Tanto si tienes un gabinete de comunicación como si quieres aprender a gestionar esta rama de tu empresa, es crucial que conozcas las características de muchas acciones de promoción que te podrán ayudar a ganar relevancia. ¿Vas a celebrar un evento, sacar un nuevo producto o lanzar un nuevo servicio?
Si vas a desarrollar una acción que tiene interés para un segmento importante de la población, tal vez quieras darle visibilidad e informar al mayor número de personas de los detalles del acontecimiento.
Para estas ocasiones, lo mejor es desarrollar una nota de prensa para enviar a medios especializados o generalistas que puedan darte la difusión que necesitas.
Aunque es una buena forma de anunciar un hecho, hay que tener en cuenta varios factores antes de enviar este documento, con el objetivo de aumentar su éxito.
¿Qué Necesitas?
Antes de empezar
Lo primero que tienes que pensar es si una nota de prensa es la forma idónea de darle difusión a tu evento. Si no es un acto que pueda interesar a un gran número de personas, puede que prefieras utilizar otros métodos, como las redes sociales o un envío de email a tus contactos y clientes. Si te has decidido por este documento debes pasar al siguiente paso: pensar a quién se lo vas a enviar. Si no tienes base de datos es hora de hacerte una. Esto te ayudará a tener a mano una serie de vías de contacto con medios que puedan resultar de interés para tu empresa. Aquí van unos consejos:
Construir una buena base de datos
Recuerda que una lista de contactos de calidad puede servirte para muchos años y para diferentes cosas. Es por ello que te recomiendo que desde ahora intentes crear un documento donde figuren personas relevantes que puedan dar difusión a tus eventos. Lo primero es pensar en qué medios de comunicación pueden interesarte. Nunca está de más tener a mano el contacto de los medios generalistas de tu país, tanto de prensa, como de radio, como de televisión, porque en ocasiones habrá acontecimientos a nivel nacional que puede que les interese cubrir. Además, está bien conocer el contacto de los medios locales, sobre todo cuando un acto afecta a un área geográfica más concreta. Con el paso del tiempo, puedes ir conociendo a redactores concretos con los que podrás establecer un vínculo más estrecho y enviarles una nota de prensa de forma personal.
En la era de Internet, los blogs son una gran fuente de difusión, por eso te recomiendo que tengas una lista de bitácoras que traten temas de interés para ti y en los que pueda caber una información sobre tu empresa.
Hay partes de una base de datos que se van creando poco a poco. Hay eventos o actos que requieren una difusión muy específica, así que tendrás que buscar empresas o instituciones a las que les pueda interesar la información. De todas formas, servirán para llenar tu lista de contactos y puede que lo necesites en un futuro.
Es importante que compruebes que el contacto que has incluido en tu base es correcto, por eso te recomiendo llamar o enviar un email a cada uno para verificar que está interesado en recibir esa información. Una vez que tengas tu lista de contactos creada es hora de que pases al siguiente punto: la creación de la nota de prensa. Aunque cada documento de este tipo es muy distinto, hay una serie de recomendaciones que te pueden ayudar a crear tu propio estilo y despertar el interés del receptor.
5 consejos para escribir una buena nota de prensa
Identifícate: Tu logo, tu nombre o tu imagen corporativa debe estar siempre presente en el documento para que el receptor sepa en todo momento de quién recibe la información. Puedes incluirlo en el encabezado, y procura dar información sobre tu empresa, por si el redactor tuviese que utilizarla.
Piensa en un buen titular: Ayudarás mucho en el proceso de construcción de la noticia, y es importante de cara a que haya la menor manipulación posible. Los periodistas que reciben titulares completos e impactantes se interesan más por la información. Debe contener datos esenciales del acto o evento del que estás hablando. ¡Dedícale un buen rato!
Utiliza el sistema de las 5 W: En periodismo, se utiliza este sistema para condensar en el menor espacio la información relevante. Así, el redactor sabrá en pocas líneas lo importante de la información, que luego puedes completar. Debes responder a las siguientes preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? y ¿Por qué?
Completa datos: Es importante que expliques todo lo que quieres comunicar, pero que lo hagas en un párrafo aparte. Si es un evento, habla de a quién va dirigido, y si van a asistir ponentes o alguna personalidad incluye una breve biografía sobre ellos.
Termina con los datos de contacto: Así, si el redactor tiene alguna duda puede preguntarte directamente sin necesidad de pasar nada por algo.
Añade imágenes de archivo: Así le facilitarás el trabajo al periodista y sabrás que el material que se publica ha pasado por un filtro interno de tu empresa.
Cómo enviar una nota de prensa
Lo primero en lo que tienes que pensar es en el destinatario. Según lo que vayas a promocionar, se puede dirigir a uno u otro medio. Si es un evento local, lo mejor es que envíes la nota a los medios de tu ciudad, y regionales como mucho. Además, debes pensar en bloggers de tu ciudad a los que les pueda interesar participar en el evento. Si el acto tiene un carácter mayor o vas a hablar del lanzamiento de un producto o servicio, tal vez te compense acudir a medios nacionales o diarios especializados en tu sector, que podrían hacerte un hueco entre tus páginas. Es importante que analices bien esta parte de la estrategia para hacer llegar la información a quien verdaderamente le interese.
¿Cuál es el mejor momento para mandarla? Personalmente, siempre me he decidido por la última hora del día, porque así será uno de los primeros mensajes del día siguiente en el buzón de correo, pero dependerá de la relación que tengas con el redactor. Puedes ir probando diferentes técnicas hasta que encuentres la adecuada para ti y tus objetivos.
Después de enviarla, te recomiendo que hagas llamadas para saber si lo recibieron y si se interesan por la información. Así verán tu interés y tendrás más opciones de que tomen tu información como relevante.
Una nota de prensa dará difusión a una información que quieras promocionar, pero es importante saber cómo redactarla y entender que a no todo el mundo puede resultarle interesante.