Archivo histórico Vs Archivo vivo

Archivo histórico Vs archivo vivo
Gestión Documental

Cuando escribes en un blog con más de 100.000 visitas es inevitable que alguno de los cientos de comentarios sea negativo. O esté, directamente, en contra de tu opinión. Con el nombre de esta entrada pasa justamente eso: que algunos “expertos” no comparten mi visión del asunto. “El archivo es uno, punto”.

No, no es así. Y lo sé bien, porque he visitado a muchos clientes que lo ven exactamente como yo. Y como mi orientación es 100% al usuario final, al “cliente”, si me solución se alinea con la opinión de mis clientes me vale. Y lo siento por los puristas o teóricos de la gestión documental. Mi objetivo, en este blog o en mi empresa, es resolver los problemas de los clientes y no editar un libro académico sobre la materia.

Toda esta introducción viene a cuento (o quizás era innecesaria) de esta distinción formal que me gusta hacer del archivo de una empresa, despacho o AAPP. Los veo como dos problemas distintos. Con distintas soluciones, costes, herramientas, procedimientos… vamos, que no tienen nada que ver.

Empezaré por el más evidente, el archivo “histórico”.
Se reconoce fácilmente porque suele estar lleno de polvo. Normalmente son carpetas de cartón (muchos los llaman “A-Z”), o cajas, con un nombre o etiqueta en el lomo. Habitualmente con el año al que corresponden los documentos del interior. Con frecuencia en una habitación aislada, poco accesible (en muchos despachos que utilizan pisos este archivo está en la cocina). Si la empresa lleva años trabajando, o es de un cierto volumen, este archivo suele estar en un trastero, garage o en una nave industrial a las afueras. Y si hablamos de grandes empresas o Administraciones es muy posible que lo gestione una empresa de custodia de documentos (con un coste importante, por cierto).

En definitiva, el archivo histórico lo forman documentos antiguos (con toda la subjetividad de esta palabra), expedientes ya cerrados. Documentos que no utilizo frecuentemente en mi día a día pero que tengo que conservar “por si acaso”. Por si acaso… me los pide un juez como parte de un procedimiento judicial. Por si acaso ese cliente vuelve a solicitarme un nuevo servicio y quiero consultar algún documento de un expediente de hace 5 ó 6 años. Por si acaso un paciente vuelve a un hospital con una recaída de una enfermedad que se trató aquí hace tiempo.

Ese “por si acaso” me obliga a conservar decenas de miles de expedientes que en la mayor parte de los casos jamás consultaré.

Son la “materia prima” perfecta para un proyecto de digitalización. Una gran cantidad de documentos que podré destruir (el ahorro de espacio será muy importante), que están lejos y resulta incómodo consultar (un ahorro de tiempo cuando sea necesario acudir a ellos) y unos documentos que en gran parte son copias o están ya superados por el tiempo trascurrido (lo que me permite destruirlos con tranquilidad).

Ese es el archivo histórico.

Por contra, el archivo “vivo” es el conjunto de documentos que están relacionados con los expedientes (tareas) que estoy tramitando ahora mismo. Su características es que necesito acceder a gran parte de ellos ahora, en los próximos días. No me los puedo llevar muy lejos, para no perder tiempo buscándolos. Deben ser fáciles de localizar, por cualquier dato del expediente-proyecto. Se actualizan con nuevos documentos, en papel y en formato electrónico, a diario.

El reto aquí no es el volumen de información, sino la agilidad, tanto en digitalizarlos como en incorporarlos a mi herramienta de gestión empresarial. Y todo ello sin entorpecer en exceso el trabajo diario.
Además, es una tarea difícil de subcontratar porque requiere conocer el expediente al que pertenecen. Deben hacerla las personas implicadas (abogados, pasantes, administrativos…).

Por todo ello, conseguir una “gestión sin papeles” del trabajo diario representa un reto mucho más complicado que la digitalización del archivo histórico.

Y en este reto la clave es el programa de gestión documental. Aquí importa más la facilidad y agilidad de uso que, la automatización de tareas masivas.

Dos necesidades distintas. Dos soluciones distintas.

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