Auditoria Financiera

Control interno en los procesos de compra

control_compras

El proceso de compra sigue este esquema:

Orden de compra -> recepción de bienes -> recepción de factura -> realización del pago.

Pero ¿se está realizando en la forma correcta en todos sus pasos?
Lo ideal es que establezcas un sistema de control interno para garantizarlo.

¿A qué preguntas debe responder tu sistema de control interno?

  • ¿Los materiales se solicitan sólo cuando se necesitan? Aquí haremos memoria de los costes de almacenaje, de obsolescencia…y los costes financieros que conlleva mantener material en stock.
  • ¿Las órdenes se están realizando a precios competitivos, en las cantidades necesarias y SOBRETODO con la calidad necesaria? Una rebaja en la calidad no sólo puede dañar nuestra imagen, sino producir grandes costes en los procesos de producción debido a productos defectuosos, incremento en los tiempos de producción por fallos, averías en los equipos….
  • ¿Se está comprando a los proveedores autorizados? Las razones son las mismas del punto anterior. No hay que estar cerrado a nuevas oportunidades, pero siempre con las debidas garantías.
  • Cuando se reciben los materiales ¿son éstos en cantidad, calidad y condiciones de entrega (tiempo y forma) los esperados?
  • ¿Se cruzan las notas de entrega con el chequeo físico del receptor?
  • ¿Se están anotando correctamente las facturas recibidas y coinciden éstas exactamente con la nota de pedido y la nota de entrega?
  • ¿Se están realizando los pagos adecuadamente (en tiempo y por los medios acordados) a nuestros proveedores? ¿Hay riesgo de que una factura se pague dos veces? ¿Eres capaz de controlar la caja que necesitas en cada momento para hacer frente a los pagos previstos?
  • ¿Eres capaz de recorrer toda la historia desde el pedido a la factura y en sentido contrario?

Si has respondido “sí” a todas las preguntas, ¡Felicidades! Tienes grandes profesionales trabajando contigo y un estupendo sistema de control

Muchas veces las pequeñas empresas no dedican tiempo ni recursos humanos a realizar esta tarea. Pero no hacerlo comporta grandes riesgos.

  • En primer lugar pérdida de credibilidad en nuestro trabajo , al tiempo que nuestra falta de control puede dar ideas de fraude a algún “avispado”
  • Pérdida de control de la producción por una mala decisión de compra. En los momentos de márgenes ajustados en los que nos encontramos, no puedes arriesgarte a tener que desechar un lote de producción por una mala decisión de compra. No sólo los costes, tu tiempo y la pérdida de confianza de tus clientes es algo que no te puedes permitir.
  • La tarea administrativa no siempre es grata, pero es indispensable. Una traza impecable de tu operativa te dará seguridad, te ahorrará mucho tiempo en la gestión contable y de impuestos, y te pondrá en una posición muy cómoda frente a cualquier inspección externa.

¿Y cómo lo estás haciendo en la venta? ¿Bien?

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