Claves para convertir tu webinar en un éxito

Se conoce como webinar pero también puede llamarse videoconference, conference call o live stream y consiste en impartir un curso, charla, seminario o taller de manera online. En realidad se trata de un poderoso instrumento a disposición de empresas y profesionales, ya que permite llegar a un gran volumen de audiencia sin límites geográficos y de espacio, como sucede en las aulas tradicionales. Lo único que se necesita es una herramienta técnicamente eficiente, que cubra todas las necesidades que se presenten antes, durante y después del webinar, ya que una vez realizado, puede aprovecharse la grabación de la videoconferencia para enviársela a partners, clientes potenciales u otros grupos de interés. Los webinars son cada vez más utilizados por organizaciones y empresas, con diversos fines. Por eso, es habitual que las personas reciban en el mismo mes varias invitaciones a distintas videoconferencias, algo muy a tener en cuenta en los tiempos que corren ya que el tiempo libre, en la era de Internet y el social media, cada vez es más limitado para los usuarios. Por eso, para garantizar el éxito de asistencia a un webinar, conviene seguir algunas recomendaciones.

Seleccionar la audiencia a la que dirigirse

A la hora de planificar un webinar las posibilidades son prácticamente ilimitadas. ¿Se trata de una formación interna dentro de una empresa u organización? ¿Se quiere iniciar un seminario online para captar clientes? ¿O es una conferencia formativa impartida en el marco de un curso, seminario o máster? Para algunas universidades, los webinar son una gran oportunidad para atraer estudiantes de distintos países ¡Incluso de otros continentes! En cualquiera de estos casos, es importante tener claro a qué audiencia dirigirse para poder enfocar la charla en función de las necesidades, conocimientos, e intereses del colectivo al que va dirigido. Y es que, por ejemplo, no es lo mismo hablar de lanzar campañas de emailing a un colectivo de estudiantes que está aprendiendo los fundamentos del marketing, que a un grupo de profesionales de una consultora de comunicación, que lo que esperan son consejos avanzados.

Elegir un tema que ‘conecte’ con las necesidades de los asistentes al webinar

La actualidad y conveniencia del tema es importante para captar la atención de los asistentes potenciales al webinar. Por regla general, cuanto más novedoso y de actualidad, más posibilidades de que despierte interés y que las personas decidan unirse a la conferencia, seminario o charla online. Esta recomendación también es válida para las reuniones online de empresas. Aunque pueda parecer que en estos casos los asistentes sentirán una mayor obligación de acudir, lo cierto es que estos pueden pretextar que necesitan ocuparse de otras tareas si consideran que el asunto a tratar en la reunión no es prioritario para el desempeño de sus labores profesionales.

Establecer una fecha y hora adecuada es fundamental

Aunque la asistencia al webinar sea virtual, conviene asegurarse de que la fecha y la hora a la que se ha programado es accesible para la mayoría de los invitados a la misma. Si se trata de profesionales, habrá más posibilidades de éxito si se programa en un día laborable, a una hora que no coincida con los principales picos de trabajo de una jornada laboral, o cuando los plazos de entrega están próximos.

Eliminar cualquier barrera tecnológica

Hay que tener en cuenta que asistir o no al webinar depende de un simple ‘clic’ de ordenador. Por tanto, es necesario utilizar una herramienta tecnológica que haga lo más accesible posible la asistencia a la charla, curso, seminario o reunión online. Si las dificultades técnicas son constantes, es muy probable que los invitados desistan de tratar de conectarse una y otra vez.

Estructurar el discurso de manera adecuada

Imaginemos que el webinar es un éxito de asistencia y cuenta con una herramienta técnica que la hace más accesible. En este punto, mantener a la audiencia ‘enganchada’ dependerá de la habilidad de quien imparte la videoconferencia para estructurar el discurso y hacer que la sesión transcurra de la manera más amena posible. ¡No hay que olvidar que los asistentes están solo a un golpe de clic de marcharse del webinar!

¿Ha terminado el webinar? ¡Reenvíalo!

Imagina que la sesión ha terminado y que todo ha transcurrido de manera satisfactoria. La ventaja de los webinars es que, con la herramienta adecuada, permanecen grabados y se pueden reenviar. ¿Ha habido asistentes que finalmente no han podido conectarse? ¿En el futuro podría interesar a socios o clientes potenciales? La buena noticia es que se pueden hacer llegar el seminario a estas personas por correo electrónico.