En este sentido, es importante señalar que lo correcto es utilizar el Plan de Negocios original como una fuente de consulta constante, por lo que se hace indispensable su corrección y actualización, ya que siempre debe estar adecuado a las necesidades actuales de la empresa, y al mismo tiempo responder a las variaciones del mercado, de la economía y de los clientes. Por todo esto, en el caso de que nos encontremos planeando alguna estrategia de crecimiento para nuestra compañía, las iniciativas, los pronósticos y las tácticas que utilizaremos para alcanzar ese crecimiento deben estar planteados en el Plan de Negocios, intentando convertir este documento en una verdadera hoja de ruta para las próximas etapas de nuestra empresa. Porque en definitiva, un Plan de Negocios no sólo debe ser un documento para conseguir financiación, sino que en realidad se debe convertir en una herramienta que entre otras cosas nos permita identificar en qué posición se encuentra nuestra empresa actualmente, y en qué dirección deseamos que la misma crezca. En líneas generales, un Plan de Negocios debe estar creado sobre la base de permitirnos asegurarnos que estamos cumpliendo con los objetivos planteados, e indicarnos cuáles son las prioridades de nuestro emprendimiento para llevar a cabo una gestión eficaz. Para lograr una permanente actualización, la mayoría de las grandes empresas suelen llevar a cabo una regular planificación de los negocios, en la que participan los principales actores de la organización, y de esta forma logran mantener el Plan al día. Por supuesto que esto también funciona para las pequeñas y medianas empresas, ya que en este caso también se puede llegar a producir un crecimiento, el cual debe ser controlado para que no sobrepase los recursos existentes que posee la empresa para afrontar el cambio. Lo cierto es que si frecuentemente evaluamos el desempeño de nuestra empresa y lo comparamos con los objetivos planteados en el Plan de Negocios, esto sin dudas nos permitirá cumplir con los objetivos de crecimiento, renegociar las financiaciones, y asimismo renovar el compromiso con los empleados, los clientes y los proveedores.
El momento exacto de redefinir el Plan de Negocio
Llega un momento en la vida de toda empresa en que es inevitable el crecimiento, porque lo cierto es que en los negocios el estancamiento puede llegar a repercutir seriamente en las ganancias e ingresos de la organización. En el caso que vislumbremos que nuestra empresa se encuentra atravesando una etapa de crecimiento, algo que se hace evidente cuando por ejemplo notamos mayor demanda de productos, o bien cuando se incorporan a su estructura diversas divisiones que responden a metas y objetivos individuales, entonces ese es el momento exacto en el cual nuestra compañía requerirá de un nuevo Plan de Negocios más sofisticado. Entre otras cosas, el nuevo Plan de Negocios debe ser elaborado en base a lo previsto para los próximos 12 meses y debe incluir lo siguiente:
- Nuevos objetivos de marketing: Que incluyan la cantidad aproximada de cuántos nuevos clientes deseamos ganar y el tamaño previsto de la base de clientes cuando finalice el período establecido.
- Información operacional: Datos acerca de instalaciones y equipos a incorporar, proveedores y demás.
- Información financiera: Se deben incluir las previsiones de pérdidas y ganancias.
- Resumen de los objetivos de la empresa: Se deben incluir las metas y fechas límite establecidas para alcanzar dichos objetivos.
En el caso de que nuestra organización ya cuente con diferentes áreas o departamentos, seguramente cada una de ellas poseerá un Plan de Negocios individual. Cada uno de estos Planes de Negocios debe ser incluido también al documento principal. Es cierto que esta puede llegar a convertirse en una tarea compleja y ardua, pero lo cierto es que se trata de un elemento vital para que cada unidad de la empresa transite un camino coherente en relación a la compañía en su conjunto, y evitar así que se generen conflictos en la estrategia general del negocio. Por supuesto que elaborar un Plan de Negocios que una todas las áreas individuales de una misma organización requiere de mucha coordinación, por lo que es conveniente que cada departamento de la empresa utilice el mismo modelo de planificación, donde se especifiquen los presupuestos y las prioridades, elementos que deben establecerse de forma tal que encajen con el presupuesto y las prioridades de la empresa. Es decir que lo más importante es que los objetivos que se fijen para cada una de las áreas de la organización sean realistas y aplicables. Por último, es importante aclarar que una vez que hayamos logrado establecer nuestro nuevo Plan de Negocio y ponerlo en práctica, siempre debemos tener presente que este documento deberá ser permanentemente monitoreado, porque en definitiva esa es la única manera de poder asegurarnos que estamos cumpliendo con los objetivos planeados.