Es necesario mirar los negocios desde fuera y para ello están las auditorías externas. Cada vez hay más empresas que se someten a auditorías externas precisamente porque cada vez hay más certificaciones que se pueden obtener y que avalan el buen hacer de la empresa. No obstante también es posible la contratación de un auditor externo para llevar un control de aspectos que no necesitan certificados, especialmente las cuentas. En este artículo veremos qué son las auditorías externas, cuál es el papel de un auditor externo y algunos tipos de auditorías externas.
¿Qué Necesitas?
Definición de auditoría externa
Como siempre comenzamos el artículo con una definición. En este caso nos ha parecido muy acertada la definición que se encuentra en la página web Gestión y Administración:
La auditoría externa es un examen crítico y sistemático, el cual se encuentra debidamente detallado, que se le realiza a un sistema de información empleado por cualquier tipo de empresa.
Las personas encargadas de llevar a cabo auditorías externas son los auditores externos, que son profesionales que no tienen ningún tipo de relación con la empresa a la que auditan. La gran mayoría de las empresas tienen en sus acciones la realización de auditorías internas, que normalmente se realizan antes que las externas. Lo ideal en estos casos es que el resultado obtenido en la auditoría interna coincida con el de la auditoría externa. A continuación veremos dos tipos de autorías externas bastante frecuentes: la de calidad y la de estados financieros.
Auditorías externas de calidad
La auditoría externa de calidad se realiza por una empresa externa, independiente y autorizada con la finalidad de que la empresa auditada obtenga un certificado de sistema de gestión de calidad. Cada vez son más las empresas que recurren a estas certificaciones ya que obtenerlas aumenta la confianza que dan a clientes reales y potenciales. Además, estos certificados de calidad pueden ser requisito indispensable para ciertos servicios que quiera ofrecer la compañía. Las normas que hay que cumplir para tener un sistema de gestión de calidad certificado son las de la familia ISO. En concreto la norma ISO 9001 es la que define lo que tiene que ser una auditoría externa de calidad. Por tanto, la norma ISO 9001 nos dice que una autoría de calidad es un proceso sistemático, independiente y documentado que tiene el objetivo de comprobar que la empresa auditada cumple los requisitos necesario para obtener un certificado de calidad. Cuando una empresa quiere un certificado de calidad tiene que cumplir una serie de requisitos que previamente conoce. Una vez que está preparada, se llama a la empresa auditora externa para que compruebe y se obtenga o no el certificado. Cuando una empresa tiene una certificación de calidad tiene que seguir renovándola y para eso las auditorías externas suelen ser anuales. La ISO 19011:2011 trata sobre las directrices de los sistemas de gestión de calidad y se publicó para facilitar las auditorías.
Auditoria externa de estados financieros
La auditoría externa de estados financieros es la revisión y verificación de cuentas anuales por parte de una persona cualificada e independiente con el objeto de realizar un informe que sirva a terceros. Estos terceros son personas interesadas en tener una información basica y fiable sobre la situación de la empresa auditada. Los interesados en conocer el estado financiero de la empresa pueden ser proveedores, bancos, accionistas, clientes o empleados. La ley 19/1988 establece la obligación de auditar las cuentas de las organizaciones que tengan unas determinadas características. Para el resto no es obligatoria la auditoría de los estados financieros. Según la ley anterior, solo pueden auditar cuentas las personas físicas y jurídicas inscritas en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas. Al final de la autoría se emite un informe que contiene lo siguiente:
- Persona que encargó el trabajo.
- Identificación de la entidad auditada.
- Normas de auditoría de cuentas aplicadas.
- Identificación de las cuentas que se auditan.
- Incidencias aparecidas en el curso del trabajo.
- Firma del auditor.
También se incluirán informes que reflejarán el acuerdo o desacuerdo del auditor con la información contable de la empresa. Las opiniones del auditor son 4 posibles: favorable, con salvedades, desfavorable o denegada. La última significa que el auditor no ha podido construir una opinión con la información que le ha proporcionado la empresa.
El papel del auditor externo en la auditoría de cuentas
Un auditor externo no tiene ningún sesgo en el estudio de las finanzas de una empresa que se está auditando y por lo tanto podrá proporcionar una evaluación independiente e imparcial de las cuentas de dicha compañía. Los auditores externos también revisan los procedimientos de información y de tecnología de la compañía para evaluar los procesos internos en general. Asimismo, el auditor debe examinar todas las cuestiones planteadas por las autoridades reguladoras. Si el auditor externo tiene alguna relación con la empresa o sus empleados, deberá revelar esta situación en su informe final. Los auditores externos ahondan en las profundidades de los estados financieros de la entidad en busca de errores en los cálculos y en busca de problemas o gastos superfluos. En muchos casos, es el auditor externo quien encuentra alguna malversación de gastos y recursos de una empresa. También es posible que puedan encontrar situaciones anómalas como robos o desfalcos a la compañía. Las auditorías externas se realizan anualmente en las empresas, para garantizar el cumplimiento de las leyes y compromisos con el gobierno local. La auditoría da una mirada a fondo en las finanzas de la empresa y sus resultados pueden ser utilizados por otras instituciones, tales como entidades financieras, entidades fiscalizadoras del gobierno y los accionistas de la empresa en su asamblea anual. El documento final del informe del auditor externo, examina la estabilidad financiera global de la empresa, los gastos, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el uso de la tecnología en los procesos de la empresa, para dar una visión global de la posición de la compañía en el mercado. Otro de los objetivos que se busca al realizar las auditorias externas es verificar la legalidad de los estados financieros, los reportes económicos de la compañía y su crecimiento o decrecimiento económico y financiero. Las auditorías externas se realizan después de que la auditoría interna de fin de año se ha llevado a cabo por los entes de control de la propia compañía y los auditores internos. Las diferencias en la auditoría interna y externa deben ser igual a cero, a menos que se hubiesen producido cambios. Si se han producido cambios, la empresa debe revelar por qué se hicieron los cambios y por quién fueron realizados, y además proporcionar una prueba válida del motivo de la modificación. En caso de que la empresa no pueda justificar alguna diferencia entre los resultados de la auditoria interna y la auditoria externa, el auditor externo deberá alertar sobre dichas diferencias.
¿Es tu empresa una habitual receptora de auditorías externas?
En este artículo hemos hablado de las auditorías más conocidas, que son las de sistemas financieros y calidad. Pero hay muchas más, como por ejemplo las de medio ambiente. ¿Nos cuentas tu experiencia con las auditorías externas? ¿Te parecen muy estresantes las semanas previas? Esperamos tu comentario y ya de paso puedes darnos algunos consejos que ayuden a preparar y superar las auditorías externas.