O cómo elegir el modelo más adecuado para mi «sistema de gestión documental». Una definición informal de «arquitectura de sistemas» es la forma en la que conectamos nuestros dispositivos «físicos», que en el caso de la gestión documental son principalmente el servidor (en el que se guardan todos los documentos), los ordenadores desde los que consultamos estos documentos o añadimos nuevos y los escáneres con los que digitalizamos los documentos en papel. Hay otros «componentes» menos importantes como pueden ser dispositivos móviles de acceso (iPad u otras tabletas y smartphones o similares) y los demás equipos necesarios en una instalación, como los routers (de acceso a Internet), conmutadores (para conectar los equipos en la red local), impresoras… Desde el punto de vista de la «arquitectura» o forma de conectarlos, la decisión es sobre todo del servidor y los ordenadores «cliente», los puestos de trabajo (fijos o móviles) de los usuarios. Últimamente parece que no hay otra opción que no sea «la nube», el Cloud Computing. En este modelo, los datos se alojan en un servidor «remoto» en el centro de proceso de datos de la empresa proveedora y los puestos de trabajo pueden estar en cualquier sitio… con una conexión a Internet. Hay una separación completa entre los datos (servidor) y los clientes (dispositivos con acceso a Internet). Formalmente es un modelo muy atractivo, sencillo de instalar, sin mantenimiento, escalable… Tiene todas las ventajas que repiten machanonamente sus defensores. Pero tiene un gran inconveniente: la dependencia total de la conexión a Internet. No solo dependo de que funcione mi conexión para acceder a los datos sino que dependo de su velocidad. El conocido «ancho de banda», o velocidad de acceso, se convierte en una cuestión decisiva, especialmente en gestión documental en la que el tamaño de los archivos que «viajan» por la Red puede ser bastante importante. No estamos hablando de unos pocos Kilobytes con los datos de una factura o cliente. Son ficheros, PDF, Word, Excel… que pueden tener fácilmente 1 ó 2 MB de tamaño. Y esto puede ser un gran problema. Por tanto, el modelo «Cloud» es una opción, pero ni mucho menos es la única a considerar, aunque viendo la publicidad de las revistas especializadas es fácil pensar que no hay otra. En realidad hay muchas otras «arquitecturas» tan válidas o más como el «cloud» y conviene conocerlas para elegir la más adecuada a «mis» necesidades, que no tienen por qué coincidir con las de la empresa de al lado. De hecho, mi opinión personal es que una «arquitectura mixta» suele ser la mejor solución: utilizar lo mejor de cada «modelo» y configurar mis equipos de la mejor forma posible, sin entrar en discusiones sobre cómo se llama mi configuración, una discusión que preocupa a algunos profesionales pero no a los usuarios. En el siguiente post comentaré estas otras alternativas.