Cómo realizar la gestión contable dentro de la empresa

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Gestión Contable

Ahora que ya ha quedado claro que la gestión contable es un modelo básico con el objetivo de permitir llevar un registro y control de las operaciones financieras en la empresa u organización, debemos profundizar más en cómo llevar a cabo la gestión contable de la empresa para unos mejores resultados financieros.

El modelo básico consiste en un sistema de información diseñado y planificado para poder llevar un control de los gastos de la empresa así como las relaciones entre gastos y beneficios. Primeramente se debe realizar un registro de la actividad financiera de la empresa día a día, con transacciones que se refieren a términos monetarios o no. Todo esto formará parte de los libros contables de la empresa. Se debe llevar un registro completo de las actividades comerciales, en grandes empresas con muchas actividades se deben clasificar en diferentes categorías y separar las de emisión y recepción de dinero.

Una vez que se ha hecho todo esto se debe hacer un resumen de esta información para que las personas de tomar las decisiones comerciales puedan tomar decisiones en base a ellas sin necesidad de tener que leer toda la documentación y transacciones que se llevan a cabo de la empresa, sino que les bastará con leer este resumen del que se hará cargo la persona que se encargue de la gestión contable en la empresa.

La gestión contable debe ofrecer la información necesaria para que las personas que tienen mayor poder y encargados dentro de la empresa conozcan perfectamente la información así como los que muestren interés en las actividades comerciales de la empresa puedan conocer este dato a la perfección, ya que es una actividad que surge dentro de la empresa para tener un estricto control sobre los movimientos que ocurren dentro de la empresa ya que sin ello no sería posible conocer ciertos datos o la rentabilidad de la empresa.

La gestión contable está estrechamente ligada con la gestión fiscal, de manera que es necesario en la empresa no sólo la elaboración de estados contables por medio de diario, mayor, balances de situación y cuenta de pérdidas y ganancias, entre otros, sino también la elaboración de cuentas anuales y libros oficiales, presentación de iva e irpf y mucho más, todo ello con el conocimiento exacto de todo lo que ocurre a nivel económico dentro de la empresa así como las mejores formas de sacar provecho de estas transacciones.

Es muy importante sacar provecho de todas las transacciones, ya que en muchas ocasiones la empresa pierde dinero por no saber cómo aprovechar cada movimiento. Es necesario tener dentro de la empresa una persona que se encargue de la gestión contable o contar con un asesor externo especializado que pueda llevar a cabo esto.

Uno de los errores más importantes en la gestión contable es no incluir en la cuenta de resultados todos los gastos que se deben a la actividad de la empresa, ya que hay muchos autónomos, por poner un ejemplo, que compran material para utilizar en su trabajo con su dinero y sin utilizar este ticket en la cuenta de gastos. Cada factura que no se utiliza es dinero que se pierde desde distintos niveles.

Otro de los errores es hacer todo lo contrario, intentar incluir gastos que no forman parte de la empresa, como la compra semanal o de un capricho que nada tiene que ver con la empresa.

Existen programas informáticos que pueden ayudar a la empresa en la gestión contable, incluso existe software libre para PYMES y autónomos, como GnuCrash, un programa libre que ayuda a la empresa en la gestión  de sus finanzas, de manera que puede controlar los gastos y pagos, las cuentas bancarias y mucho más.

GnuCrash es un completo programa que permite controlar las finanzas de la empresa, llevar un control de préstamos, tarjetas de créditos, etc; hacer operaciones con el banco; importar archivos de otros programas de contabilidad; cálculos financieros; generar gráficos e informes; etc. Pero no es el único software que puede ayudar a la empresa para llevar el control de todos estos datos, de hecho existen más programas de software libre o de pago que permiten un mayor control contable dentro de la empresa.

La gestión contable no sólo es una actividad muy importante dentro de la empresa sino que también es un pilar básico de la propia empresa, es una actividad pero también un arte, por lo que requiere que sea una persona especializada y con experiencia la que realice esto. Contratar a una persona que se encargue de estas labores no es un gasto sino una inversión, y sin duda una de las mejores inversiones ya que permitirá a la empresa sacar mayor provecho de sus transacciones y de su economía.

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