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Archivo histórico Vs Archivo vivo

Archivo histórico Vs archivo vivo

Cuando escribes en un blog con más de 100.000 visitas es inevitable que alguno de los cientos de comentarios sea negativo. O esté, directamente, en contra de tu opinión. Con el nombre de esta entrada pasa justamente eso: que algunos «expertos» no comparten mi visión del asunto. «El archivo es uno, punto». No, no es así. Y lo sé bien, porque he visitado a muchos clientes que lo ven exactamente como yo. Y como mi orientación es 100% al usuario final, al «cliente», si me solución se alinea con la opinión de mis clientes me vale. Y lo siento por los puristas o teóricos de la gestión documental. Mi objetivo, en este blog o en mi empresa, es resolver los problemas de los clientes y no editar un libro académico sobre la materia. Toda esta introducción viene a cuento (o quizás era innecesaria) de esta distinción formal que me gusta hacer del archivo de una empresa, despacho o AAPP. Los veo como dos problemas distintos. Con distintas soluciones, costes, herramientas, procedimientos… vamos, que no tienen nada que ver. Empezaré por el más evidente, el archivo «histórico». Se reconoce fácilmente porque suele estar lleno de polvo. Normalmente son carpetas de cartón (muchos los llaman «A-Z»), o cajas, con un nombre o etiqueta en el lomo. Habitualmente con el año al que corresponden los documentos del interior. Con frecuencia en una habitación aislada, poco accesible (en muchos despachos que utilizan pisos este archivo está en la cocina). Si la empresa lleva años trabajando, o es de un cierto volumen, este archivo suele estar en un trastero, garage o en una nave industrial a las afueras. Y si hablamos de grandes empresas o Administraciones es muy posible que lo gestione una empresa de custodia de documentos (con un coste importante, por cierto). En definitiva, el archivo histórico lo forman documentos antiguos (con toda la subjetividad de esta palabra), expedientes ya cerrados. Documentos que no utilizo frecuentemente en mi día a día pero que tengo que conservar «por si acaso». Por si acaso… me los pide un juez como parte de un procedimiento judicial. Por si acaso ese cliente vuelve a solicitarme un nuevo servicio y quiero consultar algún documento de un expediente de hace 5 ó 6 años. Por si acaso un paciente vuelve a un hospital con una recaída de una enfermedad que se trató aquí hace tiempo. Ese «por si acaso» me obliga a conservar decenas de miles de expedientes que en la mayor parte de los casos jamás consultaré. Son la «materia prima» perfecta para un proyecto de digitalización. Una gran cantidad de documentos que podré destruir (el ahorro de espacio será muy importante), que están lejos y resulta incómodo consultar (un ahorro de tiempo cuando sea necesario acudir a ellos) y unos documentos que en gran parte son copias o están ya superados por el tiempo trascurrido (lo que me permite destruirlos con tranquilidad). Ese es el archivo histórico. Por contra, el archivo «vivo» es el conjunto de documentos que están relacionados con los expedientes (tareas) que estoy tramitando ahora mismo. Su características es que necesito acceder a gran parte de ellos ahora, en los próximos días. No me los puedo llevar muy lejos, para no perder tiempo buscándolos. Deben ser fáciles de localizar, por cualquier dato del expediente-proyecto. Se actualizan con nuevos documentos, en papel y en formato electrónico, a diario. El reto aquí no es el volumen de información, sino la agilidad, tanto en digitalizarlos como en incorporarlos a mi herramienta de gestión empresarial. Y todo ello sin entorpecer en exceso el trabajo diario. Además, es una tarea difícil de subcontratar porque requiere conocer el expediente al que pertenecen. Deben hacerla las personas implicadas (abogados, pasantes, administrativos…). Por todo ello, conseguir una «gestión sin papeles» del trabajo diario representa un reto mucho más complicado que la digitalización del archivo histórico. Y en este reto la clave es el programa de gestión documental. Aquí importa más la facilidad y agilidad de uso que, la automatización de tareas masivas. Dos necesidades distintas. Dos soluciones distintas.

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Comentarios (4)

¿Para qué digitalizar la documentación de un «Archivo Histórico» que reconoces no usar? Si reconoces un uso bajo, es que no tienes ni idea de para que te va a servir. Entonces, ¿para qué digitalizar algo que no sabrás utilizar? Además, lo tendrás de base desorganizado. Vas a digitalizar y ordenar a continuación? Ahórrate el trabajo y el dinero. Mantenlo tal cual, y como mÁ­nimo sácale el polvo: es una cuestión higiénica.

Por otra parte, ¿crees ciertamente que un gestor documental, el programario, te va a solucionar la automatización de tareas masivas? Entonces es que no tienes ni idea de para que sirve un gestor documental, que lo que menos hace es precisamente eso, automatizar tareas masivas. Lo hará como mÁ­nimo un ERP o BPM.

El problema no subyace en si existe la distinción entre Archivo Histórico y Archivo «vivo», sino en demostar la capacidad para reutilizar la información de los documentos que gestiones en las distintas fase de su ciclo de vida. Precisáis de formación.

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No hay que caer en las trampas de la ambigÁ¼edad del lenguaje. Cuando defino «archivo histórico» lo distingo del «vivo» porque se consulta poco, son expedientes cerrados, al menos temporalmente, y no necesito «tenerlo a mano». Pero en ningún caso eso significa que no lo vaya a consultar. Precisamente esa necesidad es la que me obliga a mantenerlo, a no destruirlo. Sé que al menos la mitad de esos documentos, si no el 90%, jamás los consultaré. El problema es que no sé cuáles. Obviamente los que sé con certeza que no los voy a consultar deberÁ­a destruirlos. Pero, «por si acaso» debo conservar todos. Y ahÁ­ es donde un archivo digital es mucho más adecuado que uno fÁ­sico: no ocupa espacio y los puedo localizar fácil y rápidamente.
En cuanto a tu segunda cuestión, evidentemente sÁ­ sé lo que es un gestor documental. No solo he diseñado y utilizo uno, que además es muy apreciado por mis clientes que pagan por usarlo, sino que he visto muchos otros. Y conozco productos muy interesantes para el procesamiento masivo de documentos. Uno de mis socios, colaborador en el diseño del programa de gestión, se ha pasado los últimos 20 años de su vida haciéndo justamente esta tarea. Quizás, de nuevo, no entiendes por «masivo» lo mismo que yo.
Respecto a tu último párrafo, una aclaración importante: en este post el problema es la distinción entre los archivos históricos y vivos. Ese es el tÁ­tulo y la temática. No puedo resolver todas las cuestiones de la gestión documental de una vez.
La última frase está fuera de lugar. No escribo para demostrar lo que sé sino para resolver dudas y ayudar a decidirse a usuarios «normales».

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Joan escribe un muy buen blog sobre estos temas… se puede aprender bastante de lo que dice.

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Sin duda merece una visita.
Creo que una buena discusión enriquece a todos. Bienvenida la propiciada por Joan.

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