¿A qué preguntas debe responder tu sistema de control interno?
- ¿Los materiales se solicitan sólo cuando se necesitan? Aquí haremos memoria de los costes de almacenaje, de obsolescencia…y los costes financieros que conlleva mantener material en stock.
- ¿Las órdenes se están realizando a precios competitivos, en las cantidades necesarias y SOBRETODO con la calidad necesaria? Una rebaja en la calidad no sólo puede dañar nuestra imagen, sino producir grandes costes en los procesos de producción debido a productos defectuosos, incremento en los tiempos de producción por fallos, averías en los equipos….
- ¿Se está comprando a los proveedores autorizados? Las razones son las mismas del punto anterior. No hay que estar cerrado a nuevas oportunidades, pero siempre con las debidas garantías.
- Cuando se reciben los materiales ¿son éstos en cantidad, calidad y condiciones de entrega (tiempo y forma) los esperados?
- ¿Se cruzan las notas de entrega con el chequeo físico del receptor?
- ¿Se están anotando correctamente las facturas recibidas y coinciden éstas exactamente con la nota de pedido y la nota de entrega?
- ¿Se están realizando los pagos adecuadamente (en tiempo y por los medios acordados) a nuestros proveedores? ¿Hay riesgo de que una factura se pague dos veces? ¿Eres capaz de controlar la caja que necesitas en cada momento para hacer frente a los pagos previstos?
- ¿Eres capaz de recorrer toda la historia desde el pedido a la factura y en sentido contrario?
Si has respondido “sí” a todas las preguntas, ¡Felicidades! Tienes grandes profesionales trabajando contigo y un estupendo sistema de control Muchas veces las pequeñas empresas no dedican tiempo ni recursos humanos a realizar esta tarea. Pero no hacerlo comporta grandes riesgos.
- En primer lugar pérdida de credibilidad en nuestro trabajo , al tiempo que nuestra falta de control puede dar ideas de fraude a algún “avispado”
- Pérdida de control de la producción por una mala decisión de compra. En los momentos de márgenes ajustados en los que nos encontramos, no puedes arriesgarte a tener que desechar un lote de producción por una mala decisión de compra. No sólo los costes, tu tiempo y la pérdida de confianza de tus clientes es algo que no te puedes permitir.
- La tarea administrativa no siempre es grata, pero es indispensable. Una traza impecable de tu operativa te dará seguridad, te ahorrará mucho tiempo en la gestión contable y de impuestos, y te pondrá en una posición muy cómoda frente a cualquier inspección externa.
¿Y cómo lo estás haciendo en la venta? ¿Bien?