Uno de los aspectos en los que la empresa puede ahorrar es en papelería o en material de oficina, y aunque pueda parecer una obviedad muchas personas gastan más de lo necesario en ello. Algunos tips para ahorrar en estos aspectos son:
- Imprimir sólo lo necesario. Hay cosas que no son necesario que se impriman o incluso que se pueden copiar a mano en una pequeña hoja.
- Usar hojas recicladas para uso más personal o interno, como lados en blanco, sin imprimir, fotocopias falladas, etc. También se puede utilizar papel reciclado.
- Usar clips, ya que tienen más usos que las grapas, pero si se usan las grapas comprobar que quedan bien y no usar más de las necesarias.
- Usar cartuchos compatibles, siempre que den buen resultado, ya que hay algunos genéricos que dan muy malos resultados y no merece la pena.
- Si las impresiones se pueden hacer en blanco y negro, mejor que en color.
- Si se puede cambiar las cartas por algún email u otro sistema más económico de comunicación es mejor hacerlo.
- Antes de imprimir comprobar que todo está correcto, porque sino habrá que volver a hacerlo sin necesidad.
- Implantar un procedimiento de control de impresión periódico.
- Crear un sistema de limitación de uso de impresoras.
- A veces, imprimir o hacer alguna cosa de la oficina en otra empresa puede suponer un ahorro.
- A la hora de enviar fax, si se tiene Internet con llamadas nacionales gratuitas y se envían a esos números se ahorra dinero, o con una tarifa plana de llamadas.
- Algunas cosas se pueden almacenar en el ordenador o en la nube y no es necesario tener tanta papelería, lo que permite que si se utilizan las nuevas tecnologías se gaste en los materiales de almacenamiento.
- Los programas para ahorrar y almacenar información también son interesantes.
- Existen empresas donde el material de oficina es mucho más económico, especialmente si se compra en cantidades mayores. También se puede comprar en ofertas de hipermercados o tiendas de a cien, ya que hay precios realmente más baratos que en una papelería.
- Si no existen ofertas, sólo comprar lo que sea imprescindible, y comparando en diversos sitios.
- Utilizar un sitio para almacenar el material de oficina.
- Negociar los contratos con proveedores para conseguir mejores precios.
- A veces, comprando por Internet se puede ahorrar mucho en material de oficina.
- Calcular el gasto de sellos para sólo utilizar lo que se necesita en cada carta.
- Mirar si existen ofertas especiales.
- Tener en cuenta estos gastos en la declaración de la renta, guardar todas las facturas.
- Y por supuesto, otra alternativa para algunos es alquilar una oficina equipada, aunque hay que valorar si merece la pena en cada caso concreto.