- Optimizar la organización es clave. Hay que ver las deudas pendientes, pero también se debe organizar el cobro de facturas. El departamento financiero o comercial debe hacer un seguimiento de las facturas existentes para su cobro.
- Se recomienda usar software para mantener un control de las facturas, ya que a veces no se realizan los pagos en el momento, sino que existe el pago aplazado o otra circunstancia. Un programa informático puede controlar las facturas pendientes y cuándo es el momento de cobrar las deudas.
- Se debe mantener un primer contacto cordial con el cliente para recordarle la deuda. Esto debe ser de manera correcta, ya que en ocasiones hay clientes despistados o que no han podido pagar en un momento concreto pero no por ello no quieran pagar. Una vez se hace esto, se debe esperar unos días, al menos una semana, para volver a establecer un contacto.
- Si no se consigue que el cliente responda o se haga cargo de la deuda, se debe hacer un requerimiento formal, mejor si se hace por burofax aunque también se puede recurrir a una carta certificada.
Qué se debe hacer en caso de agotar todos los recursos de la empresa En caso de que nada de esto funcione existen dos opciones, o contratar a una empresa de cobro de deudas o de cobro de morosos, o recurrir a la justicia. Una vez que se agotan los recursos con alguna deuda, es posible que la empresa quiera derivar algunas facturas a empresas de recobro. Para ello se deben analizar cuáles son las facturas más difíciles para el cobro, consiguiendo de esta manera recuperar la mayor cantidad de dinero posible. Si se recurre a la justicia, en caso de que la deuda sea inferior a 30000 euros se puede iniciar un procedimiento monitorio, por el que no se requiere abogado ni procurador. Si la cantidad es mayor se debe hacer un procedimiento judicial por la vía civil, aunque en este caso el tiempo de cobro es mucho mayor, así que en muchas ocasiones las empresas tienden a derivar el caso a una empresa especializada. Qué se debe hacer para cobrar las facturas pendientes En todo caso, el primer paso hacia minimizar el riesgo de facturas sin pagar consta en una buena organización y gestión de las facturas existentes. También se debe hacer un seguimiento constante de las facturas que aún no se han cobrado y contactar con estas personas para facilitarles el pago, indicando la deuda existente, datos de pago. Incluso es recomendable, en caso de encontrarse con clientes que quieren pagar pero no pueden afrontar el pago, ofrecer facilidades de pago a plazos que mantengan satisfechas a ambas partes. En ningún caso se debe utilizar un lenguaje negativo, palabras negativas, y en todo caso se deben aprovechar los primeros 20 segundos de la llamada para que el deudor tenga una buena imagen de la empresa y acepte pagar. En ocasiones no es que el cliente no quiera pagar, es que no puede, y facilitar el pago a plazos aunque no sea política de la empresa es una buena forma de recuperar el dinero, aunque sea en mayor plazo, a la vez que se muestra disposición a ayudar en el proceso por parte de la empresa. Una vez realizados todos estos pasos, todo lo demás es conocer qué facturas quedan aún sin pagar, por qué sucede esto y tomar las medidas necesarias para el cobro.