¿Qué Necesitas?
¿Qué es el ciclo de deming o ciclo de mejora continua?
Si vas a su página en la Wikipedia, verás que se define de la siguiente manera:
El ciclo de Deming, también conocido como círculo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua, es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart.
Debe su nombre al estadístico estadounidense William Edwards Deming, que fue quien lo ideo, y se trata de un sistema que se utiliza en muchas empresas para conseguir mejoras en el ámbito que se desee. Para ser más concretos, está compuesto por una serie de actuaciones que se realizan a lo largo del ciclo de vida de un producto con la idea de que cada vez sea mejor:
- Planear.
- Hacer.
- Comprobar.
- Actuar.
Esos cuatro pasos que repiten en ciclos y, con cada una de esas repeticiones, el proceso es evaluado para ver si se pueden mejorar de alguna manera. En resumen, se trata de un sistema cuyo objetivo es que tus productos o servicios sean mejores cada día y así, tener clientes más satisfechos (y por tanto, más fieles).
La metodología del ciclo de deming
Una vez que ya conoces la teoría, es hora de ponerte manos a la obra y mejorar la calidad de tu negocio gracias al ciclo de mejora continua. Y para ello, esto es lo que debes hacer en cada uno de los 4 pasos.
1. Planificar (Plan)
Para que algo salga bien, no se puede hacer a lo loco. Por eso, el primer paso no podía ser otro que este pero… ¿qué hay que planificar exactamente? Algo muy sencillo: el objetivo. Debes tener claro qué es lo que quieres porque si no es así, ¿cómo vas a saber qué pasos tienes que dar? Algunos ejemplos de metas que puedes marcarte son:
- Aumentar tu margen de beneficio (aquí tienes un post en el que hablamos de este tema).
- Mejorar algún aspecto de tu producto o servicio.
- Cambiar algo en tu cadena de suministro (de la que hablamos aquí).
- Corregir un error.
- Cualquier otra que te marques…
El tema está en que es muy importante que tengas claro tu objetivo, pero este paso no termina aquí. En este momento también tienes que definir cómo realizarás el seguimiento del proceso (para comprobar si estás cerca o no de lograr lo que te has propuesto) y por último, escoger las herramientas que te permitirán alcanzarlo. «Pero… ¡yo no sé en qué puedo mejorar mi producto!». ¡Pues vaya suerte! Tienes el producto perfecto y no lo sabías. 😉 Bromas a parte, si te encuentras en esta situación, tienes varias opciones como:
- Observa tu competencia: fíjate en ellos y toma nota de todo lo que hagan mejor que tú.
- Nuevas tecnologías: en este tiempo, la tecnología brinda nuevas opciones casi cada día.
- Fíjate en otros sectores: aunque no tengan nada que ver con tu actividad, pueden darte ideas para tu negocio.
El truco está en pensar «fuera de la caja».
2. Hacer (Do).
Imagínate que has planeado un viaje en coche para llegar a un lugar determinado a una hora concreta. Sabes cuándo tienes que salir, la carretera que debes tomar… Lo tienes todo controlado pero, si no sales, de nada sirve, ¿verdad? Pues aquí pasa lo mismo. Como te decíamos, el paso anterior es muy importante y debes tomarte un tiempo para hacerlo bien pero, si no te pones a ello, se quedará solo en teoría. Entendemos que hay gente a la que le cuesta cambiar algo por el miedo a que empeore pero te aseguramos que, si planificas bien, no tiene que pasar nada malo. Aún así, si no lo tienes muy claro (y el producto o servicio lo permite) puedes realizar una pequeña prueba antes de cambiar todo el proceso. Eso sí, debe ser lo suficiente importante para poder sacar conclusiones.
3. Controlar (Check)
Si pensabas que una vez el proceso estaba iniciado, ya te podías despreocupar, sentimos decir que no es así. Siguiendo con el ejemplo del coche de antes, ahora toca comprobar que todo va según lo previsto y para ello:
- Te aseguras que has salido a la hora establecida.
- No encuentras atascos en el camino.
- Pasar por el punto de referencia que has elegido a la hora prevista para saber que vas en tiempo.
- Etc.
En definitiva, ahora toca comprobar que todo el proceso se está llevando a cabo según lo previsto y para ello, existen múltiples herramientas como:
- El diagrama de Pareto.
- KPIs.
- Check lists.
- El método Kawakita Jiro de resolución de problemas.
- Simulación de Monte Carlo para adelantarse y corregir cómo se comportará la línea de producción.
- Y muchos más.
Solo así puedes saber que vas por el camino que quieres. 😉
4. Actuar (Act)
Una vez que se hayan alcanzado los objetivos marcados (o haya pasado el tiempo que habías dado de margen) llega el momento de revisar todo el proceso, ver qué se puede mejorar y ponerlo en práctica de forma definitiva. En caso de que tu empresa sea lo suficiente grande, cuente con distintas áreas y hayas aplicado el ciclo de vida de Deming solo a una, puedes extender todos los conocimientos y metodologías que has aprendido al resto. Y por supuesto si, como te hemos contado antes, lo que has hecho ha sido un prueba, este es el momento de evaluar y decidir si se lleva a cabo de forma general o si se desecha. Aunque este último punto sería mejor sustituirlo por inverstigar qué ha fallado y cómo corregirlo. «¿Y con esto ya termina el ciclo de la mejora continua?» En teoría sí… Pero en la práctica no. ¿A qué nos referimos? A que ya no hay más pasos que dar pero, si recuerdas la definición que hacemos más arriba, se trata de una técnica que se repite una y otra vez. Por eso, aunque esta sea la última etapa, no significa que sea el final. No quiere decir que, conforme acabes este paso, en seguida tengas que ponerte otra vez con el primero. No pasa nada si dejas un tiempo antes de volver a empezar, lo importante es que en cada ciclo, seas capaz de mejorarlo.
Ejemplo del ciclo PDCA de deming para la mejora continua
Nada ayuda a comprender un nuevo concepto que un ejemplo. Y si es uno real, todavía mejor. A continuación, te contamos cómo Coca-Cola aplicó el ciclo de mejora continua en una de sus plantas que empezó a dar número rojos. ¿El motivo? Muchos de sus refrescos, una vez estaban embalados y apilados en pales, se derrumbaban y se perdía mucho producto. Esto fue lo que hicieron:
- Planear: empezaron a recoger todos los datos que podían para comprobar que no existía ningún error durante el proceso. Investigaron todo hasta que se dio con el problema: cada encargado de poner el plástico para sujetar las cajas aplicaba la presión que creía suficiente.
- Hacer: sabiendo eso, se decidió cual era la presión que se debía usar y se comprobaba cada hora que seguía siendo suficiente para sujetar las cajas.
- Controlar: cada día, median y comprobaban los datos obtenidos con los anteriores e informaban a los superiores. Por supuesto, los últimos eran mejores.
- Actuar: al comprobar que el error se había solucionado y la planta volvía a dar beneficios, se aplicaron de forma definitiva los cambios.
Y así fue como Coca-Cola solventó un problema gracias al ciclo de Shewhart Deming.
El ciclo de deming o mejora continua, una técnica que debes aplicar sí o sí
¿Tienes algo que añadir sobre este tema? ¿Te ha quedado alguna duda? ¿Lo has aplicado antes en tu negocio? ¿Vas a hacerlo después de leer el post? Sea lo que sea que quieras contarnos, tienes los comentarios justo debajo para hacerlo. ¡Te esperamos en ellos!