Prepararse para el gran momento y aprovechar el viaje Antes de que suceda el viaje de negocios, es necesario dormir y descansar lo suficiente, incluso en el medio de transporte, ya que es necesario ir bien a las reuniones de negocios. Comienza el día con ejercicio, al menos media hora, esto ayudará a mejorar la forma y el estado de ánimo además de liberar tensiones. El ejercicio no debe quitar el tiempo de sueño, sino que debe realizarse después de un buen descanso si hay tiempo. Aprovecha el viaje para hacer cosas que te gustan pero que no puedes hacer por falta de tiempo, y así disfrutarás mientras viajas. Puede ser bueno leer algún libro, escuchar música, jugar a juegos o lo que te apetezca. Si tienes tiempo, puedes disfrutar conociendo la zona en que se hacen negocios y con alguna actividad recreativa. Elegir y preparar el viaje Elige el vuelo o el pasaje en el medio de transporte que necesitas para después ajustar los horarios de las reuniones. Si tienes tiempo y no te supone muchos gastos, puedes dejar al menos un día antes y después de las reuniones por si surge algún imprevisto, tanto en el viaje como en los negocios. Si las reuniones de negocio pueden ser flexibles y no requieren de día ni horario obligatorio se puede ahorrar una buena cantidad de dinero en el viaje consultando ofertas. Comprueba que la fecha del viaje de negocios no coincida con alguna fecha clave que haga que los hoteles se encuentran ocupados. Comprueba que tienes toda la documentación en regla. Si viajas al extranjero y lo necesitas, consulta que tienes el pasaporte o visado en regla, si no es así hay que pedirlo con anticipación. Es bueno hacer fotocopias de los documentos más importantes. No factures el ordenador portátil, el móvil, información importante y cosas que se necesiten para los negocios, lleva siempre todo lo que vayas a necesitar y no te sea prescindible contigo, ya que se puede extraviar, perder o tener acceso por parte de otras personas. Cierra muy bien las maletas y pon datos identificativos. Antes de empacar lo que se va a llevar, comprueba lo que realmente necesitas, no lleves al viaje algo que realmente no necesitas porque después tendrás que llevarlo en el viaje, hasta el hotel, cuando no pueda estar en el hotel, etc. No lleves cosas que te supongan una carga y que puedas en esa zona tener a mano. No lleves cosas valiosas si no son necesarias. Tampoco dejes de llevar algo que te suponga de vital importancia, crea una lista con cosas que necesites. Si no sólo tú vas a hacer el viaje de negocios, crea una política de viajes clara para la empresa, con procedimientos que se deben seguir para organizar el viaje o los gastos que cubre la empresa. Fomenta el ahorro entre los empleados. Generar convenios con una agencia de viajes, algún hotel o restaurante puede ayudar a que tengas una buena atención y un mejor precio. Esta es una gran idea si se va a hacer viajes de negocios al mismo sitio con frecuencia. Control de gastos en el viaje Ten un control de gastos durante el viaje para no pasarse de presupuesto ni que el negocio no compense los gastos realizados. Paga el viaje con tarjeta, ya que en ocasiones existe un seguro de viaje en las entidades por utilizar la tarjeta, y no se cuenta con dinero en efectivo que pueda ser perdido o robado. No despilfarres en dietas, ni en comida ni en alojamiento, elige lo mejor al mejor precio sin dejarte llevar por las emociones. Come sano, te ayudará a estar en mejor estado de salud. Conocer la zona y elegir hotel Conoce la zona a la que vas a llevar, cuáles son las costumbres y las características concretas. A veces se echan a perder muchos negocios por no conocer las características de la zona donde se hacen negocios o incluso cuestiones relacionadas con los negocios en esa zona. Conoce también las condiciones climáticas en el momento en que se estará allí y condiciones generales de la zona. Ten en cuenta las características concretas de cada lugar en cuanto al viaje, infórmate. Una cosa tan sencilla como los conectores y enchufes del ordenador portátil puede variar de unas zonas a otras, las llamadas pueden ser más caras si no se contacta con la compañía telefónica para encontrar soluciones interesantes, etc. Se recomienda hoteles con wifi gratuito no sólo en zonas comunes sino también en las habitaciones, ya que internet es necesario en muchos viajes de negocios. Se pueden consultar datos, realizar algunas labores y buscar información de la zona en que se encuentra. En caso de no hacerlo, se recomienda una conexión de datos por medio de módem usb. Planificar el negocio Estudia muy bien las acciones que vas a realizar, todo lo que quieres exponer y dar a conocer, cuáles son los pasos que vas a dar. Estudia a la empresa con la que vas a hacer negocios, consulta antecedentes y conocer cómo hacer tratos con esa empresa. Es necesario determinar los objetivos de las reuniones de negocios para planificar estrategias que permitan alcanzar estos objetivos. La planificación de los negocios es más importante que la planificación del viaje, pero ambos aspectos son claves en los viajes de negocios. Vístete bien para la reunión de negocios, mantén una buen presencia. Donde lo necesites usa ropa cómoda, pero si se necesita elegancia puedes buscar un lugar donde cambiarte de ropa para las reuniones importantes. Prepárate psicológicamente, ten seguridad, practica con el espejo, cuida el lenguaje corporal y las palabras.