¿Cómo realizar la descripción de un puesto de trabajo? Te damos todas las claves

descripcion del puesto de trabajo
Recursos Humanos

¿Has buscado alguna vez trabajo? Estamos casi seguros de que tu respuesta es sí, por ello has tenido que leer una descripción de puesto de trabajo muchas veces.

Cuando buscas empleo y das con un puesto que te interesa lo lees con detalle y te haces una idea de lo que vas a tener que hacer en caso de que te contraten. Ahora piensa por un momento: ¿siempre que has leído la descripción de un puesto de trabajo te ha parecido bien redactada?

La verdad es que no todas las empresas cuidan convenientemente estas desripciones. Por ello en Gestion.org vamos a explicarte todos los puntos que debes observar para realizar una buena descripción de puesto de trabajo.

 

¿Cómo realizar una buena descripción del puesto de trabajo?

Realizar una descripción del puesto de trabajo incluye las funciones a realizar y mucho más. Hay pocos departamentos de Recursos Humanos que lo hagan correctamente, así que te dejamos las siguientes indicaciones para que no se quede nada en el tintero.

 

1. Objetivos

Se deben detallar los objetivos que tiene ese puesto en la empresa y el papel que desempeña.

 

2. Disponibilidad para viajar o puesto en otro lugar

Existen puestos que exigen mucha disponibilidad para viajar. Incluso algunos pueden requirir que el trabajador se traslade a vivir a un lugar que no es su habitual residencia. Es muy importante que esto se detalle porque no todo el mundo está dispuesto a esto, por tanto es preferible que se sepa antes de la entrevista de trabajo.

 

3. Condiciones ambientales del trabajo

Describir las condiciones ambientales de trabajo es importante cuando pueden ser adversas para el trabajador, por ejemplo un ambiente ruidoso. No obstante se deben describir siempre, aun en los casos en que se sobreentiendan.

Asimismo se debe detallar también si existe riesgo de accidentes y si la realización de las funciones de ese puesto puede poner en peligro a personas ajenas al mismo.

 

4. Jornada laboral

Esto es evidente pero no viene mal recordarlo. La descripción del puesto de trabajo tiene que incluir todos los detalles de la jornada laboral del empleado:

  • Horario en el que se desempeña, si es posible indicando las horas de entrada y salida.
  • Tiempo de disfrute de las vacaciones y si hay limitaciones para ello.
  • Si se trabajará o no los fines de semana.

Como anteriormente comentábamos, todas estas especificaciones sirven de descarte para aquellos que no aceptarían un empleo según en qué horario fuese.

 

5. Formación

Esta especificación suele aparecer casi siempre al principio, si es que no es el título del puesto en cuestión. Consiste en mencionar la formación tanto reglada como no reglada que tendrá el candidato.

También aquí se mencionará si el candidato ha de tener entrevista previa o no y si va a tener un periodo de formación una vez que entre en la compañía. Aunque no es lo más habitual en España, hay algunos puestos que llevan consigo un plan de carrera y esto también debe especificarse.

 

6. Descripción de las funciones del puesto

Dejamos para el final este apartado porque es el que mejor suelen cumplir las empresas. No obstante conviene recordar lo que hay que incluir.

  • Todas las actividades que realizará el trabajador.
  • Frecuencia y tiempo que se dedica a cada una de las actividades.
  • Documentos que se manejan.
  • Programas informáticos que hay que saber utilizar.
  • Relaciones con otros departamentos.

También aquí se mencionará si dentro de las funciones del trabajador están las relaciones con otras empresas.

 

7. Observaciones

Aquí se detallarán otros requisitos que no han aparecido antes, como puede ser la disponibilidad de vehículo propio. También puede aparecer el rango salarial.

Al final de la oferta vendrán los detalles para que las personas que deseen ese trabajo lo puedan solicitar correctamente.

 

descripcion de puesto de trabajo

 

Descripción de puesto de trabajo administrativo

Para ver un ejemplo de descripción de puesto de trabajo tomamos el caso de un empleo de auxiliar administrativo. Vamos a verlo por partes.

