Cuando se trata de tu negocio, llevar el máximo control de todo lo que ocurre en él es básico. El problema es que conforme pasan los días, el trabajo se acumula y cada vez cuesta más lograr ese objetivo. Hasta que llega un punto en el que solo te fijas si ganas o pierdes dinero y, si es lo primero genial pero, ¿y si es lo segundo? ¿Cómo puedes saber qué te hace tener pérdidas? Y si estás en positivo, ¿cómo puedes mejorar tu margen de beneficios? Las respuestas a esas preguntas es la cuenta de resultados. Gracias a ella, sabrás a la perfección qué ocurre con todo el dinero que se mueve en tu empresa y así, tendrás información esencial para tomar la mejor decisión para tu negocio. ¿Quieres saber más sobre? Solo tienes que seguir leyendo. ¡Empezamos!
¿Qué Necesitas?
¿Qué es la cuenta de resultados?
Como es costumbre en este blog, empezamos por la definición de cuenta de resultados que hay en la Wikipedia:
La cuenta de resultados permite calcular y explicar los beneficios o pérdidas de una empresa.
¿Así de simple? Pues la verdad es que sí. Viéndolo de una manera más coloquial, podríamos decir que es como el monedero de las madres de antes a lo largo del mes. Llegan los sueldos y van desapareciendo. Si al final de mes hay calderilla, hay beneficios; si ha tenido que hacer milagros y allí ya no queda nada y aún debe, tenemos pérdidas. Es decir que la cuenta de pérdidas y ganancias (que es el otro nombre que tiene) es un documento que se utiliza en las empresas para plasmar sus resultados. Por ello, es uno de los más importantes dentro de la economía de la empresa porque, además, permite ver por qué se da ese resultado.
¿De qué se compone una cuenta de resultados?
De forma resumida, podemos decir que una cuenta de resultados está compuesta por todos lo movimientos de dinero que se hacen dentro de un negocio. Es decir, gastos, ingresos y el resultado de la resta de ambos. Si entramos en más detalle, a grandes rasgos, la cuenta de pérdidas y ganancias se divide de la siguiente manera:
- Explotación: que es lo que gana la empresa por su principal actividad. Se obtiene al restar los ingresos de las ventas a los gastos (¿Quieres vender más? Entonces no puedes perderte estas estrategias de ventas).
- Financiero: se trata de los beneficios que no provienen de su actividad principal, como inversiones y créditos.
- Antes de los impuestos: se trata de la suma de los gastos de explotación, los ingresos financieros y gastos.
- Ejercicio: conocido también como resultado neto o del ejercicio, es el resultado que se obtiene de restar los ingresos y los gastos con los impuestos incluidos.
Esos son los 4 grandes bloques pero, de forma detallada, la cuenta de resultados está compuesta por lo siguiente.
1. Ventas netas
Se trata del resultado que se obtiene de la principal actividad de la empresa o, dicho de otra forma, lo que gana por la venta de sus productos o servicios. Eso sí, siempre después de restar los:
- Impuestos.
- Bonificaciones.
- Descuentos.
- Rebajas.
- Otras deducciones.
En resumen, es el dinero con el que puede contar.
2. Coste de las ventas
Como es obvio, la creación de cualquier producto o servicio conlleva unos gastos para la empresa. Por ejemplo, cada una de las partes que interviene en la cadena de suministros o la luz y calefacción de la oficina (algo que te ahorras si permites trabajar desde casa). Pues todo eso, junto con otras acciones que también generan gastos, es lo que se recoge en este apartado. Apartado en el que además, se hacen 2 distinciones:
- Gastos de fabricación: que son la compra de materias primas, la mano de obra y demás gastos directos de la fabricación del producto.
- Gastos de comercialización: aquí nos referimos a los gastos por los portes, las comisiones a los comerciales y otros gastos relacionados con la venta.
Así que si es un gasto necesario para vender, se refleja aquí.
3. Margen bruto de las ventas
Tal y como su propio nombre indica, lo que aquí se refleja es la diferencia que existe entre las ventas y los costes de estas. Es el primero punto que da una idea sobre si la empresa obtendrá beneficios o pérdidas. Aunque cuidado porque el resultado no es definitivo, ya que todavía quedan más aspectos a tener en cuenta. Pero no cabe duda que obtener beneficios aquí es un buen comienzo.
4. Gastos de explotación
También conocidos como gastos fijos, son aquellos que no dependen del número de ventas, sino que son generados por la propia estructura de la empresa. Los más comunes son:
- Gastos en personal: todo lo referente a los empleados, como por ejemplo el sueldo, el pago de la seguridad social, formación, bajas, etc (y hablando de sueldos, aquí te contamos cómo hacer una nómina).
