Una vez que conocemos todas las opciones posibles (si no lo has hecho ya, lee ahora los post I y II sobre «arquitectura de sistemas») es el momento de elegir el más adecuado para MI situación particular. Mi empresa, mi despacho de abogados, mi departamento de un Ayuntamiento, mi hospital con 200 médicos y enfermeras. Cada situación es diferente, aunque se repiten casos similares. Sin ánimo de ser exhaustivo, me gustaría plantearme algunos muy representativos. 1.- Despacho de abogados, gestoría, pequeña empresa o departamento de una Administración Pública. Con 4 ó 5 usuarios (o incluso un par de docenas), un archivo de unas decenas de miles de documentos y un acceso siempre «local», desde los 5 ordenadores que están conectados en red en la misma oficina «física», en un pequeño piso o local: – Sin duda la mejor opción es una arquitectura «cliente-servidor», con un ordenador-servidor en el que residen todos los documentos y 4 ó 5 ordenadores que ejecutan un software de gestión documental sencillo, ágil y con las funcionalidades adecuadas para una empresa de este tipo. 2.- Una empresa o despacho como el anterior pero que necesita acceso «desde el exterior» al archivo. Por ejemplo, un comercial que quiere consultar algún documento desde el despacho de un cliente, un abogado que antes de entrar en la sala de un juicio tiene que revisar un documento que olvidó llevar en papel: – Arquitectura cliente-servidor + acceso remoto desde dispositivos móviles. 3.- Una empresa o despacho de un tamaño mayor, con quizás 50 a 200 usuarios que necesitan consultar documentos ocasionalmente, más un departamento de administración que digitaliza el archivo y genera mucha documentación que consulta con frecuencia: – Arquitectura mixta cliente-servidor + clientes Web. Y si necesita acceso desde el «exterior», con una conexión remota. 4.- Necesidad de movilidad por encima de todo y/o flexibilidad en la instalación, facilidad de crecimiento, despreocupación por la infraestructura tecnológica: – Cloud computing.