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¿Qué es el control presupuestario?
Comenzamos como de costumbre con la definición de control presupuestario que tomamos de la Economipedia:
El control presupuestario son todas las actividades encaminadas a equilibrar las cuentas de ingresos y gastos de una organización.
Los controles presupuestarios sirven para comprobar que los objetivos fijados en el presupuesto se han cumplido correctamente. En caso de no ser así, hay que modificar e implementar medidas correctoras sobre la marcha. Ni qué decir tiene que el elemento principal de la planificación de cuentas de una organización es el presupuesto, del que ya hemos hablado en numerosas ocasiones en Gestion.org, en concreto en las estas entradas: Calcula tu presupuesto de ventas para estimar la rentabilidad de tu negocio El presupuesto maestro: aprende cómo calcular el documento más importante para conocer la viabilidad de tu empresa ¿Qué es un presupuesto? Conoce los tipos de presupuesto y ejemplos para su cálculo
Proceso de control presupuestario
El control presupuestario es fundamental en las empresas y para llevarlo a cabo hay que operar de la siguiente forma:
- Comparar los datos reales con los objetivos fijados en el presupuesto original. Esto es, los resultados obtenidos en la actividad de la empresa tienen que coincidir en la medida de lo posible con los objetivos planificados y reflejar las desviaciones existentes entre reales y previstos.
- Cuantificar e interpretar las diferencias encontradas. Estas diferencias pueden ser positivas o negativas.
- Además de cuantificar las diferencias hay que analizar las causas de las mismas, ya que las divergencias entre el presupuesto original y los datos reales pueden tener diferente procedencia.
La ejecución de las acciones presentes en la planificación de tu empresa y el control presupuestario tienen que hacerse continuamente. Además, siempre que encuentres diferencias entre el presupuesto y la realidad hay que conocer las causas. 
Causas de las variaciones entre un presupuesto y la situación real de la empresa
Atendiendo a las causas que provocan diferencias entre el presupuesto y la realidad podemos encontrarnos con lo siguiente:
- Variaciones ficticias: estas variaciones son los típicos errores contables.
- Errores de previsión: olvidos al reflejar un coste o un ingreso en el presupuesto.
- Defectos en la ejecución: esto se refiere a que alguien en la compañía no hizo lo que debía, entonces se ha generado un mayor costo o un menor ingreso de lo que se preveía.
En relación a la naturaleza de la variación podemos encontrarnos con:
- Variaciones en volumen: esto se refiere a que la cantidad de unidades que se ha calculado en la producción difieren notablemente de las que se han producido, y esto también habrá que ver por qué ha sido. Puede ser por causas que no se pueden explicar fácilmente o por otras que sí, como que se ha prescindido de algunos trabajadores.
- Desviaciones por eficiencia o técnicas: estas pueden ser externas o internas. Las externas son por la evolución del mercado o los clientes. Las internas pueden ser debidas a desperdicios u otras ineficiencias en la producción.
Después de analizar las desviaciones hay que adoptar las medidas correctoras.
Métodos y técnicas de control presupuestario
Ahora que se sabe por qué el presupuesto difiere de la realidad, hay que realizar el control presupuestario. La forma de hacerlo es modificar dicho presupuesto adaptándolo a las nuevas circunstancias o rectificar las líneas de actuación de modo que encajen en los objetivos revisados. Después de tener claras las medidas a adoptar se hará un seguimiento de ellas. El control de los presupuestos de la empresa debe alcanzar todas las partes de la misma. ¿Cuándo debe realizarse el control presupuestario? No hay reglas escritas pero todo apunta a que lo óptimo es acostumbrarse a realizar un informe de control presupuestario una vez al mes, aunque también depende de cada empresa. Este informe está orientado a proporcionar una información detallada para reflejar los ingresos, costos y resultados de las distintas actividades, clientes, mercados, productos, servicios o departamentos de la empresa. Para poder llevar a cabo todo esto es necesario que la dirección esté comprometida con este sistema de control. Esto no suele ser fácil en empresas pequeñas precisamente por su propia cultura empresarial, ya que no están realmente divididas en departamentos y el dueño tiene el control de todo, como parte comercial, gerencia y control de la producción.
Gestión de la empresa y control presupuestario
El control presupuestario ha de servir para poner medidas correctoras y llevar a tomar decisiones de forma correcta. Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura organizativa de la empresa. Para las empresas pequeñas los sistemas de control han de ser sencillos y ágiles incluso utilizando únicamente presupuestos globales, es decir, sin dividir por responsabilidades. Para las empresas grandes los sistemas de control presupuestario serán más complicados. Debe apoyarse en un sistema de información contable que proporcione datos fiables y oportunos. Los cuadros de mando económico-financiero son las herramientas ideales. Asimismo debe basarse en el principio de control por excepción, es decir, solo las desviaciones de mayor entidad deben ganar la atención preferente en cuanto a análisis de las causas y la adopción de medidas correctoras. Te dejamos un ejemplo de cómo llevar un control presupuestario en Excel.
¿Eres de los que llevan un control presupuestario en tu empresa?
Como ves, los presupuestos elaborados no pueden quedarse en saco roto. Hay que comprobar si las previsiones se cumplen porque así podremos detectar problemas que pueden agravarse si los dejamos pasar. ¿Con cuánta periodicidad llevas el control presupuestario de tu empresa? Justo aquí debajo encontrarás la sección de comentarios, así que te esperamos allí para conocer tu experiencia.