- Suministros: se trata de todo aquello que es necesario pero no almacenable, como por ejemplo la luz, la calefacción, el agua y demás materias energéticas (recuerda que el marketing verde funciona y que los puedes reducir si permites trabajar desde casa).
- Impuestos: en función de la actividad, los negocios deben pagar unos tributos concretos.
- Publicidad: son los costos de la creación de campañas de marketing, la creación de catálogos, folletos, muestras y demás acciones cuya finalidad es dar a conocer la marca (todo lo que necesitas saber sobre el marketing).
- Otros gastos: como por ejemplo lo que cuesta mandar un trabajador de viaje (dietas, alojamiento, etc), el material de oficina o la investigación para mejorar el producto o servicio.
Eso son solo algunos ejemplos. Lo importante aquí es que reflejes todos los gastos que tu negocio tiene y que no están relacionados con las ventas.
5. Ingresos y gastos financieros
Para explicar mejor este punto, la mejor opción es hablar de cada concepto de forma individual:
- Ingresos financieros: sobre todo son los intereses que tu empresa gana en operaciones financieras.
- Gastos financieros: es todo lo que debes pagar a la entidad financiera si has pedido un crédito o realizado cualquier otra operación financiera.
En resumen, si tratas con bancos y cajas, aquí se plasma «lo que te quitan y lo que te dan».
6. Gastos e ingresos excepcionales
Con un nombre tan descriptivo, queda claro todo lo que debes reflejar en este punto: pérdidas y ganancias que no esperabas y que no guardan relación con tu actividad económica ni son operaciones financieras. Por ejemplo, imagina que tu oficina sufre un incendio o inundación, eso conlleva unos gastos que no previstos. O por ser positivos, imagina que te toca la lotería y decides invertir parte del premio en tu negocio. Aunque ojalá este último no fuese excepcional. 😉
7. Impuesto sobre los beneficios
Otro apartado con nombre que deja bastante claro a qué se refiere. Aquí tienes que plasmar el impuesto que grava los rendimientos de tu empresa. Y ahora puede que te preguntes «¿pero no he tenido que incluir los impuestos en uno de los apartados de más arriba?«. Tienes razón, pero este es un impuesto distinto y por ese motivo se le da un apartado para él solo.
8. Resultado neto
En caso de que el resultado antes de los impuestos sea positivo, en este apartado se plasma una vez que le has deducido los impuestos a los beneficios.
Aspectos a controlar en la cuenta de resultados
Es importante que una vez que termines tu cuenta de pérdidas y ganancias, no pierdas de vista ciertos aspectos importantes sobre ella. Para empezar, es muy importante señalar que esta herramienta «solo» te dice si tienes ganancias o pérdidas, y eso no significa que tu empresa sea solvente. El motivo es que algunos gastos y ganancias pueden producirse después de la creación de la cuenta de resultados. Es decir que aunque hoy tengas beneficios, puede que mañana te toque desembolsar mucho dinero y acabes en números rojos. Otro aspecto importante es que, aunque el dato obvio que muestra es si ganas o pierdes dinero, lo que de verdad es importante es que te indica por qué lo haces. Al desglosar cada ingreso y pérdida, es más fácil detectar «agujeros» y corregirlos. O encontrar los beneficios y potenciarlos. Por último, es una buena idea tener preparada una estrategia para los 2 resultados que puede arrojar la cuenta de resultados. Por ejemplo si es positivo (es decir, tienes beneficios) puedes ahorrarlos para las «vacas flacas» o distribuirlos entre los accionistas. Y en caso de tener pérdidas, puedes mejorar tu gestión de clientes, aprender cómo cerrar más ventas o, en el peor de los casos, declararte en bancarrota. Lo importante es que ocurra lo que ocurra, estés preparado para reaccionar.
¿Cómo llevas tu cuenta de resultados?
Ahora que lo sabes todo sobre la cuenta de resultados, te toca ponerte manos a la obra. Como has visto, crear la cuenta de ganancias y pérdidas solo trae beneficios para tu negocio así que, ¿a qué esperas? Pero antes de irte, si tienes alguna duda o quieres contarnos algo relacionado con el tema, un poco más abajo tienes los comentarios a tu disposición. También puedes volver una vez la hayas creado y compartir la experiencia con nosotros. Mientras no se queden en blanco, nosotros contentos. 😉