Llega el gran momento y, la verdad, se puede llegar con miedo a no saber cómo iniciar la conversación, cómo romper el hielo, aunque lo básico para ello es crear un clima adecuado de cara a ese momento. Lo primero que se puede hacer es empezar de una manera informal, hablar con todos acerca de algo que no tenga que ver con el tema de la reunión, no ir directamente al fondo del asunto sino crear un clima de conversación con menos presiones y preocupaciones, lo primero es empezar de una forma leve sin tocar para nada el tema negocios. Esto puede ser lo más complicado ¿de qué hablar? De algo que pueda interesar a la otra parte, o que se sepa que interesa a la otra parte, pero sin hablar directamente de negocios. No es bueno hablar de temas conflictivos en estos momentos, porque se puede llegar a discusiones y al fracaso de la reunión. Se puede hablar, es una idea que se me ocurre, sobre las oficinas de la otra empresa, del camino para llegar a ella, incluso del recurrido tiempo, aunque intentando hablar de algo más ameno y entretenido. Es necesario saber introducir bien la conversación, intentando más que afirmaciones introducir alguna pregunta para encontrar respuestas. Y por supuesto, también hay que saber cómo mantener la conversación, haciendo que pase más de una simple frase. Para ello puede ayudar mucho tener recursos, pensar qué preguntas o cosas se pueden decir que se relacionen con la reunión o personas que se encuentran allí pero sin hablar de negocios. Y por supuesto, hay que hacer que la otra persona se sienta cómoda en la presencia, utilizando bien el lenguaje no verbal, mirando a los ojos en la medida de lo posible pero sin exagerar, estudiando la persona y qué se piensa que es mejor. Introducir comentarios, preguntas, jugar con los detalles. Una vez que se ha empezado la reunión es buena idea empezar con una round table de presentaciones formales, en que todos se presenten de una forma profesional de cara a los otros, incluyéndote a ti. En ese momento se puede hacer alguna pregunta ocasional, pero no grandes preguntas ni iniciar el tema de la reunión. En los descansos se puede aprovechar para hablar de otros temas, ya que los temas de negocios deben ir en la reunión. Así se aprovecha para conocer más a las personas y mantenerlas relajadas. Por supuesto, si es la otra parte la que propone un tema de conversación hay que seguirlo, especialmente escuchando de forma activa, dejando que hable sin interrumpir e intentando dar el propio punto de vista (sin entrar en polémicas ni desviarse, y mucho menos de cara al tema de la reunión).