 

1. Nombre del puesto

En el nombre del puesto se escribirá «auxiliar administrativo». También aparecerá el departamento donde trabajará, quién le supervisa y a quien supervisa esta auxiliar administrativo.

 

2. Objetivos

El objetivo de este puesto suele ser la colaboración con el jefe contribuyendo al funcionamiento de los procesos administrativos de la enpresa.

En los objetivos suelen darse descripciones muy generales que se concretarán en los siguientes apartados.

 

3. Funciones generales

  • Atender llamadas en horario de oficina.
  • Escritura de documentos o emails.
  • Asistir en la facturación mensual.
  • Preparación de la parte logística de reuniones.
  • Realización de fotocopias.
  • Archivo de documentos.
  • Compra de billetes para viajes de los supervisores y otros miembros del departamento.

 

4. Relación con otros departamentos

Se relacionará con el director general de la empresa para hablar de la agenda de reuniones. También con el departamento de contabilidad para ayudar en la facturación.

 

5. Conocimientos y habilidades

  • Licenciatura en Humanidades o estudios de Formación Profesional de Grado Superior de la familia administrativa.
  • Conocimientos básicos de contabilidad.
  • Al menos un año de experiencia profesional en puestos similares.
  • Experiencia en gestión de inventarios y almacenes.

 

6. Otras observaciones y requisitos

  • Vehículo propio.
  • Horario: de 8 a 16 horas de lunes a viernes.
  • Rango salarial: 15.000 euros brutos anuales.

En algunas ofertas también se incluyen requisitos de edad.

 

Ficha de descripcion de puesto de trabajo

La forma de descripción de puesto de trabajo puede hacerse presentando otros datos que no hemos contemplado hasta ahora. Sería un modelo de ficha de descripción de un puesto de trabajo.

La ficha de descripción viene en forma de cuadros, mucho más gráfica que lo que acabamos de explicar. Veamos en qué consisten todos estos cuadros.

  • Organigrama: se dibuja un pequeño organigrama de la empresa donde queda situado el puesto que se está describiendo.
  • Misión: es como el objetivo del puesto que describimos mas arriba. Se trata de una frase donde se detalla de manera general qué se quiere conseguir con ese puesto.
  • Responsabilidades y funciones: en este cuadro se detallarán las responsabilidades y funciones, tal y como se hace en la descripción tradicional.
  • Herramientas: Aquí se nombran todas las máquinas y herramientas, tanto mecánicas como informáticas, que debe saber utilizar el trabajador.
  • Conocimientos y experiencia: El contenido de este cuadro no difiere nada de lo especificado más arriba.

 

Competencias

Esta es la parte más novedosa de la ficha de descripción de un puesto de trabajo. Pongamos unos ejemplos de las competencias que pueden aparecer:

  • Espíritu comercial.
  • Planificación.
  • Organización.
  • Compromiso.
  • Resolución de conflictos.
  • Empatía.
  • Proactividad.
  • Asertividad.
  • Persuasión.
  • Trabajo en equipo.

Estas 10 competencias son un ejemplo, pero hay muchas más. Imaginemos que un candidato tiene que tenerlas todas para un puesto. En la ficha se colocan en un cuadro dividido en varias partes y en cada una de ellas se coloca el grupo de competencias correspondientes a un tipo.

Por ejemplo:

  • Proactividad.
  • Empatía.
  • Asertividad.

Estas 3 competencias irán en el apartado destinado a las competencias de liderazgo. De igual manera se pueden clasificar el resto.

 

 

¿Escribes correctamente las descripciones de los puestos de trabajo de tu empresa?

Los encargados de la descripción de un puesto de trabajo son los trabajadores del departamento de Recursos Humanos, pero también puedes ser tú si tu empresa es pequeña y no tienes este departamento. En cualquier caso, esperamos que este artículo te haya servido en caso de que tengas algo que mejorar en este aspecto.

¿Crees que la descripción de los puestos de trabajo que envías a los portales de empleo o prensa escrita es adecuada? Esperamos tu aportación en el área de comentarios del post.

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