Cómo hacer una nómina: aprende a calcular los salarios y seguros sociales de tus trabajadores

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Recursos Humanos

Para la gran mayoría de los trabajadores, la nómina es el papel que da la empresa todos los meses donde solo importa lo que vas a cobrar. Si has estudiado Formación Profesional seguramente te habrán explicado cómo hacer una nómina de trabajo paso a paso en la asignatura FOL (Formación y Orientación Laboral). Pero la mayor parte de los trabajadores no saben lo más mínimo.

¿Te gustaría aprender a hacer una nómina? Este aprendizaje te servirá para saber de dónde sale lo que cobran tus trabajadores y además aumentarán tus competencias profesionales, ya que pocos saben hacer nóminas. ¿Te interesa? Entonces empezamos ya mismo.

 

Cómo hacer una nómina completa paso a paso

La mejor forma de aprender cómo hacer una hoja de nómina paso a paso es hacerla a mano. Así asimilas mejor los conceptos y corres menos riesgo de equivocarte. Haz pruebas a mano y cuando entiendas todo, ya estás preparado para utilizar programas e introducir los datos sin confundirte.

Para empezar, te mostramos las partes de una nómina. Las iremos enumerando de arriba a abajo según aparecen en el recibo:

  1. Datos de la empresa y del trabajador.
  2. Devengos.
  3. Deducciones.
  4. Determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social e IRPF.

Ahora iremos poco a poco desgranando cada uno de los apartados.

1. Datos de la empresa y del trabajador

Estos datos están en la parte superior de la nómina, en 2 columnas. En la columna izquierda están los datos de la empresa y en la columna derecha están los datos del trabajador.

Los datos de la empresa que aparecen son:

  • Nombre de la empresa.
  • Domicilio.
  • CIF.
  • Código de cuenta de cotización (CCC).

A la derecha se hallan los siguientes datos del trabajador:

  • Nombre.
  • NIF.
  • Número de la Seguridad Social.
  • Categoría.
  • Grupo de cotización.

La categoría profesional es un concepto que aparece en muchas nóminas pero dejó de estar vigente desde la Reforma Laboral del 2012. Ahora se habla de grupos profesionales. El grupo profesional tiene en cuenta las características del puesto que se desempeña. En cambio, las categorías tenían más que ver con las titulaciones de los trabajadores.

En cuanto al grupo de cotización, el encontrarte en uno u otro determina los límites de las bases de cotización.

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2. Devengos

Los devengos están divididos en dos tipos: percepciones salariales y percepciones no salariales.

Dentro de las percepciones salariales se encuentran los siguientes apartados:

a) Salario base: el Estatuto de los Trabajadores dice que el salario base es la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra. Se fija por convenio colectivo o bien en el contrato individual. Si quieres conocer más detalles sobre el salario base te recomendamos leer este artículo.

b) Complementos salariales: los complementos salariales son, junto con el salario base, la parte más importante de lo que conforma el salario total de los trabajadores. Los más frecuentes que se suelen dar son los siguientes:

  • Plus de antigüedad.
  • Complemento de idiomas, título o conocimientos especiales.
  • Complemento de cantidad o calidad del trabajo.
  • Plus de nocturnidad.
  • Plus de toxicidad, penosidad, peligrosidad, o semejantes.
  • Complemento por trabajar días festivos.
  • Complemento por función desempeñada.
  • Complemento por disponibilidad horaria.
  • Gratificación por beneficios.
  • Acceso a las acciones de la empresa.

Al igual que el salario base, estos complementos vienen determinados en convenio colectivo.

c) Horas extraordinarias: se rellena este apartado si el trabajador ha realizado horas extra y se las pagan. No se rellenará si las horas extraordinarias trabajadas se compensan con tiempo de descanso. Para saber más sobre las horas extras, dirígete a este post donde encontrarás información ampliada.

d) Horas complementarias: en caso de que tengamos un contrato a tiempo parcial, es posible que el trabajador haya pactado con la empresa la realización de horas complementarias, que son horas trabajadas por encima de la jornada parcial estipulada. Estas horas trabajadas de más tendrán que abonarse.

e) Gratificaciones extraordinarias: las gratificaciones extraordinarias son lo que conocemos normalmente como pagas extra. Una se recibirá en Navidad y la otra cuando marque el convenio colectivo. Asimismo, el convenio colectivo también determinará la cuantía de estas gratificaciones. Actualmente algunas empresas no ofrecen pagas extra dos veces al año, sino que calculan el total y lo prorratean mes a mes.

f) Salario en especie: el salario en especie es la parte del salario que consiste en la prestación por parte de la empresa de cietos productos y servicios. No todas las empresas dan salarios en especie, pero para las que lo dan, debe figurar separado del salario base. Te dejamos un enlace a un artículo para que conozcas mejor qué es el salario en especie.

