Para saber cómo eleborar un presupuesto hay que plantearse cuáles serán los gastos y beneficios que se van a plantear, calcular vías de ahorro y tener en cuenta las fuentes de financiación y planes operacionales. Es una estimación sobre las necesidades y beneficios que se pueden tener. Existen dos tipos de presupuestos: los que realizan las empresas para estimar sus costos futuros y los que solicitan los clientes para saber cuánto dinero les costará que un profesional realice un determinado trabajo. En este artículo veremos ambos casos.
¿Qué Necesitas?
Cómo elaborar un presupuesto en cualquier organización
No es tan fácil elaborar un presupuesto, ya que hay que tener en cuenta muchas cosas y no se debe olvidar ninguna, una mala planificación de los presupuestos puede dar lugar a consecuencias indeseables. El presupuesto indica:
- Cuánto dinero se necesita.
- Las consecuencias de la planificación de actividades, replanteando los planes de acción.
- Cuándo se necesitará dinero para las actividades.
- Es una base de la contabilidad y transparencia financiera.
Hay que conocer los costos del proyecto, tanto costos fijos, como por utilización como de los recursos de la empresa. Lo primero que se debe hacer es el análisis del flujo de caja, teniendo en cuenta los ingresos, cuándo se reciben y salen, las obligaciones financieras y los gastos variables y regulares. Se debe decidir también cuándo hay que hacer frente a las obligaciones de la empresa. Se debe reunir toda la información necesaria de los ingresos y gastos principalmente del año anterior pero haciendo un cálculo realista. Se debe además hacer una reflexión sobre los gastos hechos en el año anterior, si se podría haber gastado menos o conseguido mejores resultados, y qué se puede hacer para evitar eso. Un presupuesto debe comprender los planes, valores y estrategia de la empresa, comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos por parte de la empresa y el significado de la rentabilidad y el coste-eficiente. También es bueno que, aunque una persona realice el presupuesto, sea comentado y aprobado por el resto. 
Las fases de la elaboración de presupuestos empresariales
Para hacer un presupuesto se debe tener en cuenta:
- Una lista de los ingresos mensuales.
- Una lista de los gastos fijos cada mes.
- Una lista de los gastos que varían cada mes.
- Definir el flujo de caja.
- Un cálculo de la diferencia entre gastos e ingresos.
Para elaborar un presupuesto hay que:
- Preparar el material necesario, una hoja en Excel o lápiz y papel con gastos regulares y que se necesitarían.
- Clasificar los gastos para ver en qué se va a gastar.
- Calcular variantes importantes (como cambios de moneda u otros).
- Hay que definir muy bien las prioridades.
- Se tiene que tener en cuenta un fondo de emergencias, para cubrir imprevistos.
- Hay que programar una revisión del presupuesto cada x meses.
- Si es necesario, se debe contactar con un asesor que revise y optimice el presupuesto.
Los tres pasos básicos de la elaboración del presupuesto y estrategia empresarial por medio del presupuesto son la planeación, la coordinación y el control. Es necesaria una buena planificación de los presupuestos de la empresa para obtener los mejores resultados y buscar nuevas formas de obtener beneficios para la empresa, como también es necesaria un buen seguimiento de este presupuesto para optimizarlo. A la hora de elaborar el presupuesto hay que pensar en dos cosas claves: optimizar el presupuesto y conseguir los mejores resultados con este presupuesto.
Cómo hacer un presupuesto familiar
Todas las consideraciones anteriores son la base para algo muy necesario pero que no muchos hacen, como los presupuestos familiares. Si quieres saber cómo hacer un presupuesto familiar, deberás dividir tus gastos en varias categorías. Mencionamos la posibilidad siguiente como ejemplo:
- Alimentación.
- Gastos generales del hogar.
- Salud.
- Ocio.
- Transporte.
- Deudas: aquí entrarán gastos como las hipotecas.
- Gastos irregulares: consideramos pagos que se hacen una vez al año, como el seguro del coche.
- Ahorro: se trata de la estimación de la cantidad mensual que se ahorrará.
