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10 de las principales causas de fracaso de las reuniones

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Los negocios y sus aspectos internos- Los errores mas frecuentes que pueden dar lugar a los fracasos de las reuniones. Como hacer reuniones exitosas.

Aunque podría haber muchas, ¿Cuáles son algunas de las causas de fracaso de las reuniones?

  1. No planificar la reunión, a veces la única causa de fracasar es simplemente no planificar. Un estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha indicado que el 97% se refería a la falta de planificación y preparación de las reuniones. Cabe pensar que la planificación es la primera base sobre la que se debe sostener la reunión.
  2. Organizar las reuniones con poco tiempo de antelación, lo que hace no sólo que haya poco tiempo para prepararlas sino que haya poco tiempo para convocar a ellas.
  3. No haber una razón que justifique el costo de realizar una reunión. En muchas ocasiones el costo de no hacer una reunión puede ser mucho mayor que de no hacerla, pero en otras ocasiones estas reuniones simplemente no tienen razón de ser o necesidad de ser realizadas. Si sólo se va a comunicar algo, y no se algo polémico o muy importante o que quepa lugar a discusión, existen otras formas de comunicarlo.
  4. No saber dirigir bien la reunión, no saber cómo empezar o cómo llevarla por buen puerto. Pueden surgir muchos problemas por esto, sobre todo que la reunión acabe o en silencio o en discusiones y opiniones contrarias que no se dejan hablar unas a otras.
  5. No hacer pausas cuando se requiera, sobre todo si el clima de la reunión lo requiere.
  6. Intentar comentar en la reunión lo que no se ha comentado en otras ocasiones, y no sólo para lo que estaba creada, lo que puede hacer desviar la reunión a temas menos importantes o a que lleve más tiempo del pensado.
  7. Tener más en cuenta el tiempo que la eficacia de las reuniones.
  8. Acabar en gritos, discusiones o malos modos.
  9. No dar fin a la reunión cuando ha finalizado. Una vez que finaliza la reunión finaliza, no se debe dejar a la gente junta cuando lo ha hecho, además es necesario cerrar bien la reunión.
  10. No hacer un seguimiento de los acuerdos alcanzados para ver si se implementan.

Hace tiempo, un estudio de EOI indicaba que el fracaso en las reuniones de trabajo se suele deber a varios factores que influyen en la percepción negativa que se tiene de ellas, por eso es necesario cuáles son las principales causas del fracaso, o factores determinantes, según el estudio:

  • Permitir que la reunión termine sin conclusiones (79,4%).
  • Desconocer la agenda de la reunión (70,6%).
  • La ausencia de asignaciones concretas de tareas (67,6%).
  • La ausencia de decisiones finales (64,7%).
  • Demorar en exceso el comienzo de la reunión (64,7%).
  • Imponer una agenda de temas inabordable (61,8%).
  • Postergar indefinidamente las decisiones estratégicas para centrarse en el día a día (61,8%).
  • Menospreciar las iniciativas o demandas del equipo (55,9%).
  • Utilizar las reuniones para reprender o corregir individualmente a uno de sus participantes (52,9%).
  • Convocar a una reunión para transmitir información que pudiera haberse comunicado a través de otros medios (52,9%).
  • Convocar las reuniones sin tiempo para que los participantes las preparen (50%).
  • Celebrar informalmente reuniones paralelas para tomar las auténticas decisiones de forma previa o posterior (50%).
  • Reuniones multitudinarias sin ocasión para la participación (50%).
  • Convertir las reuniones en un monólogo por parte de los superiores (47,1%).
  • Convertir las sesiones en un encuentro de barra de café (44,1%).

¿Cuál es, según tu opinión, el error más importante que se puede dar en una reunión?

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