Debajo se encuentran las percepciones no salariales, que son:

g) Indemnizaciones o suplidos: son gastos que se pagan al trabajador como consecuencia de su actividad profesional. Los más usuales son:

  • Plus de transporte.
  • Plus de distancia.
  • Compra de utillaje, herramientas y ropa de trabajo.
  • Quebranto de moneda.
  • Dietas de viaje, que son gastos de manutención y estancias en hoteles.
  • Gastos de locomoción, que son los gastos de desplazamiento de un centro de trabajo a otro de la misma empresa.

Todas estas cantidades vienen reguladas en los convenios colectivos.

h) Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: estas cantidades se abonan cuando el trabajador está en situación de incapacidad temporal o desempleo parcial. En este apartado se incluirán las cantidades mencionadas y las mejoras voluntarias que la empresa considere añadir hasta que el importe del salario sea el de una situación de trabajo normal.

i) Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos: se trata de 3 tipos de indemnización distintos.

Si se propone un traslado a un trabajador, este puede aceptar o pedir la rescisión de su contrato con derecho a indemnización. Si acepta el traslado, la empresa tiene que pagar los gastos de desplazamiento del trabajador y de su familia.

La indemnización por suspensión se da en caso de suspensión del contrato por fuerza mayor. La indemnización por despido ocurre en despidos colectivos, por causas objetivas o por finalización del contrato.

j) Otras indemnizaciones y percepciones no salariales.

La suma de todos estos conceptos (percepciones salariales + percepciones no salariales) nos da el total devengado.

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3. Deducciones

Hay varios tipos de deducciones que se tienen en cuenta al calcular una nómina:

  • Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y recaudación conjunta.
  • IRPF.
  • Anticipos.
  • Valor de los productos recibidos en especie.
  • Otras deducciones.

Explicamos cada apartado para que sepas rellenarlo.

a) Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la seguridad social y recaudación conjunta.

El total de estas aportaciones es la suma de varias deducciones. Explicamos abajo cómo se calculan.

  • Contingencias comunes: 4,7%  de la base de cotización por contingencias comunes.
  • Desempleo: 1,55 %  ó 1,6 % de la base de cotización por contingencias profesionales. La segunda posibilidad es para contratos de duración determinada a tiempo completo o parcial.
  • Formación profesional: 0,10 % de la base de cotización por contingencias profesionales.
  • Horas extraordinarias normales: 4,7 % de la base de cotización de horas extra.
  • Horas extraordinarias de fuerza mayor: 2 % de la base de cotización de horas extra.

Una vez se han realizado todos estos cálculos indivudualmente hay que sumarlos.

b) IRPF: El cálculo del IRPF se hace teniendo en cuenta los ingresos del trabajador y su situación personal. La Agencia Tributaria publica cada año unas tablas para el cálculo de este impuesto.

c) Anticipos: Esta parte se rellenará si la empresa ha adelantado parte de su salario al trabajador.

d) Valor de los productos recibidos en especie: Es el valor en dinero de los productos en especie, cantidad también incluida en los devengos.

e) Otras deducciones: Aquí pueden incluirse cuotas sindicales o devolución de préstamos que la empresa haya hecho al trabajador.

Agrupando los 5 sumando sale el total de las deducciones.

¿Cuál es el salario que recibe el trabajador? Es la diferencia entre el total devengado y el total de las deducciones.

4. Determinación de las bases de cotización a la seguridad social e IRPF

Al calcular las deducciones nos ha salido el concepto de base de cotización pero, ¿cómo se calcula? Vamos a verlo.