- Otros gastos.
Pasamos a continuación al tipo de presupuesto, que es aquel que pedimos a un profesional.
Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales
Si ofreces servicios y te piden presupuesto debes saber cuáles son tus costos. Realmente un profesional factura horas de trabajo aunque al cliente no le facture por hora. Por tanto lo primero que hay que determinar es cuánto cuesta tu hora de trabajo. Para ello tu referencia será el dinero que quieres ganar al mes o al año. En todo caso, tienes que tener en cuenta los gastos de tu negocio como seguridad social, seguros del negocio, luz, gas, teléfono y todo lo necesario. También debes ser competitivo. Para eso es bueno que veas los sueldos de las personas de tu profesión teniendo en cuenta su experiencia. Una persona con poca experiencia debe comenzar por sueldos un poco más bajos. Además de lo que acabamos de mencionar, debes contar las horas facturables que tienes en una semana promedio. Si hasta ahora no sabes esta cifra, lleva un calendario y anota el tiempo que dedicas a cualquier actividad relacionada con tu proyecto. Así en un par de meses tendrás una idea clara de cómo administras tu tiempo. Vamos a ver ahora cómo hacer un presupuesto de un proyecto. Para ello tomaremos algunos ejemplos, como son las reformas, obras, jardinería y pintura.
1. Cómo hacer un presupuesto de pintura
Para calcular este presupuesto hay que tener en cuenta la cantidad de material y es mejor estimar cantidad de más. Los materiales serán:
- Pintura.
- Compresor.
- Cinta de pintor.
- Papel de lija.
- Disolventes.
- Otros materiales.
Otro punto es calcular el tiempo de trabajo, incluyendo la puesta a punto y limpieza final. También hay que valorar los desplazamientos, el tiempo de conducción, el combustible y los gastos proporcionales en mantenimiento y seguro de automóvil. En este tipo de trabajo, los clientes suele pedir más de un presupuesto y generalmente se quedan con el de rango medio. Muchas veces se suele rechazar lo más barato pensando que los pintores recortarán gastos para asegurarse mayor rentabilidad. Además, si se calcula de más, siempre estás a tiempo de hacerle un descuento final al cliente. El presupuesto será detallado, incluyendo los tipos de pintura, número de capas de la misma y los preparatorios.
2. Cómo hacer un presupuesto de jardinería
Este tipo de trabajo es muy variable, pero vamos a ver el caso de la construcción de un jardín con zonas verdes y árboles, zona infantil y zona de paseo. Las tareas a realizar serán:
- Movimiento de tierras.
- Acondicionamiento del terreno.
- Realizar los viales.
- Realizar los bordillos.
- Red y cabezal de riego.
- Cerramientos.
- Juegos infantiles.
- Colocación del mobiliario.
- Plantación.
- Tareas después de la plantacion.
El presupuesto incluirá una descripción de todos los trabajos que se realizarán. A continuación se enumerarán los distintos trabajos y lo que cuesta cada uno, detallando también el número de metros cuadrados y el precio por metro cuadrado.
3. Cómo hacer un presupuesto de reforma en Excel
Para que veas la aplicación práctica en Excel, te mostramos un vídeo sobre un presupuesto sencillo de reforma.
4. Como hacer un presupuesto de obra de construcción con Excel
Te mostramos un vídeo largo con explicación detallada para ayudarte a empezar de cero.
¿Ya sabes cómo elaborar un presupuesto?
Saber cómo hacer un presupuesto puede marcar la diferencia entre tú y tu competencia. Si tienes experiencia en esto, déjanos un comentario con aquello que estimes más importante en la elaboración de presupuestos. Te dejamos una bibligrafía básica para que puedas profundizar en este tema.
Bibliografía básica:
- Plan General de Contabilidad 2013 (diferentes autores)
- Hacer y defender un presupuesto. Caroline Selmer
- Confeccionar y controlar presupuestos y previsiones de tesorería con Excel. Luis Muñiz
- Finanzas y presupuestos. José Tovar Jiménez