Consejos prácticos de para organizar tu trabajo

Gestión Documental

Si has decidido trabajar para ti mismo y apenas estás comenzando tu aventura empresarial o ya tienes un pequeño negocio, estas recomendaciones seguro que te van a interesar. ¿Has pensado alguna vez en la importancia de una buena organización? Entonces, sigue leyendo.

El material de oficina te ayudará a aumentar la eficiencia

Cuando hablamos de efectividad siempre pensamos en los recursos que pueda aportar directamente el propio trabajador. Sus conocimientos, experiencia y buen hacer. Si bien esto es muy cierto, no es el único factor que interviene.

Las facilidades con las que el personal cuente en su puesto de trabajo, pueden influir en los resultados y la calidad de su trabajo. De esta manera, el trabajador (tanto si desarrolla la actividad solo o en equipo) necesita contar con las herramientas necesarias para desempeñar las funciones que le han sido asignadas.

Es mucho más común de lo imaginable encontrar empleados aquejados por la falta de útiles ymaterial para llevar a cabo con rapidez y comodidad las tareas que constan entre sus obligaciones diarias. Esto produce una inconformidad y un disgusto evidentes.

Por parte del empresario, no se puede exigir un rendimiento superior si no se dota previamente al personal de todo el material necesario para llevar a cabo su labor. Esto es algo bastante obvio, pero en lo que erróneamente no se repara muchas veces.

A veces, el no encontrar un simple bolígrafo que pinte, o el no disponer de una grapadora pueden parecer detalles insignificantes, que sin embargo suponen una pérdida de tiempo tremenda y un retraso absurdo en la consecución del cometido asignado.

Los archivadores de oficina, por ejemplo, son fundamentales para mantener el orden. Los archivadores para documentos permitirán clasificar la información y acceder a ella de manera inmediata. Los archivadores jamás deben faltar en cualquier tipo trabajo administrativo.

El personal debe acostumbrarse a utilizarlos debidamente y es aconsejable incluso establecer un protocolo para el archivo de documentación. De esta forma, todos sabrán exactamente como encontrar rápidamente justo aquellos papeles que necesitan consultar en el momento.

Condiciones adecuadas para crear un ambiente laboral productivo

Como ya venimos diciendo, muchos factores influyen en la productividad de los trabajadores. Incluso si te encuentras trabajando solo y para ti mismo, tienes que ser consciente de que existe un ambiente laboral determinado bajo cuyas condiciones desarrollas tu actividad.

El entorno laboral es uno de las claves más importantes para el desarrollo de cualquier empresa y es imprescindible que este sea favorable si se tiene la intención de evolucionar positivamente. El bienestar emocional del trabajador depende en gran medida de él.

No vamos a entrar a valorar las cuestiones comunicativas o psicológicas en este ámbito, que sabemos que son complejas y variadas. Pero sí nos vamos a centrar en el aspecto más tangible, aquel que trata de controlar las características físicas que definen el ambiente en el que se trabaja.

Comenzamos comentando que una buena iluminación es imprescindible. En la mayoría de las oficinas pasamos cientos de horas al mes delante de las pantallas de nuestros ordenadores y dispositivos electrónicos, cansando nuestras retinas sin remedio.

Es fundamental contar con una luz adecuada para el uso de pantallas de visualización de datos, así como establecer un reglamento de prevención de riesgos laborales que contemple el descanso ocular cada cierto periodo de tiempo. ¡La salud de los ojos debe ser una prioridad!

Así mismo, una correcta climatización propiciará que seamos mucho más eficientes. Una temperatura inadecuada que sea demasiado fría o calurosa comprometerá mucho nuestro rendimiento. Las capacidades mentales se verán mermadas y la concentración descenderá inevitablemente hasta el mínimo.

Por otro lado, el mobiliario elegido debe ser ergonómico y especial para oficina. En un lugar de trabajo, donde se pasan tantísimas horas produciendo, no es aceptable ni mucho menos recomendable utilizar mesas, sillas y otros utensilios de tipo doméstico.

Las necesidades son muy diferentes a las del hogar, así que no servirá cualquier mesa, silla o estantería que usemos habitualmente en casa. La profesionalidad también reside en el uso de materiales adecuados y proyectados específicamente para ayudarnos a trabajar con seguridad y eficacia.

No existe peor enemigo de la productividad que el desorden. Tener cada cosa en su lugar nos proporcionará una claridad mental que sin duda repercutirá en nuestra capacidad de eficiencia. Trabajar en medio del caos solo nos traerá consecuencias mediocres.

Organizar papeles y organizar documentos puede suponer una tarea tediosa pero muynecesaria. Existen varias maneras de organizar los papeles. Lo peor es empezar, pero una vez que vayas viendo como todo cobra sentido y se restablece el orden, sentirás satisfacción.

Convertir tu negocio en un negocio sostenible

Independientemente de cuál sea tu nivel de compromiso con el medio ambiente, tu bolsillo acabará agradeciendo enormemente que te preocupes por las cuestiones ecológicas. Es verdad que llevar a cabo ciertas acciones de concienciación requiere un esfuerzo, pero vale la pena.

Empieza por apagar las luces y todos los dispositivos electrónicos cuando te encuentres fuera de la oficina. No vale dejar los aparatos en standby, lo correcto es enchufarlos en regletas con interruptor, de esta manera podrás cortar la energía totalmente a todos ellos y de una vez.

Recicla papel. Las cantidades de folios que gastamos son increíbles. Puedes reutilizar las hojas para imprimir documentos de uso interno. En otras ocasiones en las que no sea posible, puedes tener una caja especial de reciclaje para vaciar en el contenedor correspondiente.

El ahorro en la oficina es factible si te centras en ahorrar en papeleria. Puedes hacer que no falte de nada sin necesidad de crear un agujero en el presupuesto mensual. Es posible ahorraren materiales de oficina, solo tienes que seguir los sencillos consejos que te proponemos.

Estás dispuesto a crear un ambiente acogedor y lleno de facilidades donde no falten las herramientas necesarias para trabajar a gusto? Como has podido ver, es muy sencillo: solamente hace falta aplicar un poco de sentido común y hacer una pequeña inversión.

Tener un plan claro en cuanto al desarrollo sostenible de nuestra empresa, no solo ayudará a cuidar el medio que nos rodea, sino que se convertirá en un ahorro muy a tener en cuenta.

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