Esta parte de la nómina tiene 5 filas correspondientes a las distintas bases de cotización y a la base sujeta a retención de IRPF:

  • Base de cotizacion por contingencias comunes (BCCC): De manera general, el cálculo de la base de cotización por contingencias comunes se halla aplicando la siguiente fórmula:BCCC = Salario base + complementos salariales sujetos a cotización +  prorrata de pagas extrasNo se incluyen aquí las cantidades recibidas por horas extraordinarias.
  • Cotización por horas extra: Pago recibido por la realización de horas extra normales.
  • Cotización por horas extra de fuerza mayor: Pago recibido por la realización de horas extra de fuerza mayor.
  • Base de cotización por contingencias profesionales: se calcula sumando la base de cotización por contingencias comunes y el valor de las horas extra (si se realizan). Esta base es la misma que para desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).
  • Base sujeta a retención de IRPF: Para calcularla se toma el valor total devengado y se le restan las cantidades exentas de IRPF. Estas conceptos exentos son dietas o indemnizaciones, entre otros. Para saber qué conceptos están exentos de IRPF se debe consultar el artículo 7 de la Ley IRPF.

En cuanto a las bases de cotización hay que tener en cuenta que la Seguridad Social tiene unas tablas con grupos de cotización (dato que se incluye en la cabecera de la nómina) y bases mínimas y máximas correspondientes a cada grupo.

Además de las filas anteriores, hay 3 columnas: Base, tipo y aportación de la empresa. Estos cálculos se aplicarán en todo lo relativo a cotización por contigencias profesionales y horas extra. Así se calcula lo que aporta la empresa para estos conceptos por cada trabajador. Para 2017 se aplicarán lo siguientes tipos:

  • Contingencias comunes (23,6%)
  • Desempleo en contratos fijos (5,5%)
  • Desempleo en contratos temporales (6,7%)
  • Formación profesional (0,6 %)
  • Fondo de Garantía Salarial (0,2%)

Hay varios tipos de software que te ayudarán para que sepas cómo hacer nóminas y seguros sociales. Aquí debajo te mostramos un vídeo de cómo hacer una nómina en Excel, que es lo más sencillo que puedes usar. El ejemplo es de una nómina de 2015. Para adaptarlo a 2017 solo necesitas tener en cuenta los porcentajes en deducciones y bases de cotización que hemos indicado en este artículo.

Además de utilizar Excel, puedes encontrar cómo hacer recibos de nómina online gratis con simuladores que ofrecen algunas páginas web.

Ejemplos de cómo hacer una nómina laboral

Si quieres empezar a poner en práctica lo que has aprendido sobre cómo realizar una nómina, te presentamos los siguientes casos prácticos con algunas peculiaridades.

Cómo hacer una nómina de trabajadores con horas extra

Imagina que has trabajado 4 horas extra normales al mes y cada hora te la pagan a 10 euros, por tanto el abono por horas extra (40 euros) lo indicas en el apartado de horas extraordinarias de los devengos.

En el apartado de deducciones hay que calcular lo que se deduce de las horas extra normales, que es el 4,7% de 40, o sea, 1,88 euros.

En la parte correspondiente a bases de cotización, hay que anotar esos 40 euros en la base de cotización de las horas extra. También se sumará 40 a la base de cotización por contingencias comunes para hallar correctamente la base de cotización por contingencias profesionales.

Cómo hacer una nómina de trabajo con incapacidad temporal

Para poder cobrar una baja por incapacidad temporal hay que tener cotizados 180 días mínimo antes de que se produzca la baja.

Estando con incapacidad temporal cobras de la siguiente forma:

  • Del primer al tercer día de baja no se cobra nada.
  • Del cuarto día al 20 se cobra el 60% de la base reguladora.
  • Del día 21 al final de la incapacidad se cobra el 75% de la base reguladora.

La base reguladora se calcula tomando la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja y se divide por 30 0 31 días, según el mes que sea.

Cómo hacer una nómina para empleada de hogar con los tipos de cotización de 2017

El servicio doméstico es una ocupación muy común en la que los empleadores no suelen comocer todo lo que hay detrás de una nómina. En este caso entra el régimen especial de empleados de hogar.

Las cotizaciones a cargo del empleador son 22,10 % de la base de cotización para contingencias comunes y 1,1% para contingencias profesionales. A cargo del trabajador quedan 4,40% para cotización por contingencias comunes.

Si quieres saber cómo hacer la nómina de empleadas de hogar en Excel y entender los conceptos en juego, en este vídeo te lo explican con muchos detalles.

 

¿Sabrías ahora cómo hacer una nómina?

Como habrás comprobado, las nóminas no son fáciles por todos los conceptos que se manejan y la legislación a tener en cuenta, que cambia cada año.

Si quieres aportar más ejemplos o completar esta información acerca de cómo hacer una nómina, la zona de comentarios es toda tuya.

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