Cómo hacer un inventario y por qué es tan importante para tu empresa hacerlo correctamente

Si te preguntan qué es un inventario y tuvieras que responder ya… ¿qué dirías? Seguramente lo que otras muchas personas: una lista de objetos con cuántas unidades hay de cada uno. Desde luego, eso es una buena aproximación, pero no es exacto. Hoy en Gestion.org te enseñamos cómo puedes hacer un inventario, los distintos tipos que existen y cuál es la utilidad de cada uno. ¡Prepárate para contar!

¿Qué es un inventario?

Un inventario es el acopio de material que se usará para satisfacer la demanda necesaria. Los materiales que se cuentan en el inventario son todos los que hay en la empresa:

• Materias primas.
• Productos en proceso de fabricación.
• Productos acabados.
• Artículos en mantenimiento.

Gestionar el inventario es imprescindible en las empresas para asegurar que no se quedarán sin los artículos necesarios. Las irregularidades en este proceso nos avisan de un control incorrecto o incluso de un posible robo.

¿Cómo hacer un inventario general? Puntos a tener en cuenta

Hay diversos métodos de los que partir para hacer un inventario, por lo que tienes que elegir el que mejor funcione en tu caso.

• Si tienes poca cantidad y variedad de productos, podrías llevar un control manual.
• Si vas a llevar el inventario mediante un programa informático, en un negocio pequeño puedes rellenar un Excel. Si no, es preferible utilizar un software específico para el control de los inventarios.

Imaginemos que vas a trabajar con Excel. En las celdas de la columna izquierda anotarás los nombres de los artículos. En las celdas de la fila superior colocarás los siguientes conceptos:

• Descripción.
• Código.
• Fecha de recepción.
• Fecha de venta.
• Precio.
• Cantidad.

Cuando damos un valor a este último concepto de cantidad, hay que tener en cuenta registrar los artículos que entran y restar los que salen. Además de la organización de la tabla, te dejamos estos consejos que facilitarán tu control de inventario:

• Etiqueta cada producto, caja y contenedor para encontrarlos más fácilmente.
• Almacena los artículos iguales en un mismo lugar.
• Cuando recibas artículos de proveedores, asegúrate de que la cantidad que has recibido coincide con lo que dice el albarán de entrega.

Y lo más importante: realiza un inventario físico periódicamente. La periodicidad  la decides tú, pero generalmente suele ser mensual, trimestral o anual. Como ves, estas pautas son bastante generales y te servirán para saber cómo hacer un inventario del material de tu almacén, sea cual sea tu empresa. Ahora que tenemos estas pautas generales, veremos ejemplos de cómo hacer inventarios de tiendas, bienes y activos fijos.

¿Cómo hacer un inventario de una tienda con Excel?

El ejemplo concreto que veremos se trata de una tienda de material de papelería. Al no ser un negocio grande podemos utilizar Excel. Organizamos la hoja excel en las siguientes columnas:

• Código.
• Nombre del producto.
• Nombre del proveedor.
• Precio de compra.
• Precio de venta.
• Existencia mínima.
• Ingresos y salidas.
• Existencia actual.
• Estado.

¿Cómo se rellena e interpreta esta hoja de cálculo? La existencia mínima es el número de productos necesarios para que no haya una rotura de stock y puedas asumir un pedido de mayor envergadura que lo habitual. En la casilla de ingresos y salidas, debemos indicar el ingreso como número positivo y las salidas como número negativo. El producto que entra suma y el que sale, resta. El valor de la existencia actual se refiere a las unidades de producto que hay en el almacén. La columna de estado reflejará si hay suficientes unidades de ese producto o hay que reponerlo. Habrá que reponer si el valor de la existencia actual es igual o menor que el de la existencia mínima. Este ejemplo está explicado en el siguiente vídeo.

¿Cómo hacer un inventario en una tienda de ropa? Programas TPV

En una tienda de ropa los inventarios se pueden complicar bastante porque tenemos productos con el mismo nombre y modelo pero con diferentes tallas y colores. Estas variaciones también afectan al precio, razón por la cual un mismo producto puede llevar varios códigos. En estos casos la gestión de la tienda se hace con un sistema de Terminal de Punto de Venta (TPV). Con este sistema se organizan todas las operaciones de la tienda. Un TPV tiene tanto hardware como software. El hardware se compone de elementos como las cajas y los lectores de códigos de barras. El software lo tenemos en los ordenadores y permite, entre otras funciones, la gestión del stock y el inventario. Te mostramos aquí debajo un vídeo con un ejemplo de Terminal de Punto de Venta específico para una tienda de ropa. También existen TPVs específicamente desarrollados para otros tipos de negocios.

¿Cómo hacer un inventario de bienes?

Los inventarios no solo se hacen en las empresas. También tienen importancia para cuestiones legales. Un inventario de bienes es un documento con un listado de bienes muebles y algunas de sus características. Se hace para probar la existencia de esos bienes y certificar su estado de conservación. Cada bien mueble del inventario se acompaña de una fotografía. Dichos inventarios son habituales como paso previo al alquiler de un inmueble amueblado o al reparto de herencias. Vamos a ver cómo hacer un inventario de una casa para alquilar. Se elabora una lista con los nombres de todos bienes muebles presentes en la casa. De cada uno de los bienes se adjuntará una fotografía y se detallarán las siguientes características:

• Material.
• Dimensiones.
• Estado de conservación.
• Marca y modelo.
• Valor.
• Descripción.
• Fecha, lugar y firma.

Este inventario hay que hacerlo siempre que haya muebles en la casa.

¿Cómo hacer un inventario físico de activos fijos?

Antes de entrar en cómo hacer este  inventario tenemos que ver qué es un activo fijo. Un activo fijo son aquellos bienes que no varían durante el año fiscal, o periodo de tiempo que definamos, y además no se pueden comercializar. Lo contrario es el activo circulante, que son aquellos que pueden venderse. Si quieres saber más sobre los activos fijos y los circulantes, te recomendamos visitar este artículo: el fijo con el fijo, el circulante con el circulante. Por ejemplo, el edificio donde está la empresa es un activo fijo porque permanece durante todo el proceso de producción. El objetivo del inventario de los activos de la empresa es recopilar información que los describa para saber en qué estado de conservación se encuentran. Saber esto es importante pues nos facilitará las decisiones sobre dichos activos. Para realizar el inventario se estructura una base de datos contenga los siguientes items para cada activo fijo:

• Descripción y nombre del activo.
• Características.
• Materiales que lo componen.
• Estado actual de conservación.
• Localización.
• Información contable que permita cotejar con el inventario físico.
• Negocio o actividad al que pertenece el responsable del activo.

Es muy importante llevar al día el inventario de los activos fijos porque es necesario para la declaración del impuesto sobre la renta. Incluso es recomendable hacerlo todos los meses.

¿Cómo haces tú los inventarios?

Esperamos que este artículo te haya resultado útil y hayas resuelto tus dudas acerca de cómo hacer un inventario. ¿Tienes una empresa y usas algún método o software distinto de los que hemos mencionado? Cuéntanos tu método en la zona de comentarios. ¡Así aprendemos todos!