Cómo se realiza una factura en España

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Una factura es un documento mercantil obligatorio cuando se prestan servicios remunerados o se cobran productos. Es un documento obligatorio para autónomos y empresas y, aunque no es complicado de realizar, hay que tener cuidado en su elaboración ya que si no se hace bien se pueden tener problemas.

Una factura tiene que tener algunos datos básicos para ser considerada válida. Debe incluir además de la identificación el número de factura y fecha. Además de eso, se debe incluir la descripción de servicios o productos. Además de esto, debe incluir los impuestos (iva e irpf).

Los datos básicos de la factura son:

  • Datos identificativos de la persona que vende o presta el servicio (nombre completo, identificador fiscal, domicilio). Si se trata de un autónomo hay que indicar sus propios datos, mientras que si es una empresa hay que facilitar los datos de la empresa.
  • Número de factura o identificación del documento. Debe ser cronológica e ir correlativamente numerada, unas detrás de las otras sin alterar fecha ni orden.
  • Fecha de la factura. Debe coincidir con la fecha de emisión de la factura (no necesariamente coincidente con la fecha de realización del servicio en caso de tratarse de servicios). Una factura con un número superior a otra no puede tener una fecha anterior.
  • Datos de la persona a quien se dirige la factura (nombre completo, identificador fiscal, dirección o razón social)
  • Importe de la operación. Se detalla el precio base, sumando más tarde el iva y descontando el irpf.
  • Concepto de la factura
  • Base imponible
  • Importe del IVA (en caso de ser aplicable). El iva variará dependiendo de lo que se venda, aunque en caso de servicios puede ser del 18% o incluso ser inexistente
  • Retención del irpf. Si se factura a otras empresas o autónomos, generalmente el 15%, o el 7% en los primeros 2 años de actividad de la persona.
  • Cantidad total a percibir
  • Forma de pago (tarjeta, domiciliación, en metálico, cheque)

Sin estos datos no se puede realizar la factura, aunque sí existen otros que se pueden aplicar en la factura, como las ofertas y descuentos si se hace alguna acción de fidelización con los compradores.  Existen modelos de facturas que pueden llegar a facilitar la tarea de la realización, aunque todas ellas tienen que tener estos datos.

Además de eso, estamos hablando de facturas ordinarias, ya que también existen las facturas rectificativas (correcciones de una o varias facturas anteriores) y recapitulativas (agrupaciones de facturas en un período de tiempo), además de facturas pro forma (presupuestos), copias o duplicados. También existen las facturas completas, simplificadas u otros documentos. También hemos podido hablar anteriormente de la factura electrónica, una nueva forma de facturar los servicios (o productos) ofrecidos.

Como podemos ver, la realización de una factura es una tarea sencilla pero que no se debe descuidar, teniendo en cuenta que existen opciones para rectificar facturas, ya que las consecuencias de los errores pueden ser malas. La falta de expedir una factura puede llegar a multas de 300 euros, la emisión de facturas falsas del 75% del total cobrado, entre otras posibles consecuencias con facturas.

Se deben conservar las facturas expedidas al menos 4 años desde la liquidación de impuestos, ya que en caso de un problema con hacienda o auditoría se tiene que tener las pruebas necesarias. Deben emitirse en un período máximo de un mes desde la realización del servicio.

Además de realizar una factura con los datos indicados, existen modelos de facturas que se pueden tener en cuenta e incluso completos programas de realización de facturas que se deben tener en cuenta, de manera que sólo con seguir los pasos que indican los modelos o programas es suficiente para realizar la factura.

Es necesario legalizar las facturas, de manera que todo lo que se indique se debe declarar ante las entidades necesarias. Se debe hacer la declaración de la renta, el irpf, y la declaración del iva trimestralmente. Una factura es un documento importante que indica los ingresos de la empresa, y que se debe tener en cuenta en la contabilidad de las empresas.

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