Las
presentaciones pueden convertirse en muy importantes para la empresa, por ello su preparación es muy importante, teniendo en cuenta todos los aspectos necesarios para conseguir los mejores resultados para la empresa y el objetivo final de esta presentación. No es sencillo hacer una presentación eficiente, ya que hay que combinar el hecho de crear algo ameno, interesante, completo, informativo y en una duración correcta. Además, se recomienda aprenderse el contenido de lo que se va a exponer, para ganar confianza y no quedarse en blanco en ningún momento aunque se cuente con apoyo visual. Lo primero que hay que hacer es aprender a
comunicarse de manera efectiva, y recordar que una presentación de empresa no tiene por qué basarse sólo en powerpoint. Hay que empezar por algo básico ¿de cuánto tiempo se dispone? Hay que aprender a presentar la idea de la empresa en unos pocos minutos, indicando en los primeros minutos el negocio. De hecho hay quien tiene poco tiempo para escuchar las presentaciones de empresa. Lo primero es informar
qué hace la empresa y qué productos o servicios se ofrece, obviando detalles que en esos momentos no tienen tanta importancia o en los que se puede profundizar más adelante, como introducciones, orígenes de la persona o empresa, el currículum y demás detalles. Al explicar lo que se ofrece, no hay que entrar en grandes detalles pero sí en lo
que diferencia a ese producto o servicio de los demás, por qué alguien puede preferir esto sobre otras posibilidades. Los beneficios que se ofrecen, las necesidades que satisface, lo que tiene de especial. La presentación debe prepararse en función
a quién se va a dirigir, no es lo mismo hacer una presentación para una campaña publicitaria que para conseguir socios, inversores o para vender algo. Es muy importante conocer a los oyentes y preparar el discurso en base a esto, pensar en qué se quiere comunicar y dejar preguntas frecuentes o alguna anécdota interesante por si surgen. Hay que
planificar todos los detalles del discurso, pensando incluso en el tono, sin mostrarse ni arrogante ni prepotente, hay que ser realista pero buscar objetivos concretos, se debe tener un tono coherente e intentar involucrar al interlocutor, hay que cuidar el lenguaje de la presentación y todos los detalles. Si se necesita material también hay que prepararlo, si se van a repartir hojas se deben preparar para entregar al final. No debe faltar nada para la presentación. Si se necesita un proyector hay que dejarlo preparado el día antes, probarlo y ver cómo quedaría todo mediante una simulación. Puede ser bueno ensayar ante otras personas para poder ver cosas que se escapan a la planificación antes de la verdadera presentación. La confianza y la seguridad en lo que se dice son claves. Cuidar el
lenguaje corporal será muy importante, y esto es algo que no se puede controlar con tanta facilidad. ¿Qué ven las otras personas? Por supuesto, el mismo día de la presentación hay que
prepararse bien, asearse, cuidar el aspecto personal y llevar una ropa adecuada a ese momento. El tiempo ideal para una presentación no debe ser más allá de 15 minutos, por eso se debe pensar el discurso para que durante todo ese tiempo sea interesante, ameno y aporte algo a la otra persona. No basta hacer una presentación por obligación o porque es lo habitual, sino porque se quiere conseguir algo con ella. Tampoco mires el reloj, da una mala impresión.
Cómo preparar el texto de la presentación
Escribe el texto en algún programa de documentos como Word. Se recomienda 20 palabras hablando de los servicios ofrecidos, 20 de la experiencia y 20 de la ventaja diferencial, aunque esto es sólo una orientación. Para crear una presentación se debe apoyar en powerpoint, incluso se recomienda contar con un buen proyector que se adapte al espacio. Primero hay que pensar en el documento, después ya se adaptará a la presentación tras ser editado y corregido. No se recomiendan muchos colores, bastan con dos principales y mucho mejor si son las de la imagen corporativa de la empresa. No utilices mucho texto en la presentación, sólo servirá de orientación, la mayor parte del texto lo dirás tú. En la primera página hay que poner el título de la presentación o lo que se quiere comunicar además del logo de la empresa, en la última el logo con datos de contacto y lo que sea necesario. El logo debe ir en la esquina superior derecha, o inferior derecha en todas las páginas. No se recomienda más de 10 diapositivas, las suficientes para una presentación de hasta 15 minutos. No se deben utilizar animaciones o sonidos, basta con el contenido y las palabras. Prepara todo para que sea perfecto y para disfrutar del momento.
