Hace 5 años, los entusiastas de la gestión documental pensábamos que se entendería mejor la importancia que ésta tiene y que todas las empresas abandonarían paulatinamente la idea de grandes archivos físicos a causa de una menor eficiencia, en contrapartida a las herramientas tecnológicas. El enemigo no es exclusivamente el papel. Los gurúes de los sistemas de información empresariales quizás transmitieron esa idea, también impulsados por la facilidad que tienen los contenidos electrónicos para reproducirse. Así los documentos digitales pronto se convirtieron en la panacea a la problemática de la gestión documental. Pronto surgió el fenómeno de la digitalización y escaneo generalizado. Rápidamente surgió la prisa por digitalizar y escanear todo lo posible. Nos pasamos al universo digital pero aquí continuó la problemática que antes teníamos en el mundo del papel. Empezaron a nacer los equivalentes a los grandes cuartos de archivo: primero nuestros propios ordenadores, luego éstos se quedaron pequeños y entonces surgieron empresas que encontraron una oportunidad de negocio en liberar al usuario de tener que almacenar por nosotros mismos esos documentos. Es el nacimiento de los grandes almacenes virtuales de nuestra documentación: Dropbox, Box.net, SugarSync, etc… La falta de un sistema de gestión documental claro en las empresas, facilita que los empleados de éstas usen herramientas como las mencionadas para compartir y almacenar documentos. ¿Por qué estas herramientas no son gestión documental? El ciclo del ECM tiene 5 etapas: Captura, Gestión, Almacenamiento, Conservación y Distribución (en inglés, Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver). Captura Las herramientas mencionadas no incorporan OCR, ICR ni reconocimiento de marcas. No indexan ni integran con aplicaciones de terceros. Esto implica para los usuarios tediosas tareas de encontrar documentos y mucho trabajo manual para extraer información de los mismos. Gestión Dropbox, Box.net, SugarSync, etc… en este apartado la única funcionalidad que ofrecen es la de organizar en estructuras de ficheros, sin registrar en ningún momento el historial de sucesos asociados a un documento. Tampoco se pueden gestionar versiones. Por contraposición, un gestor documental ofrece a un equipo de trabajo la posibilidad de hacerlo de forma coordinada mediante flujos de trabajo, lo que permite mantener un control estricto sobre los cambios en la documentación. Almacenamiento Ésta sería la funcionalidad de las herramientas mencionadas que daría origen a lo que nosotros llamamos cajas virtuales. Ellas permiten a los usuarios disponer de espacio en sus propios discos duros al liberarse de almacenar esos documentos. Sin embargo, estos sistemas tienen un número limitado de documentos para almacenar, lo que obliga a borrar los previos en algunos casos mientras que en otros casos, una vez sobrepasado cierto nivel, la recuperación de un documento determinado se puede convertir en un tormento. Conservación Los conceptos de “largo plazo” y backups tienen gran importancia en este apartado. Aunque no profundizaremos en lo que ofrece cada proveedor en base a ciertos requerimientos legales y de calidad relativos a algunos tipos de documentos, lo que sí parece claro es que en el aspecto de conservación, estas cajas virtuales no parecen tampoco la mejor opción. Distribución Las herramientas mencionadas en contrapartida a los gestores documentales, en este apartado, tienen una trayectoria más corta, pues los sistemas de gestión documental poseen en general integraciones oficiales más enfocadas en el mundo empresarial. Resumiendo, podríamos concluir que para las empresas, gestionar documentación con una de esas herramientas implica sacrificar control, rapidez y efectividad en la recuperación de documentos. En relación a los desarrolladores de ECM, la enseñanza que se debe sacar de la popularización dentro de entornos profesionales de este tipo de soluciones es que algo debe de estar pasando con el software tradicional de gestión documental. Entre éste y las otras herramientas, ganan estas últimas en cuanto a simplicidad y sencillez las. En Athento nos hemos dado cuenta de ello, y estamos trabajando para mostraros muy pronto que un gestor documental no tiene que ser algo complicado.