Los círculos de control de calidad han nacido en los años sesenta por Kaoru Ishikawa, siendo a día de hoy un elemento muy importante que tiene en cuenta la participación de los trabajadores de la empresa en los sistemas de mejora continua que se implementan. Se ha implementado desde sus inicios principalmente en la cultura oriental y no tan implementada en la nuestra, y sin embargo es una forma de trabajar muy interesante si se sabe utilizar y adaptar a la realidad de cada empresa. Es importante tener en cuenta a los propios empleados a la hora de alcanzar la calidad en la empresa.
Los círculos de calidad son una práctica que se utiliza frecuentemente en la gestión de las empresas por las que un grupo de trabajo se reúne de manera voluntaria para encontrar soluciones a problemas que se han detectado en las áreas de desempeño laboral con el objetivo de mejorar algunos aspectos que caracterizan los puestos de trabajo que se estudian.
Estos círculos de calidad se crean con el objetivo de concienciar acerca de una mejor productividad y calidad a los miembros que pertenecen a la empresa por medio del trabajo en equipo, trabajo que se va a basar mucho en intercambiar ideas, experiencias y conocimientos que puedan resultar de interés, así como una colaboración basada en la retroalimentación en que cada persona colabora en el estudio y resolución de problemas que afectan a su desempeño en el área de trabajo. Las conclusiones y resultados que se derivan de este grupo de trabajo llegan a personas con una mayor responsabilidad y capacidad de decisión dentro de la empresa, de manera que es esta la persona que puede encargarse de la implantación de estas medidas en caso de que lo considere necesario.
Es especialmente indicado en la empresa en que algunos trabajadores son responsables del correcto funcionamiento de algunos procesos que lleva a cargo la empresa, de manera que es el responsable del correcto funcionamiento de ella. Mediante el trabajo en equipo en los círculos de calidad todos los trabajadores pueden cooperar para que su área funcional funcione perfectamente y no encuentren ninguna dificultad para realizar su trabajo.
Las principales fases de implantación de estos círculos de calidad deben ser al menos:
- El convencimiento y concienciación de la dirección que debe estar segura de este paso que se va a dar, ofreciendo un buen liderazgo para su buen funcionamiento.
- El diseño de una hoja de ruta que desarrolle el proceso de implantación mediante un plan que garantice que esto funcione correctamente.
- La formación de la estructura organizativa de apoyo, de manera que puede prestar asesoría a nivel metodológico así como definir los medios humanos y físicos, planificar y ejecutar la formación de los facilitadores, además de realizar un seguimiento de la implantación de acciones. Esto es necesario para un correcto funcionamiento y seguimiento de los círculos de calidad
- El diseño de la metodología que se va a realizar así como los sistemas de organización. Ya que existen muchos métodos para que funcionen los círculos de calidad la empresa debe encargarse de que funcionen para un mejor aprovechamiento de estas acciones, con una serie de condiciones y normas que se deben seguir.
- La selección y formación de los facilitadores es muy importante, ya que son las personas que cuentan con importancia y experiencia dentro de la empresa y guiarán a los círculos en los primeros pasos para un mejor aprovechamiento de los círculos de calidad.
- La declaración institucional por medio de la comunicación, y es nada menos que el compromiso de la dirección con la implantación de los círculos de calidad por medio de esta declaración institucional.
- Selección de los temas primordiales. No se debe abarcar ni mucho ni poco, sino que se debe empezar teniendo en cuenta cuáles son los temas principales, los prioritarios, desde dónde empezar a aplicar la mitología propuesta. Es importante tener en cuenta esto según las garantías de éxito que pueda ofrecer la elección.
- El lanzamiento de los primeros programas, convocando los primeros círculos que serán voluntarios empezando con temas que puedan ser de interés para los trabajadores, viendo en principio el nivel de implicación y participación de los trabajadores. Si no se obtiene mucha participación se debe dejar pasar un tiempo prudencial, tras el cual se modificarán los temas propuestos con el fin de obtener mayores resultados.
En los círculos debe haber una participación de entre 4 y 8 personas. Si existen más personas, se pueden realizar más círculos con los mismos temas y análisis en diferentes reuniones que tendrán grupos de entre 4 y 8 personas cada una de ellas. Es un número indicado para favorecer el diálogo sin pasarse en cantidad de participantes. Por supuesto, y al menos en principio, en estos grupos debe haber un facilitador que es el que oriente y guíe al grupo, haciendo que el grupo sea el que lleve la comunicación orientándola según sea necesario para que no se quede en una reunión que no sirva para nada, este moderador debe ser neutro y no expresar sus opiniones, sino sólo orientar al grupo.
El grupo elegirá en la reunión a un portavoz que llevará los resultados mediante un informe con los temas que se planteen y la descripción lo más exhaustiva posible de las acciones de mejora que se proponen para que sean implantadas, siendo este el resultado de la reunión del grupo de trabajo. Cuando los planes de acción de los primeros círculos de calidad se han aprobado se vuelve a repetir esto con nuevos temas o áreas de organización con la búsqueda de la calidad formando otros círculos de calidad. La periodicidad va a depender mucho de la empresa, su tamaño y otros factores, pero se recomienda al menos una anual.
Las propuestas, una vez analizadas, son aprobadas por la dirección, tras haberlo estudiado el responsable del área. Se debe analizar los resultados tras haber sido implantadas las acciones.
Los principales beneficios de los círculos de calidad se basan en la mejora de los problemas que se han detectado y el área funcional estudiada. Ayudan también a una mayor comunicación, integración y concienciación de las personas que forman parte de la empresa, motivando a la formación continua y los intercambios de conocimiento, entre muchas otras cosas. La empresa debe valorar esta participación y propuestas, haciéndoselo saber a los trabajadores, estudiándolas en todo caso aunque no puedan ser implantadas en algunos casos. Si no se implantan deben ofrecer una justificación a los trabajadores que haga ver que su participación es muy importante y valorada pero hay una causa mayor que impide realizar lo que piden.
Con ellas mejora la empresa, mejora el trabajo y los procesos de trabajo, y también los trabajadores se sienten más parte de la empresa.
