Hay que tener en cuenta que si en una empresa se quiere digitalizar documentos tendrá muchos documentos pendientes para escanear, lo que supone que habrá que dedicarle muchas horas y para ello hay que concienciarse, tener paciencia y planificar bien la estrategia. Escanear 50 documentos es relativamente sencillo, hacerlo con 300 documentos supone lo mismo que escanear un libro, pero en las empresas hay muchos más documentos que afrontar, así que hay que pensar que puede llevar varios meses y al principio será un trabajo adicional mientras se está en proceso de cambio, pero una vez digitalizado todo será mucho más sencillo. Aunque se puede caer la tentación de comprar un equipo multifuncional porque escanea e imprime e incluso puede enviar fax, es mejor comprar un buen equipo para sus funciones, en este caso un buen escaner, porque así se conseguirá una mayor calidad de digitalización. Antes de proceder al escaneado hay que comprobar que el equipo se encuentra en perfecto estado y está limpio, sin polvo. Antes de empezar con el trabajo, hay que pensar dónde irán a parar los documentos que se escanean y pensar cómo organizarlos en carpetas teniendo en cuenta diferentes aspectos, incluso el uso que se le va a dar. No hay que tener miedo a la hora de utilizar el escáner, se pueden hacer pruebas de escaneo hasta dar con la imagen que se considera más adecuada si no se conoce muy bien qué es lo mejor, esto puede llevar un tiempo inicial pero puede dar los mejores resultados, y es seguro. La mejor resolución para trabajos profesionales es de 300 dpi o 600 dpi, aunque en muchas ocasiones puede ser excesivo, y en caso de documentos de oficina puede ser interesante 200 dpi o 150 dpi. Tras haber escaneado, hay una vista previa del archivo tal como se verá en el ordenador. Si no sale todo lo bien que se espera es mejor volver a intentarlo y aprender cómo se hace para la próxima vez. Si se quiere editar las propiedades de la imagen es mejor hacer el escaneado desde el software de la impresora para manejar al gusto. Si el trabajo no se considera satisfactorio, quizá sí sea mejor subcontratar el servicio. Es bueno además contar con un buen software de gestión documental que permita administrar y gestionar los documentos de una forma mucho más sencilla. Si no se tiene tiempo para estas funciones, o parecen demasiado rutinarias o aburridas, se puede delegar las funciones en otra persona o incluso subcontratar el servicio si el volumen de documentos es muy alto, siempre encontrando una empresa o persona de confianza en la que delegar la digitalización de unos documentos que son muy importantes y confidenciales.