Consultoría y central de compras, una forma de reducir costes en la empresa

Lidiar con los proveedores es uno de los ejercicios que más desgaste puede generar en una empresa. Y es que sus bienes y servicios son vitales para poder desarrollar los propios y poder ofrecer calidad a buen precio al cliente, lo que será fundamental para el éxito. Por el camino, lamentablemente, pueden surgir problemas en esas sinergias que ponen en un serio apuro al proceso de producción. Las empresas se pueden quejar por ejemplo, del incumplimiento en los tiempos de entrega. Produce una ruptura en los ritmos de trabajo que pueden suponer todo un revés, sobre todo para aquellas que no quieran trabajar con un stock elevado o deseen evitar los inventarios. La ausencia de unos niveles de calidad estándar del proveedor también puede traer a la empresa más de un quebradero de cabeza. Si no se cumplen las especificaciones dadas, la producción puede quedar bastante afectada, y andar revisando y rechazando pedidos puede ser estresante. Hay que contar con empresas que presenten alta eficiencia. Lamentablemente, a veces no es posible porque el servicio o bien que se requiere es tan específico que la empresa cuenta con el monopolio de su venta. Y optar por una compañía que se ubique fuera de las fronteras del país puede no ser la mejor opción, teniendo en cuenta los trámites que hay que completar, los lentos que son o lo engorroso de trabajar con otra divisa. Entre todos esos problemas que pueden surgir, el que más preocupa, sin embargo, es no encontrar precios apropiados. Pero optimizar costes es posible de la mano de una plataforma de compras que trabaja con software de compras como Avanti, que ofrece claves para el éxito.

Cómo reducir los gastos

Externalizar el proceso de compra puede dar resultado a la hora de conseguir buenos precios y, en definitiva, optimizar costes. Y es que conlleva tantos pasos que, en ocasiones, a la empresa le resulta difícil supervisarlos todos de forma homogénea, de manera que no se escape ningún detalle: seguimiento de pedidos, control de facturas, incidencias, reclamaciones… Una central de compras da a cada parte del proceso la importancia y atención que merecen. “Llevamos años negociando y optimizando este tipo de categorías sabiendo cuáles son las tarifas más competitivas y cómo optimizar el gasto relativo”, explican desde Avanti. Ofrecen la posibilidad de juntar volúmenes de compra en algunas categorías, en las que actúan de intermediarios. El servicio garantiza la mejor tarifa, un estudio de optimización y viabilidad técnico-económica de las ofertas, el asesoramiento personalizado, la rapidez de plazos, la transparencia y el seguimiento para la implantación de mejoras. Pero, para empezar, conviene hace las consultas necesarias al departamento de compras, esté o no externalizado. De cara al desarrollo de la actividad, habría que tener un análisis inicial del gasto, un análisis del flujo operativo, qué gestión y metodología se va a aplicar o qué recursos y soportes se tienen. El marketing outsourcing, las auditorías energéticas o el lean manufacturing también proporcionan soluciones para ahorrar en costes y recursos.

La tecnología actual, una aliada

Pese a que pueda parecer cara y difícil de manejar, facilita los procesos de una forma que era inimaginable hace tan solo unos años. Un software completo puede ofrecer una solución integral, versátil y en línea para agilizar las operaciones entre los agentes implicados, reduciendo costes y sugiriendo nuevas oportunidades de ahorro. Un software de compras funciona, pues, como un departamento de compras 100% optimizado, y sobre él se puede leer en la web de Avanti (más info). Por un departamento de compras al uso pueden pasar muchas ofertas al día, y corresponderá a sus responsables debatir cuál es la mejor opción. Un paso que puede hacer que el proceso se demore y que reduce la competitividad. El software de compra, en cambio, permite crear y lanzar un mismo pliego de condiciones a una selección de proveedores de forma segura y simultánea en poco tiempo. Estos reciben una alerta en su correo electrónico, con toda la información que necesitan para subir a la plataforma su oferta más competitiva. Las ofertas se pueden filtrar en función de criterios como la rapidez o la economía, dependiendo de lo que sea prioridad en cada caso. La elección se hace fácil porque el software la muestra de forma clara, incluso utilizando un código de colores que logra identificar la oferta más ventajosa. La misma plataforma permite adjudicar los contratos, de forma que esté proceso también esté bien optimizado. El que sea online permite que la plataforma pueda ser consultada en cualquier lugar y momento, lo que lleva asociado un diseño responsive que le permita ser visualizado y manejado en un PC o en una tablet. La configuración ofrece la posibilidad también de adaptarse a otros sistemas como el ERP. Para sacarle el máximo partido el software, eso sí, ha de ser rápido, sencillo y totalmente configurable para adaptarse a la realidad de cada empresa, además de permitir a sus empleados trabajar en línea.