Pocos de los que trabajan con gran cantidad de documentación, podrán dudar de lo imprescindible que resulta una base de datos correctamente organizada, eficiente y de ágil utilización. Por este mismo carácter imprescindible de una base de datos adecuada para incontables trabajos administrativos y de registro, nos proponemos destacar cinco claves fundamentales para organizarla de manera eficiente: 1) Mantener una base de datos limpia: esto quiere decir que tenemos que tener claro qué tipo de información registramos en esa base de datos. Si decidimos registrar un balance contable, es preciso que se indique que se trata del mismo. Debemos evitar abreviaturas y formas extrañas para nombrar el contenido de las informaciones y archivos. 2) Usar patrones: aunque parezca una obviedad, es importante que nos aseguremos de que los números de teléfonos tengan el prefijo de área, que a los correos electrónicos no les falte el arroba etc. Este tipo de detalles de los datos deben registrarse con atención desde su misma toma. Encontrarnos con datos erróneos o incompletos cuando los necesitamos con rapidez termina siendo una fuente de estrés y pérdida de tiempo. 3) Actualización constante: resulta fundamental que una base de datos no quede desactualizada, ya que esto equivale a su inutilidad. Cuando administramos bases de datos de clientes, no actualizar sus datos puede significar perder a dicho cliente. Esto implica un costo para la empresa. Si encaramos un programa de publicidad, comunicación o información acerca de nuevos servicios y promociones, basándonos en una base de datos desactualizada, es posible que un 25 o 30% de la información enviada se pierda, por supuesto, con el consiguiente porcentaje de presupuesto desperdiciado. 4) Establecer un control de las fuentes al modificar datos: como vimos en el punto anterior, no sólo es vital la actualización de los datos, por ejemplo, de nuestros clientes, sino también, el hecho de chequear las fuentes cuando lo datos son modificados o actualizados. No podemos guiarnos por la tarjeta personal de un empleado o vendedor de la empresa con la cual comerciamos; seguramente estos no sean los datos reales de nuestro cliente. Cuando se actualiza una base de datos es conveniente diferenciar entre datos de representantes de la empresa a la cual le vendemos o prestamos servicios, de los datos fiscales de esta compañía. 5) Llevar mediciones: en concordancia con todo lo anterior, es necesario medir qué tan seguido actualizamos nuestra base de datos, qué cantidad de problemas de contacto tenemos, y en definitiva, cuántos problemas relacionados con los datos debemos resolver en un determinado período de tiempo. No podemos perder de vista que no administrar adecuadamente nuestra base de datos, siempre repercutirá en nuestras operaciones y volúmenes de negocio.