destruir y digitalizar algunos documentos de papel que tuvieron o tienen mucha importancia administrativa o de gestión para nuestra empresa o para nosotros, entramos en una especie de dicotomía sobre si la medida será acertada o equivocada.

Esta dicotomía se sustenta en ciertas preguntas que nos surgen ante la posibilidad de que algunos documentos que fueron “oficialmente” relevantes dejen de tener su forma original.

Es innegable que la era de la digitalización, muchas veces “obligada” y “necesaria” de documentos es un hecho, pero, ¿qué hacer con aquellos documentos legales firmados que reflejan la resolución de un conflicto laboral o una declaración problemática de la renta?, ¿qué hacer con esos 40 contratos firmados por nuestros empleados?, ¿y con ese acuerdo comercial con nuestros proveedores? ¿con la certificación de esa división de gastos con nuestro socio empresarial?. Y la gran pregunta: ¿si los digitalizamos con firmas incluidas y en un futuro nos vuelven a solicitar “oficialmente” los originales?, ¿serán válidos ante la administración pública o de justicia? Es muy probable que tengamos un 90 % de posibilidades de que no nos lo soliciten, ¿pero si ocurre?

Resumiendo, pocos podrán oponerse al hecho de que las ventajas y beneficios de la digitalización de grandes volúmenes de documentos dentro de una empresa o un simple despacho individual son indiscutibles. Pero lo que no se suele tener en cuenta muchas veces es que no todos los documentos que archivamos en papel son iguales en cuanto a su necesidad de mantenerlos de esta forma o no.

Aunque parezca un juego de palabras, uno de los puntos débiles de la digitalización de este tipo de documentos es la misma digitalización. Parece evidente que al crear una copia digital de un documento importante, de una foto o una firma a partir de la copia original en papel, la mantención de todos sus caracteres en el soporte tecnológico está garantizada, pero ¿cómo asegurar que la firma y la imagen concebida por el escáner es auténtica, es fiel, es la copia del verdadero documento?

Ante este quebradero de cabeza, la Agencia Tributaria se ha puesto manos a la obra y ha dictado una normativa que se antoja lúcida y eficiente.

Cuando se trate de estos documentos sensibles se aplicará un “control de calidad” del proceso para conseguir una homologación digital. La agencia cree que esta homologación garantiza la calidad del proceso de transformación digital de los documentos, lo que obligaría a realizarlo de forma legal, sin duplicidades ni artilugios.

Compartelo porfavor
Click to comment

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

To Top