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¿Qué es el control de los gastos de una empresa y cómo realizarlo?
El control de gastos en una empresa es una estrategia financiera que se aplicará en cualquier negocio para evitar gastos innecesarios y conseguir mayores beneficios. Controlar los gastos muchas veces viene de la mano de reducir costes anuales de la empresa. Hay que llevar al día el dinero que entra y el dinero que sale y cuanto menos dinero salga, mejor. ¿Cómo se puede llevar el control de gastos de nuestra empresa? La opción más sencilla es hacerlo con Excel. Para que veas un ejemplo y sepas cómo empezar, te recomendamos que veas este vídeo donde se muestra una hoja de Excel para control de ingresos y gastos. Lo ideal es que hagas un control de gastos mensuales.
4 apps para control de los gastos en una empresa
Excel es una herramienta donde podemos hacer de todo, pero también es bueno conocer otras aplicaciones para controlar gastos. Por ello te vamos a mostrar algunas apps de control de gastos que podrás encontrar en Google Play.
1. Control de Gastos
Con esta app controlarás ingresos y gastos a través de listas. Vale para los negocios y el hogar y con ella puedes crear préstamos ficticios, cuentas y monederos. Permite generar una hoja Excel con ingresos y gastos, adjuntar fotos de los justificantes de compra y enviar un archivo comprimido con todo esto por email, bluetooth, dropbox, evernote, google docs y más plataformas. Se pueden introducir gastos en distintas divisas y cambios de divisa.
2. Registro contable
Esta aplicación es útil para verificar ingresos, gastos, saldos mensuales y datos estadísticos directos. Permite gran control de las entradas y salidas de dinero mediante el concepto de la contabilidad de doble entrada. Esta app permite asumismo las siguientes funciones:
- Control de tarjetas de crédito.
- Programar transferencias.
- Greneración de archivo Excel para enviar.
La app Registro Contable está pensada sobre todo para controlar los gastos del hogar. En la versión de pago permite quitar la publicidad y tener activos ilimitados.
3. Mi negocio
Esta app es muy útil para administrar negocios pequeños donde solo hay un punto de venta y permite las siguientes opciones:
- Administración de inventario.
- Estadísticas.
- Lector de código de barras.
- Clientes y proveedores.
- Compras normales y por cobrar.
- Ventas normales y por cobrar.
- Cotizaciones.
Tiene una sección de inventario donde agregar los productos, actualizarlos y llevar control del stock.
4. Pequeña Empresa Contabilidad PRO
Se trata de una app con recursos avanzados para existencias, facturación, control de presupuestos, control de gastos y creación de informes extensos. Permite al usuario lo siguiente:
- Generar y registrar documentos en pdf para órdenes de compra, facturas, recibos y cotizaciones. También enviar dichos documentos por correo electrónico.
- Controlar los presupuestos y gastos.
- Notificar los pagos de las facturas.
- Llevar el seguimiento del dinero.
- Registrar eventos, tareas, notas y contactos, al igual que vincularlos todos.
- Registrar información de las existencias y controlarlas.
- Generar informes financieros básicos como balance general, balance de comprobación, ventas por mes o ventas por cliente. Puede generar hasta 40 tipos de informes.
- Registrar depósitos, retiros y transferencias entre las cuentas.
Tiene licencia libre durante 30 días y a partir de ahí es de pago. 
¿Cómo se puede conseguir un mejor control de los gastos en nuestra empresa?
Las herramientas explicadas son útiles para el control de gastos de las compañías, pero por sí solas no nos van a ayudar a disminuir el gasto. Toda la empresa tiene que estar concienciada de ello para que sea una realidad. Algunas propuestas para lograr mejorar el coste-eficiencia de nuestra empresa son las citadas a continuación:
- Hablar con el personal de la empresa para que nos aporten ideas sobre cómo aumentar la eficiencia y formas de deshacernos de la basura.
- Negociar descuentos con los grandes proveedores de nuestra organización.
- Aplicar métodos para ahorrar y realizar un control de los gastos de nuestra empresa en el material de oficina, el transporte, el teléfono, las fotocopias u otro tipo de artículos que engullen gran parte de nuestro presupuesto.
- Incentivar a los miembros del personal para que consigan un mayor ahorro económico para el empresa.
- Establecer unas metas que sean coherentes y alcanzables para controlar los gastos. Una buena forma podría ser premiar al finalizar el mes a aquel departamento que haya logrado recortar más gastos. Esto solo es una idea y a partir de aquí cada empresa lo puede implementar como quiera y pueda.
- Informarnos a través de los medios de cómo lograr un mayor ahorro para nuestra compañía.
- Tener un especial cuidado con el uso de las tarjetas de crédito corporativas.
Algo que pocas empresas hacen es unir sus fuerzas con otras organizaciones para hacer grandes pedidos al por mayor y así lograr una mayor reducción de costes para todos.
¿Qué haces para llevar el control de gastos en tu empresa?
El dinero debe cuidarse mucho, ya que cuesta mucho lograr amontonarlo, pero muy poco que se vaya de nuestras manos. Muchas compañías han hecho estragos por no cuidar sus gastos, por ello es imprescindible examinar de forma periódica los informes de gastos mensuales que se producen en la empresa e ir comparándolos para conseguir detectar a tiempo un aumento desorbitado de los costes. Así se podrán tomar medidas a tiempo y no cuando sea demasiado tarde. ¿Llevas a rajatabla el control de los gastos de tu empresa? ¿Utilizas para ello alguna de las herramientas que te hemos mostrado o conoces otras? Cuéntanos lo que haces en los comentario, ¡que no te dé vergüenza!