Nuevas Tecnologías

Cómo el uso de la tecnología puede aumentar la eficiencia

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La importancia de la tecnologia en la empresa- Gracias a las herramientas actuales, las empresas disponen hoy de elementos tecnológicos que pueden ayudar a mejorar los procesos.

Como todos sabemos, que una empresa logre crecer con el paso del tiempo, se trata de un proceso que requiere indefectiblemente que la misma opere de manera eficiente, es decir que si deseamos obtener beneficios reales y concretos de nuestro negocio, debemos administrarlo de forma eficaz. Esa es una de las principales claves del éxito, y lo cierto es que en muchas ocasiones, los cambios más simples pueden ser el elemento esencial para alcanzar el potencial de negocio que buscamos.

En definitiva la eficiencia en las operaciones hace posible alcanzar una producción más eficaz y reducir los costos. En este sentido, una de las áreas en la que se debe poner mayor énfasis es sin dudas la innovación y la incorporación de nuevas tecnologías, a través de lo cual poder mejorar el servicio al cliente, nuestra relación con los proveedores y permitir que el personal de nuestra empresa pueda trabajar en un ambiente más flexible.

Porque lo cierto es que si deseamos que nuestro negocio alcance el éxito soñado, debemos llevar adelante una buena organización de la empresa, ya que sin dudas las operaciones que se realizan de forma ineficiente afectan rápidamente la estructura de cualquier compañía, más allá de su tamaño.

Es por ello que se vuelve sumamente importante la puesta en marcha de una serie de sencillas medidas, a través de la cual podemos lograr mejorar de forma exponencial la eficacia del negocio.

Estas medidas deben estar centradas principalmente en áreas determinadas, como lo son el servicio al cliente, la distribución y entrega de los productos o servicios, y la reducción de los costos de desperdicio.

No obstante, como vemos es fundamental basar nuestro esfuerzo en mejorar cada vez más la relación que tenemos con nuestros clientes. Tengamos en cuenta que para generar interés en nuestros productos es vital que los clientes existentes y potenciales conozcan nuestra empresa, y estén al tanto de las novedades.

Para ello debemos no sólo contar con el famoso boca a boca que nuestros clientes más fieles llevan adelante permanentemente, sino que también es recomendable sacar el máximo provecho del sitio web de la empresa, ofreciendo allí todo lo que los clientes desean encontrar, e incluso brindando la posibilidad de poder comprar de forma online.

Pero también, con la actual popularidad que poseen las redes sociales, es fundamental participar activamente de estas comunidades, con el fin de difundir nuestros productos y servicios, y mantener el contacto permanente con los clientes. Lo mejor de todo es que este tipo de plataforma tiene un bajísimo costo, e incluso podemos aprovecharla de forma gratuita.

Claro que para que todo esto funcione es imprescindible contar con un equipo de trabajo que se aboque a la atención al cliente de forma online, para lo cual en muchos casos es necesario rediseñar los métodos que se utilizan para que el personal de esa área de la empresa pueda llevar a cabo el trabajo, tanto digital como físico, de manera correcta, lo que nos asegura que el tiempo es utilizado de forma eficiente.

¿Es posible utilizar la tecnología para mejorar la eficiencia?

Como todos sabemos, en la actualidad la tecnología aplicada en las empresas colabora en el proceso de lograr mejorar significativamente la forma en que nuestro personal realiza sus tareas diarias. Por experiencia, sabemos que esto no sólo permite agilizar los procesos existentes, sino que además puede llegar a brindar la posibilidad de la creación de nuevas y más flexibles formas de llevar a cabo el trabajo.

Claro está que lo primero será poder hallar la tecnología más adecuada para nuestro propósito, por lo cual lo primero que debemos hacer es evaluar los actuales sistemas que se utilizan en la empresa, y realizar una comparativa en búsqueda de saber cuáles son las necesidades reales.

En este sentido, debemos analizar cuáles podrían llegar a ser los puntos en los que se halla presente las ineficiencias de las operaciones, y llevar a cabo las siguientes tareas:

  • Controlar que se realice la captura de la información relevante, con el fin de no perder tiempo en burocracia innecesaria.
  • Evitar la duplicación de la información.
  • Gestionar los documentos para asegurarnos que la información es tratada a través de un flujo de trabajo lógico y constante.
  • Eliminar los obstáculos innecesarios que podrían llegar a estar afectando a los sistemas de TI.

Por otra parte, es importante tener en cuenta que podemos llegar a hallar la mejor solución para nuestro negocio en la propia industria o sector en el cual nos desenvolvemos. Por ello, nunca está de más llevar a cabo una investigación que nos permita conocer cuales son las herramientas tecnológicas que están utilizando nuestros competidores.

Pero además, podemos sacar provecho de diversas tecnologías disponibles, que nos permitirán reducir notablemente los costos, tales como la utilización de VoIP para reemplazar llamadas telefónicas, la tercerización de los sistemas informáticos o el uso de software libre, la automatización de los procesos para lograr que el personal ahorre tiempo, e introducir elementos esenciales como el concepto de Cloud Computing (computación en la Nube), tecnología portátil y las redes. Este es sin dudas un primer paso para lograr mejorar la eficiencia en la empresa.

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